ما هي شجرة الحسابات وكيفية إعدادها

شجرة الحسابات ببساطة هي كشف أو بيان يتم فيه تسجيل كافة الحسابات الخاصة بالشركة. ويطلق عليها شجرة الحسابات نظرًا لأنها متفرعة على هيئة شكل شجري إلى عدة أقسام منها الحسابات الرئيسية والحسابات الفرعية. وتعتبر شجرة الحسابات هي القوام الأساسي لنظام المحاسبية.

تنقسم الحسابات المتفرعة عن شجرة الحسابات إلى مركز مالي ويضم الأصول والالتزامات، وإلى حسابات قائمة الدخل وتضم المصادر المختلفة للإيرادات، بالإضافة إلى عناصر المصروفات ويندرج تحت هذا القسم جميع أنواع المصروفات.

شجرة الحسابات

ما هي فائدة شجرة الحسابات؟

يعتبر استخدام شجرة الحسابات أفضل طريقة لضمان تنظيم إجراءات البيانات الخاصة بالمحاسبة، سواء باستخدام برامج المحاسبة أو عن طريق التسجيل بشكل يدوي. ومع عملية تصميم شجرة الحسابات تحتاج لجهد كبير من الفريق المالي في البداية، إلا أنها فيما بعد تسهيل جميع الإجراءات وتحافظ على الوقت المستغرق في عمليات التسجيل وإضافة حسابات جديدة أو حذف حسابات قديمة.

تسهل شجرة الحسابات الوصول إلى كافة التفاصيل الخاصة بجزء معين من الحسابات، فعلى سبيل المثال تستطيع الوصول إلى أجور الموظفين أو أجور موظفي إدارة معينة في غضون ثوانٍ قليلة.

ويمكن تلخيص أهمية شجرة الحسابات في النقاط الآتية:

  1. عدم محدودية المستويات حيث تقبل عددًا لا نهائيًا من الفروع.
  2. المرونة التامة في إضافة الحسابات والتعديل عليها.
  3. ضمان تنظيم البيانات المالية الخاصة بالمحاسبة.
  4. سهولة الوصول للبيانات المالية الخاصة بالمحاسبة.
  5. توفير الوقت والجهد في عمليات تسجيل وإضافة حسابات جديدة أو حذف حسابات قديمة.
  6. دعم متخذي القرار بتسهيل عمليات المحاسبة الإدارية المتعلقة بالتنظيم والتخطيط المالي.

اشترك في برنامج الحاسابات والمبيعات

لماذا تستخدم شجرة الحسابات؟

تُستخدم شجرة الحسابات أو دليل الحسابات لتحقيق النجاح في الخطوة الأولى من النظام المحاسبي، والمساعدة على اتخاذ القرار بشكل صحيح في كافة الإجراءات التي نتابعها في المراحل المتقدمة. وتُعتبر شجرة الحسابات من الضروريات لكافة أنواع الشركات والمؤسسات حيث تساعد على تسجيل وحفظ كافة البنود والمدخلات ومتابعتها بشكل آلي أو يدوي، كما تتميز بإمكانية تعديلها وضبطها وفق مخطط الحسابات الخاص بالشركة.

 

كيفية عمل شجرة حسابات كاملة

يتم إنشاء شجرة الحسابات على مرحلتين، الأولى: تحديد بنود مستويات الدليل المحاسبي الخاصة بالمؤسسة. والثانية: تكويد هذه البنود.

المرحلة الأولى: تحديد بنود مستويات الدليل المحاسبي

يقوم أي دليل محاسبي على خمسة حسابات رئيسية يتفرع عنها بنود، ويتم تصنيف هذه البنود جميعًا على مستويات يتم تحديدها وفقًا لطبيعة المؤسسة.

مستويات الدليل المحاسبي

المستوى الأول: ويضم الحسابات الرئيسية للدليل المحاسبي: الأصول، الالتزامات، حقوق الملكية، الإيرادات، المصروفات، وهي الأساس الذي يتفرع عنه بقية البنود على مستويات عدة.

 

المستوى الثاني: وهو المستوى الذي يضم البنود الفرعية لبنود المستوى الأول، فالأصول تنقسم إلى أصول متداولة وأصول غير متداولة. والالتزامات تنقسم إلى التزامات متداولة والتزامات غير متداولة. وحقوق الملكية تنقسم إلى رأس المال والاحتياطيات والأرباح المحتجزة. والمصروفات تنقسم إلى مصروفات إدارية مصروفات بيعية ومصروفات تشغيلية. والإيرادات تنقسم إلى إيرادات مبيعات وإيرادات متنوعة.

 

المستوى الثالث: وهو المستوى الذي يضم البنود الفرعية لبنود المستوى الثاني، في الأصول المتداولة تنقسم إلى نقدية بأنواعها والعملاء والمخزون والأرصدة المدينة الأخرى والاعتمادات. الأصول غير المتداولة تنقسم إلى أصول طويلة الأجل (ثابتة) وأصول غير ملموسة واستثمارات. والالتزامات المتداولة تنقسم إلى موردين وقروض قصيرة الأجل ومخصصات وأرصدة دائنة أخرى. و الالتزامات غير المتداولة تنقسم إلى قروض طويلة الأجل ومخصصات طويلة الأجل والتزامات ضريبية مؤجلة.

 

المستوى الرابع: وهو المستوى الذي يضم البنود الفرعية لبنود المستوى الثالث. فالأصول طويلة الأجل (الثابتة) تنقسم إلى مبانٍ وآلات وسيارات. وغير الملموسة تنقسم إلى براءة الاختراع والشهرة. والاستثمارات تنقسم إلى استثمارات في شركات شقيقة واستثمارات في شركات تابعة واستثمارات متاحة للبيع. والعملاء ينقسمون إلى عملاء تجزئة وعملاء جملة أو عملاء محليين وعملاء دوليين

 

المستوى الخامس: وهو المستوى الذي يضم البنود الفرعية لبنود المستوى الرابع، ويعتبر هذا المستوى تحليليًا لبعض بنود المستوى، وكلما كانت المستويات أكثر تحليلًا دل ذلك على دقة وتركيز شجرة الحسابات.

وعلى هذا المنوال يمكننا أن نضيف عددًا لا نهائيًا من الأصول والفروع وفروع الفروع … إلخ.

اشترك في برنامج الحاسابات والمبيعات

المرحلة الثانية: تكويد البنود

تكويد البنود بكل بساطة يعني إعطاء كل بند رئيسي وفرعي رقمًا خاصًا به ولكن بطريقة منظمة، كيف ذلك؟

سنعتمد في طريقة التكويد على الترتيب، فنبدأ أولًا ببنود المستوى الأول وهي خمسة، فيحصل كل بند على رقم بدءًا من (1) حتى (5)، وذلك كما يأتي: بند الأصول يحمل الكود (1)، بند الخصوم يحمل الكود (2)، بند حقوق الملكية يحمل الكود (3)، بند الإيرادات يحمل الكود (4)، بند المصروفات يحمل الكود (5).

بعد ذلك ننتقل إلى بنود المستوى الثاني، فنبدأ أولًا بالبنود المتفرعة عن بند الأصول وهي بندان، فيحصل الأول على (1) والثاني (2) مع إضافة كود البند الرئيسي لهما (الأصول)، وذلك كالآتي: بند الأصول المتداولة، يحمل الكود (11)، بند الأصول غير المتداولة يحمل الكود (12).

 

 كيف يتم إعداد الأكواد في شجرة الحسابات؟

بالمثال يتضح المقال، فعند استخدام (الكود رقم 1) في بداية الشجرة المحاسبية للتعبير عن الأصول فسوف تكون طريقة تكوين الشجرة كما يلي:

عنصر الأصول (الكود رقم 1) في حالة إدراج الأصول الثابتة (الكود رقم 11) في هذا المثال يتضح لنا استخدام (الكود رقم 11) وذلك لاتصاله بالأصول الثابتة حيث يندرج تحت (الكود رقم 1) وهو البند الأول. وفي حالة إدراج جهاز كمبيوتر تحت فرع الأصول الثابتة الذي يندرج تحت بند الأصول فسوف يستخدم (الكود رقم 111). وفي حالة إضافة بند خاص بالأجهزة التقنية مثل التصوير والطباعة يصبح (الكود رقم 112) لأن جهاز الكمبيوتر هو البند الأول بند الأجهزة يندرج من الأصول ثابتة كما يندرج الأصول الثابتة من الأصول.

عملية الترقيم ينبغي أن تتم بشكل دقيق، وفي أغلب الشركات يتم الترقيم بالشكل التالي: الأصول رقم 1، الخصوم رقم 2، المصروفات رقم 3، الإيرادات رقم 4. وهذه الطريقة تساعد على تمكين مسئول المحاسبة من إضافة الحسابات بشكل صحيح، وكذلك إجراء عملية التصنيف وفق النوع إذا كان يتبع الأصول أو الخصم أو المصروف أو الإيرادات.

نموذج توضيحي لتكويد شجرة الحسابات

1 الأصول

  • 11 أصول متداولة

111 نقدية

112 عملاء

113 مخزون

  • 12 أصول غير متداولة

121 طويلة الأجل (ثابتة)

1211 مبانٍ

1212 آلات

1213 سيارات

122 غير ملموسة

1221 براءات الاختراع

1222 الشهرة

123 استثمارات

1231 في شركات شقيقة

1232 في شركات تابعة

1233 متاحة للبيع

2 الالتزامات

  • 21 التزامات متداولة

211 موردون

212 قروض قصيرة الأجل

  • 22 التزامات غير متداولة

221 قروض طويلة الأجل

222 مخصصات طويلة الأجل

223 التزامات ضريبية مؤجلة

3 حقوق الملكية

  • 31 رأس المال
  • 32 الاحتياطيات
  • 33 الأرباح المحتجزة

4 الإيرادات

  • 41 إيرادات مبيعات
  • 42 إيرادات متنوعة

5 المصروفات

  • 51 مصروفات إدارية
  • 52 مصروفات بيعية
  • 53 مصروفات تشغيلية

اشترك في برنامج الحاسابات والمبيعات

الأصول في شجرة الحسابات

تعددت تعريفات الأصول المالية، إلا أن من أكثرها وضوحًا وبساطةً التعريف القائل بأنها جميع الموارد الاقتصادية المملوكة للمؤسسة التي يمكنها الانتفاع بها وقياسها وفقًا للمبادئ المحاسبية. ويمكن تصنيف الأصول إلى: أصول ثابتة، أصول متداولة، أصول غير ملموسة.

أنواع الأصول في شجرة الحسابات

أصول ثابتة:

وهي الموارد والممتلكات المستخدمة على المدى الطويل لتسهيل عمليات الإنتاج وإتمام المهام لا من أجل إعادة بيعها، مثل المنشآت والأثاث والسيارات والمعدات … إلخ.

أصول متداولة:

وتسمى أيضًا الأصول السائلة، وهي الموارد النقدية والممتلكات التي يتم الاستفادة منها عن طريق بيعها أو تحويلها إلى نقدية خلال مدة محددة غالبًا ما تكون سنة واحدة، مثل الاستثمارات قصيرة الأجل والنقدية والمخزون … إلخ.

أصول غير ملموسة:

وهي الممتلكات غير العينية (غير الملموسة)، إلا أنها تسهم بشكل مباشر في الحفاظ على المؤسسة ونجاحها، مثل السمعة والانتشار، وحقوق النشر والملكية … إلخ.

وفي شجرة الحسابات يتخذ بند الأصول غالبًا الكود (1)، ويندرج تحت الأصول:

  •  الأصول الثابتة (11)، ويندرج تحتها: أثاث (111)، معدات (112)، وسائل نقل (113)، مبانٍ (114) … إلخ.
  •  الأصول غير الثابتة (12)، ويندرج تحتها: الخزينة (121)، البنك (122)، المخزون (123) … إلخ.
  •  الأصول غير الملموسة (13)، ويندرج تحتها: حقوق النشر (131)، براءات الاختراع (132) … إلخ.

شروط يجب توافرها في الأصول

لكي يتم اعتبار الممتلك أصلًا من أصول المؤسسة ينبغي أن تتوافر فيه عدة شروط، هي:

الملكية:

أول شروط الأصول أن يكون الأصل مملوكًا للمؤسسة ملكيةً تؤهلها للانتفاع بهذا الأصل. وإلا لا يعتبر من أصول المؤسسة.

القدرة الإنتاجية:

وتعني إمكانية انتفاع المؤسسة من هذا الأصل، فإن لم تكن هناك منفعة مرجوّة من ورائه فلا يعتبر أصلًا من أًصول المؤسسة.

المنفعة طويلة الأمد:

ويُطلق على هذا الشرط كذلك الخدمات المستقبلية، ويُعنى تحديدًا بانتفاع المؤسسة من الأصل على المدى الطويل يمكن أن تستمر لأكثر من فترة مالية.

قابلية القياس:

ينبغي لكي يتم اعتبار المورد أحد أصول المؤسسة أن يكون قابلًا للقياس عبر المبادئ المحاسبية، وذلك بهدف تحديد قدرته الإنتاجية ومنفعته التي يعود بها على المؤسسة على حدةٍ.

 

 شجرة الحسابات في دفترة

يقدم برامج دفترة الحلول المحاسبية المميزة لجميع المجالات، فالصورة المرفقة توضح كيف يتم تقسيم الشجرة المحاسبية من خلال الدخول على تبويب (دليل الحسابات) الذي يُظهر جميع الحسابات بالترتيب المذكور أعلاه: الأصول #1، الخصوم#2، المصروفات #3، الإيرادات #4.

ويندرج تحت كل بند منها بنود تابعة وتحمل الكود التابع للبند، فعلى سبيل المثال رقم الكود الخاص بالأصول الثابتة #12، والأصول المتداولة #13. ومن السهل إضافة حساب جديد من خلال الضغط على (أضف حساب)، وكذلك من السهل التعديل على الحسابات الموجودة من خلال الضغط على السهم واختيار (تعديل) لتتمكن من تعديل أيٍ من بيانات الحساب الرئيسية أو الفرعية.

اشترك في برنامج الحاسابات والمبيعات

شجرة-الحسابات