دليل شامل عن محاسبة المقاولات و كيف يتم تطبيقها

هل سمعت من قبل عن محاسبة السوبرماركت؟ أو محاسبة الأطباء والصيادلة أو محاسبة التجارة الإلكترونية؟ بالتأكيد لم تسمع حيث لا توجد أنواع مخصصة من المحاسبة لكل مجال، إنما هي المحاسبة العامة بمبادئها يتم تطبيقها على كل القطاعات، لكن العجيب أنك بالطبع سمعت عن محاسبة المقاولات وعلمت أنه القطاع الوحيد الذي ينفرد دونًا عن بقية الأعمال بنوع محاسبي؛ وهو ما يجعلنا نسأل لماذا محاسبة المقاولات تستلزم إنشاء نوع محاسبي جديد له وحدها!

 هناك قطاعات أخرى حيوية ومهمة بنفس القدر للمجتمع بل أكثر، وهناك مجالات أخرى تدر أرباح أكثر، وهناك تخصصات فنية أعقد، ومع ذلك لا قطاع سوى المقاولات يحتاج قواعد للحسابات تسري عليه لا على غيره، لذلك سنحاول أن نستكشف سويًا عالم محاسبة المقاولات وكيفية تطبيقها بالطريقة المثلى.

تعريف محاسبة المقاولات

محاسبة المقاولات هي أحد فروع المحاسبة التي تقوم بإجراء الحسابات الخاصة بتكاليف المشروعات الضخمة كمشاريع الطرق والكباري والمباني. وذلك باعتبار محاسبة المقاولات جزءًا من محاسبة التكاليف التي يتم من خلالها تحديد كافة التفاصيل المتعلقة بتكاليف المشروع منذ البدء وطرح المناقصة، مرورًا بالتجهيزات المختلفة المتعلقة بالمشروع، وحتى الانتهاء من المشروع وتسليمه للجهة المسئولة، وكذلك وثيقة الصلة بفروع المحاسبة الأخرى كـ المحاسبة المالية التي تدور في فلك التقييد الفوري للعمليات المحاسبية ومن ثّم تحليل بيانات هذه العمليات للوصول لمعلومات مالية تفيد في اتخاذ القرارات، ويتم إعلان التقارير والقوائم المالية بحيث يستطيع المهتم بالشركة الإطلاع علبها كالمستثمرين والبنوك والموظفين وكذلك المحاسبة الإدارية وغايتها التنظيم والرقابة والتخطيط وإدارة العمليات الداخلية ولا تكون بياناتها معلنة للأطراف الخارجية كالمحاسبة المالية

.

وفي العادة تقوم الشركات التي تريد الدخول في مناقصة بشراء كراسة الشروط التي توضح شرحًا تفصيليًا عن موضوع المناقصة ثم دراسة الأسعار، وذلك لتقديم الأعمال للشركة التي قامت بطرح المناقصة، مع مراعاة دفع تأمين دخول المناقصة أو تقديم كفالة ابتدائية حسب شروط المناقصة. بالاضافة إلى ذلك هناك الكثير من الحسابات التي تشملها محاسبة المقاولات مثل: حساب تكاليف المشروع، حساب العملاء، حساب الدفعات المقدمة من العملاء، حساب محجوز ضمان العملاء. وكلٌ من هذه الحسابات لها إطار تقسم من خلاله الحسابات.

 ما خصائص محاسبة المقاولات؟

سواء ما زلت تستخدم طرق المحاسبة التقليدية في الدفاتر المكتوبة أو أحد برامج المحاسبة السحابية؛ ستجد اختلاف بين دفاتر وقيود محاسبة المقاولات والمجالات الأخرى الخاصة فقط للمحاسبة العامة. ويرجع الأمر لطبيعة عمل مجال المقاولات وبعض الخصائص التي تجعله نشاط من نوع خاص يحتاج كذلك طريقة محاسبية خاصة تلائمه وتسهل عملياته وتجعلها أبسط، فما خصائص محاسبة المقاولات التي تفصلها عن غيرها من الأعمال؟

• اعتماد محاسبة المقاولات على فكرة المشروعات

غالبًا ما تدور كل العمليات في الشركة تابعة لمشروع واحد يتم تحميله على مركز تكلفة وحيد أو أكثر إن أردت مزيدًا من التدقيق كمعرفة ما يدره عليك كل قسم وموظفيه من أرباح مقابلة للتكاليف، ولكن محاسبة المقاولات تفصل بين كل مشروع تعمل عليه الشركة ويتم تحميل كل مشروع على مركز تكلفة منفصل.

 بمعنى أنك لو كان لديك ثلاثة عمليات بناء؛ أحدها عمارات سكنية في منطقة جدة والثانية مجمع مدارس في الرياض والثالثة عمارات سكنية أيضًا في الدمام، يتم اعتبار كل عملية منهم مشروع مستقل يتبع عميل محدد، ويتم احتساب التكاليف المتعلقة بكل مشروع والعوائد الربحية منه، بل وتتم الإدارة بصورة منفصلة مرنة تسمح بتلبية احتياج كل مشروع على حدة. وهو ما يجعل العمليات المحاسبية مختلفة فمثلًا إصدار الفواتير يطلق عليها مستخلص مقاولات وتتم في صورة أقساط متتالية على مدار عمر المشروع لا يتم دفعها مرة واحدة بعد انتهاء الأمر كالمعتاد في باقي القطاعات.

• عقود مشروعات المقاولات طويلة الأجل

في الأعمال القائمة على التجارة تستغرق العلاقة بين طرفي العملية التجارية فترة البيع فقط لا أكثر، وفي القطاعات القائمة على التصنيع يبدأ التعامل بين البائع المُصنِع والمشتري في الغالب بعد عملية التصنيع مع جاهزية المنتج للبيع، أما المقاولات فتبدأ العلاقة بين المقاول (البائع) والعميل (المشتري) عند مرحلة التخطيط قبل التنفيذ بفترة، وتستمر العلاقة لفترات طويلة قد تصل لسنوات، وهو ما يجعل استحداث طريقة للحسابات تشمل تكاليف الإنتاج وتتضمن محاسبة الضرائب وتنظم عملية المدفوعات أمر في غاية الأهمية.

• لا مركزية عملية الإنتاج

عند رغبتك في الإطلاع على عمليات محاسبة الشركات القائمة على التصنيع؛ يتم الخضوع لاحتساب التكاليف الإنتاجية المرتبطة بمركز تصنيع محدد فيما يعرف بخط الإنتاج، ولكن في مجال المقاولات يتم العمل في أكثر من موقع بناء، ويتم انتقال أدوات البناء الداخلة في عملية البناء -والتي تعد هنا العملية التصنيعية- من موقع لآخر، وهو ما يعني إعادة تقييم تكاليف الإنتاج وصعوبة الاحتفاظ بمخزون كبير مركزي، مما يؤدي إلى عدم وجود نوع من الثبات أو الاستقرار في تقدير التكاليف والأرباح، بالإضافة لتكاليف عملية النقل، واختلاف معدلات الإهلاك لاحتمالية اختلاف عمر الآلة الإنتاجي وكثير من المتغيرات المحاسبية التي تجعل من محاسبة المقاولات موضوع خاص.

كيف تتم الحسابات في محاسبة المقاولات؟

دائمًا ما نسمع أن معايير المحاسبة الدولية هي قواعد واجب الإستناد إليها أيًا كان نشاطك التجاري وأيًا كانت البلد، وكذا معايير المحاسبة الإسلامية المأخوذ بها في بعض المؤسسات وهي نفسها القواعد السارية على حسابات المقاولات مع بعض التخصيص ليناسب طبيعة المجال، لذا إليك أهم الحسابات المتعلقة بمحاسبة المقاولات مع الأخذ في الاعتبار أن هذه الدفاتر يمكن تغييرها وإعادة ترتيبها بحسب ما يلائم عملك:

• حساب تكاليف المشروع: في هذا الحساب يتم تدوين كل تكاليف ومصروفات المشروع باعتبار ما تحتويه كراسة الشروط وما بعده من مصروفات مختلفة، ثم يقسم حساب التكاليف إلى: رواتب وأجور، موارد، أعمال مقاولي الباطن. وتتميز هذه التقسيمة بأنها تسهل من إجراء المراقبة، وبأنها توضح كافة الانحرافات التي تحدث بين التكاليف والتقديرات، وكذلك التكاليف الفعلية حسب الجدول الزمني المحدد للمشروع.
• حساب العملاء: يعتبر الحساب الخاص بالذمم المدينة لأصحاب المشاريع، وتتم فيه عملية تدوين حساب العميل التي هي مدينة لصاحب المشروع، بالإضافة إلى تدوين كافة المستحقات للسداد على صاحب المشروع، وذلك لإصدار شهادة دفع بإجمالي الأعمال.
• حساب الدفعات المقدمة من العملاء: في هذا الحساب يتم تدوين الدفعة الأولى التي تم الحصول عليها من العميل عند توقيع العقد. وتقدر بنسبة متعارف عليها هي 10% من قيمة المشروع أو النسبة المقررة في العقد والتي تستهلك قيمة الدفعة بنفس النسبة التي تم الحصول عليها من دفعات الإنجاز.
• حساب محجوز ضمان العملاء: ويتضمن هذا الحساب قيد النسبة المستقطعة التي قام العميل بالحجز عليها والتي تعبر عن دفعات الإنجاز مقابل ضمان مدة الصيانة المتفق عليها عند التعاقد على المشروع. وتصرف بكفالة بنكية تصدر عن الشركة لصالح العميل. وتكون كفالة محجوزة الضمان وتُرد بعد انتهاء فترة الصيانة التعاقديّة.
• حساب المواد: يتم تسجيل كافة المواد المشتراة خلال مراحل المشروع.
• أعمال مقاولي الباطن: يكون خاص بالأعمال المسندة إلى مقاول باطن مرفقة باسمه والأعمال القائمة عليها والتكاليف.
• المصروفات المتنوعة: يتم وضع بقية المصروفات بها مثل الإهلاكات والتأمينات الاجتماعية وضريبة المبيعات.
• الأجور: وهو حساب خاص بأجور العاملين لديك سواء كانوا في دوام كامل أو بشكل جزئي لخدمة غرض معين يخص المشروع. 

المستخلصات المحاسبية في محاسبة المقاولات

تتكون المستخلصات في محاسبة المقاولات من ثلاثة أنواع، هي: مستخلص تنفيذي، مستخلص مالي، مستخلص ختامي. ويتضح كل منها فيما يلي:

• المستخلص التنفيذي: ويمثل الرقابة على المشروع ومراحل التنفيذ من جهة شركة المقاولات. ولا يختلف كثيرًا في المحتويات عن المستخلص الجاري أو الختامي ولكنه يضم بعض البيانات التحليلية الخاصة بكل بند مثل تكلفة البند وسعر البيع والربحية. بالإضافة إلى أنه مستخلص داخلي لا يقدم للجهات الخارجية. ويعتبر مؤشرًا دائمًا طوال مدة المشروع للمقارنة بين التخطيط والتنفيذ لكافة بنود المشروع. ويتم هذا المستخلص بشكل دوري وفقًا للمتفق عليه مع صاحب المشروع.
• المستخلص المالي: ويعتبر بمثابة فاتورة تقدم من شركة المقاولات التي تنفذ المشروع للجهة صاحبة المشروع (العميل)، ويتم فيه احتساب صافي قيمة المستخلص بناءً على ما تم تنفيذه، مع الأخذ في الاعتبار السابق تنفيذه من قبل التسويات المرتبطة بالبنود موضوع المستخلص من استقطاعات، كالتأمينات والبنود التي تستجد بعد التوقيع على عقد الاتفاق، وكذلك نسبة الإنجاز المتوقعة من المهندس الاستشاري.
• المستخلص الختامي: وهو ما يقدم عند انتهاء شركة المقاولات من تنفيذ المشروع وتسليمه بشكل نهائي. ويسمى أيضًا بالمستخلص النهائي.

استخدامات ووظائف محاسبة المقاولات

هل تحتاج أعمال المقاولات إلى محاسب متخصص في المجال ولا يحل محله أي محاسب آخر؟ أليست قيود محاسبة المقاولات كقيود المحاسبة الحكومية تحتسب الإيرادات والمصروفات حتى إن اختلفت المصطلحات قليلًا، أليست تسري على محاسبة المقاولات نفس معايير المحاسبة القانونية التي تحفظ صحة النظام المحاسبي نفس قوانين أي نوع محاسبي غيرها؟ إذًا لماذا نحتاج محاسب متخصص في مجال المقاولات؟ وما استخدامات  محاسبة المقاولات التي تميزها عن أي نوع محاسبي آخر؟

• مجال المقاولات متشابك الأطراف وتضخ فيه استثمارات طائلة، وله طبيعة عمل مختلفة تعتمد على المشروعات، لذا خصصت محاسبة المقاولات لإدارة هذا النوع من الأعمال بتعقيداته واختلافه عن الأنواع المحاسبية الأخرى.
• تتكلف محاسبة المقاولات بمتابعة المستندات المتعلقة بالمشروعات جيدًا بداية من كراسة الشروط ثم العقد بين شركة المقاولات والعميل أو التعاقدات مع مقاولي الباطن وكافة الشروط والمتطلبات إلى مراجعة المستخلصات وخطابات الضمان بأنواعها، وهي عملية أكثر تعقيدًا من العملية المحاسبية البسيطة في الأعمال الأخرى.
• إصدار التقارير والقوائم المالية، مع الاستعانة ببرامج المحاسبة الإلكترونية لإصدارها ولضبط كافة المعاملات الأخرى.
• تتداخل محاسبة المقاولات مع القوانين الضريبية المتعلقة بالمقاولات مما يستدعي إيضاح النسب الضريبية المتعلقة بكل بند من بنود المشروع، لرفع الإقرارات الضريبية و استرداد الضرائب المستحقة وغيرها.
• إصدار خطابات الضمان من البنوك وكتابة الطلب وبيان الجوانب المحاسبية الداعية للموافقة على الخطابات.
• تتبع تحصيلات العملاء ومطابقتها بالفترة الزمنية والمستخلصات المطلوبة.
• تسجيل القيود المحاسبية اليومية مع مراعاة تبويبها في المستخلصات.
• مساعدة المقاولين والمهندسين وغيرهم ممن يعملون لديك بالمعلومات المحاسبية والمالية المهمة لهم، فمثلًا قد يحتاج المهندس بعض الدعم لضبط المستخلصات المالية، وهو ما يوفره له محاسب المقاولات.
• المساهمة في عملية المراجعة المالية والمحاسبية، للتأكد من تجنب استخدام أساليب المحاسبة الإبداعية وغيرها من الطرق غير الشرعية.
• إعداد مستخلص توريد المواد.
• مراجعة وتسجيل مستخلصات العملاء ومقاولي الباطن.
• تسليم الفواتير والمستحقات الخاصة بمقاولي الباطن للإدارة المالية.
• مراجعة وتسوية وتسجيل المصروفات النقدية من العهدة.
• متابعة صرف الدفعات المالية المتفق عليه مع الموردين ومقاولي الباطن.
• متابعة نسبة تطور وتقدم إنجاز المشروع مع المهندس المختص.
• المتابعة مع مهندس الموقع بشأن المستخلصات وخطابات الضمان.

ومع ذلك، تعتبر أكثر المهام التي تتميز بها محاسبة المقاولات عن غيرها من الأنواع المحاسبية إعداد تقارير الإنتاج. وهو ما يتطلب متابعة نسبة إنجاز العمل بشكل دوري في كثير من الأحيان.

لماذا يعد دفترة النظام الأفضل لإدارة شركات محاسبة المقاولات؟

يوفر لك دفترة نظام مخصص لإدارة حسابات شركات المقاولات والبناء والاستثمار العقاري، يسمح لك بإصدار المستخلصات، والفصل بين حسابات المقاولات وإنشاء كل مشروع وتحميله على ومصاريفه وإيراداته على مركز تكلفة خاص به. هذا إلى جانب إدارة مخزونك من المنتجات وتنبيهك عندما توشك على الإنتهاء وتسعير الخدمات التي تقدمها في كل مشروع لاستخدامها بسهولة في المستخلصات، إلى جانب إدارة الأصول واحتساب الإهلاكات وترحيل الحسابات للدليل المحاسبي وإصدار التقارير والقوائم المالية.