دليل-الفاتورة-الإلكترونية

الدليل الشامل لتطبيق وشرح الفاتورة الإلكترونية

يتطور العالم يوميًا في المناحي كافة، وبالأخص فيما يتعلق بتكنولوجيا المعلومات وتطويعها لتيسير المعاملات اليومية للإنسان. فيما فرض هذا التطور واقعًا مختلفًا عما كان عليه العالم من قبل، ومن المجالات التي أثر عليها تطور تكنولوجيا هي المعاملات المالية.

كانت المعاملات المالية فيما سبق على رأس قائمة أعباء العمل، لكن مع تطوير تكنولوجيا المعلومات في هذا المجال، أصبحت المعاملات المالية الإلكترونية أحد الجوانب الأكثر سهولة في أي عمل باختلاف المجال.

وقد كانت الفواتير، التي تندرج تحت مظلة المعاملات المالية، واحدة من الأمور التي تزيد الحمل على صاحب العمل، وذلك لانعدام المرونة في تسييرها وتحصيلها وحصرها وتحليلها، أما الآن فقد أوجد التطور فكرة الفواتير الإلكترونية، الأمر الذي سيغير كثيرًا من نظرة العملاء والشركات إليها كونها حملًا كبيرًا.

شرح وتعريف الفاتورة الإلكترونية؟

الفاتورة الإلكترونية هي مستند رقمي يثبت معاملات البيع لخدمة/منتج ما، وكذا تعد تحويلًا للمستندات الورقية التي يتم إعدادها ورقيًا إلى صيغة إلكترونية أكثر فعالية، إذ يتم إرسالها عبر الوسائل الإلكترونية من خلال منظومة لمعالجة البيانات وتخزينها.

شرح مكونات وشكل الفاتورة الإلكترونية

لشرح نظام الفاتورة الإلكترونية فلابد أولا ذكر أهم مكوناتها الرئسية، وهي:

        الرقم الفريد للفاتورة

        التوقيع الإلكتروني

        الختم الإلكتروني

        صيغة الفاتورة الإلكترونية

        العناصر المضمنة في الفاتورة الإلكترونية

إذ يتم وضع المكونات السابق ذكرها، بالإضافة إلى وضع معايير فيما يخص طريقة تحويل الفاتورة الإلكترونية وإرسالها ومعالجتها وتحليلها والتحقق من صحتها ووضعيتها القانونية؛ من خلال الإدارات المعنية في الدولة مثل إدارات الضرائب، وذلك لزيادة الكفاءة والفعالية بين الأطراف المنخرطة في هذه العملية والتدخل في حل النزاعات الناشئة إذا لزم الأمر.

مميزات الفاتورة الإلكترونية

  •  المرونة: على عكس الفاتورة الورقية الاعتيادية، تتميز الفاتورة الإلكترونية بالمرونة الكبيرة في معالجتها، حيث يمكن إكمال بياناتها في دقائق معدودة بكل سهولة، الأمر الذي يجعل يسهِّل عملية إرسالها أو استقبالها ودفعها بالطرق المناسبة التي يتفق عليها الطرفان.
  • رفع الإنتاجية: تساهم الفواتير الإلكترونية في زيادة الإنتاجية اليومية لأفراد العمل، إذ توفر الوقت والمجهود، وبالتالي ترتفع عائدات الشركات.
  •   سهولة الاستخدام: تتميز الفواتير الإلكترونية بسهولة الاستخدام، حيث تقوم بإنشائها من خلال بضع ضغطات في نظامك المحاسبي الإلكتروني من دون الحاجة إلى الطباعة على الأوراق وترسيخ موظف مختص من أجل التوقيعات المختلفة أو الاعتماد بالأختام وغيرها، بالإضافة إلى حفظ بيانات العميل والشركة من أجل إنشاء فواتير أخرى مستقبلية.
  • الأمان والسلامة: تعد الفواتير الإلكترونية الأكثر أمانًا مقارنة بمثيلاتها الورقية، إذ يعتمد النظام المحاسبي نهج تشفير قوي لحماية بيانات المستخدمين، على العكس من الورقية التي تتعرض للتلف بمرور الوقت، بالإضافة إلى أساليب التخزين التقليدية التي قد تتسبب في ضياع النسخة الورقية.
  • صلاحية الوصول: تتيح الفواتير الإلكترونية صلاحية وصول أكبر من مثيلاتها الورقية، حيث يمكن استعراضها في أي وقت وإجراء عمليات أخرى عليها ومعالجتها بطرق مختلفة استنادًا إلى إمكانية التخزين والحفظ الفائقة من دون تلف.
  • المظهر الاحترافي: تعد ميزة المظهر الاحترافي واجهة الشركة أمام عملائها، إذ إن استخدام الفواتير الإلكترونية يجعلك تظهر بمظهر أكثر احترافية من أولئك الذين يعتمدون على الفواتير الورقية التقليدية.

استخدامات وفوائد الفاتورة الإلكترونية

يتمحور استخدام الفاتورة الإلكترونية وطرق الاستفادة منها حول الأعمال الفنية التي تضطلع بها وغيرها من الأعمال التسويقية، ومنها:

  • التحقق من استكمال البيانات الرئيسية للفاتورة بدقة
  • التحقق من صحة التوقيع الإلكتروني وصحة سريانه وفعاليته لتجنب التعامل مع الكيانات الوهمية
  • التعامل مع الفاتورة الإلكترونية على أنها وسيلة دعاية وترويج للشركة؛ وذلك من خلال، على سبيل المثال لا الحصر، تضمين روابط وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بالشركة لإبقاء المشتري على تواصل مع موفر الخدمة/المنتج
  •  زيادة نسبة رضا العميل عن الشركة لما تظهره من احترافية في التعامل والتسهيلات المقدمة من خلال إرسال الفاتورة بنسخة رقمية عند توفير وسائل دفع إلكترونية معها
  •  تسهيل عملية الرجوع إلى الفواتير لمراجعتها وتدقيقها وطباعتها وغيرها من العمليات التي لم تكن ممكنة مع مثيلاتها من الفواتير الورقية
  • سهولة الحفظ والتخزين والأرشفة، على عكس مثيلاتها الورقية، لا تتطلب حيزًا ماديًا أو إجراءات سلامة مخصصة ضد التلف أو الفقد، إذ يمكن استخدام أنظمة إدارة المستندات المختلفة لإجراء مثل هذه العمليات، بالإضافة إلى إمكانية استرجاعها في أي وقت لإجراء المعالجة المطلوبة حينها.

وبصرف النظر عن الجوانب الفنية التي يمكن تلخيصها في نقطة التخلص من المعاملات الورقية التي تحد من فعالية المعاملات المالية وكفاءتها، وكذا الجوانب التسويقية التي تتلخص في الوصول إلى أعلى نسبة لرضا العميل وإظهار الشركة بالمظهر الاحترافي اللازم لكسب ثقته؛ فإن فوائد الفاتورة الإلكترونية تمتد إلى الاستراتيجيات المالية للشركة فيما يتعلق بإدارة التدفق النقدي ورأس المال العامل.

إذ يمكن من خلالها مراقبة التدفق النقدي بدقة أكبر من مثيلاتها الورقية، كما أن استخدام الفاتورة الإلكترونية يمنح القدرة على تقديم تخفيضات على السداد المبكر وغيرها من التسهيلات التي يمكن تطبيقها من أجل إنجاح الاستراتيجية المالية للشركة، حيث تعد الفوترة الإلكترونية الوسيلة الأفضل والأسرع لإنجاح مثل هذه الاستراتيجيات التي تساهم في تحسين رأس المال العامل.

 

منظومة الفاتورة الإلكترونية في مصر

ساهمت خصائص الفاتورة الإلكترونية ومميزاتها وفوائدها في تشجيع العديد من الدول في اعتماد نظام الفاتورة الإلكترونية في تعاملات الشركات العاملة فيها، وقد بدأت مصر في اعتماد قانون الفاتورة الإلكترونية
للبدأ في تطبيق المنظومة مع تشجيع الشركات والممولين على الاشتراك فيها.

إذ عرَّفت مصر منظومة الفاتورة الإلكترونية على أنها منظومة خاصة بالمعاملات التجارية باستخدام تكنولوجيا المعلومات لتحويل الفواتير لنسخ إلكترونية تعترف بها مصلحة الضرائب وهي من تنفيذها أيضًا.

أهم ملامح منظومة الفاتورة الإلكترونية

بينما أعلنت مصلحة الضرائب المصرية بوزارة المالية عن أهم ملامح المنظومة الجديدة التي بدأت في تطبيقها مطلع عام 2020، حددت بعض السمات للفاتورة الإلكترونية التي ستستخدمها الشركات المساهمة في المنظومة، وهي:

        رقم فريد للفاتورة الإلكترونية

        توحيد الشكل والمحتوى للفاتورة الإلكترونية

        كود موحد للسلع/المنتجات

        توقيع إلكتروني معتمد

        إخطار لحظي بالفاتورة الإلكتروني للطرفين؛ البائع والمشتري كليهما

        طرق حفظ الفاتورة مع إمكانية الاستعراض والطباعة

أهمية استخدام منظومة الفاتورة الإلكترونية

  •  تحسين المركز الضريبي وتصنيف الشركة ضمن الشركات منخفضة المخاطر
  • التأكد من صحة البيانات الصادرة لعملاء الشركة والقادمة من الموردين
  •  تخفيف العبء الإداري وتقليل العمالة الزائدة
  • إلغاء المعاملات الورقية
  •  تقليل الفحص الضريبي والذي سيتم عن بُعد بفضل تطويع تكنولوجيا المعلومات في هذا المجال
  • سهولة إعداد الإقرار الضريبي
  • تسريع الرد الضريبي والتسويات الضريبية وتسهيلها
  • حماية الشركة من التعامل مع الكيانات الوهمية
  • القضاء على الاقتصاد غير الرسمي
  •  تحقيق العدالة الضريبية بين كل الممولين

الفاتورة الإلكترونية في الإمارات

يعترف القانون الإماراتي باستخدام الفاتورة الإلكترونية حسب قانون اتحادي رقم 1 لسنة 2006 في شأن المعاملات والتجارة الإلكترونية، إذ يقر استخدام معايير محددة بشأن الفاتورة الإلكترونية ويرسي قواعد التوقيعات الإلكترونية بها.

فيما يتيح النظام الإلكتروني في وزارة المالية الإماراتية إصدار مثل هذه الفواتير في الجهات الحكومية المختلفة في الدولة، وذلك في ضوء رؤية الإمارات للعمل بنظام “حكومة بلا ورق” بحلول عام 2021.

وتقدم الدولة مساهمات من خلال هيئة الاتصالات وبعض الشركاء في القطاع الخاص، وذلك لتسهيل عمليات إصدار الفواتير الإلكترونية ومتابعتها ومعالجتها، إلى جانب غيرها من المعاملات الرقمية للعقود وأوامر الشراء.

وتأتي مساهمات الدولة في إرساء منظومة الفواتير الإلكترونية للحد من المعاملات الورقية التقليدية من أجل رفع كفاءة الأعمال في الدولة، الأمر الذي سيعود بمردود إيجابي على مستوى الأعمال التجارية وكذلك مفهوم الاستدامة وحماية البيئة في رؤية الإمارات 2021.

الفاتورة الإلكترونية في السعودية

أعلنت المملكة العربية السعودية عن لائحة الفاتورة الإلكترونية استعدادًا لاستخدامها في الفترة المقبلة للحد من استخدام المعاملات الورقية ورفع كفاءة العمل الضريبي لديها.

فيما عرَّفت المملكة منظومة الفوترة الإلكترونية على أنها عملية إصدار فاتورة ضريبية إلكترونيًا عبر الوسائل الإلكترونية المختلفة، وألزمت بها كل خاضع لضريبة القيمة المضافة في المملكة، وذلك حسب ما أعلنته الهيئة العامة للزكاة والدخل في المملكة.

بينما أوضحت أن عملية تحويل الفاتورة الورقية التقليدية إلى نسخة رقمية من خلال مسحها ضوئيًا لا تعد فوترة إلكترونية.

وقد نظمت المملكة معايير الفاتورة الصادرة إلكترونيًا بحيث ينطبق عليها جميع الأحكام المنطبقة على الفواتير الضريبية.

كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية على مؤسستك أو شركتك؟

تتم عملية تطبيق المنظومة من خلال ربط  برنامج الفوترة الإلكترونية أو ما يعرف بنظام تخطيط الموارد المؤسسية (ERP) الخاص بالشركة من خلال واجهة برمجة التطبيقات (API) وصندوق تطوير البرمجيات (SDK) التي توفرها الشركة المنفذة للحل البرمجي الذي تستخدمه شركتك. فيما سيتم فيما بعد الربط بين منظومة الفاتورة الإلكترونية والإقرار الإلكتروني لتسهيل الإجراءات الضريبية وتوفير الوقت والجهد، على أن تتاح المنظومة لجميع الجهات سواءً كانت شركات أو أفراد.

وسيكون عرض الفاتورة الالكترونية موحدًا على مستوى المنظومة، لكنه لن يتغير داخل شركتك، حيث سيتم فقط إرسال بيانات الفاتورة المطلوبة من قبل مصلحة الضرائب إلى المنظومة من برنامج الفوترة لديك عبر صيغة JSON أو XML.

بينما تتم عملية الربط مع المنظومة من دون الحاجة إلى تراخيص أو أجهزة إضافية، كل ما تحتاجه هو برنامج فوترة يلبي المتطلبات الفنية للتكامل من توفر واجهة برمجة تطبيقات يمكن التعديل عليها.

يمكنك بدء جولة سريعة في برنامج دفترة وبدء عملية الربط مع منظومة الفاتورة الإلكترونية، حيث يعد برنامج دفترة أحد برامج الفوترة التي تمكنت من تلبية الاحتياجات اللازمة لعملية الربط.

أهمية استخدام برنامج محاسبي إلكتروني للتكامل مع المنظومة

من أجل الربط مع نظام مصلحة الضرائب، تحتاج إلى برنامج محاسبي إلكتروني يوفر لك هذه الإمكانية، بالإضافة إلى إمكانية إدارة أعمالك وعملائك ومورديك من خلاله؛ لزيادة كفاءة أعمالك التجارية؛ الأمر الذي يؤدي إلى زيادة العائدات المرجوة.

فيما يعد برنامج دفترة الأفضل في مجال إدارة الأعمال التجارية وإجراء العمليات المختلفة ذات الصلة. يمكنك زيارة موقع البرنامج وإجراء جولة سريعة به؛ للحصول على مزيد من المعلومات حول البرنامج وإمكانياته التي يقدمها لك من أجل رفع مستوى إدارتك لأعمالك التجارية.

ابدأ ربط شركتك بمنظومة الفاتورة الإلكترونية مع برنامج دفترة
 
 
 
 

اترك تعليق