ما هي قيود الإقفال في المحاسبة

المحاسبة بحر عميق، مليء بالمفاهيم والأسس المختلفة، ولعل أبرز مصطلح يتم استخدامه في علم المحاسبة هو مصطلح الحسابات.

تستخدم الحسابات بصورة عامة لتسجيل وتصنيف المعاملات المالية والتجارية للشركات والمؤسسات الاقتصادية، ولا شك أن تلك الحسابات لها دور أساسي في توفير نظام محاسبي مُنظَّم، بالإضافة إلى فهم وتتبُّع كل نشاط مالي للشركة، بالإضافة إلى تقديم تقارير مالية مفصلة تساعد في تقييم الأداء وتحسينه في المستقبل.

تتعدد الحسابات من حيث الأنواع، ومن ضمن هذه الأنواع نجد نوع من الحسابات يطلق عليه الحسابات المؤقتة أو الحسابات الاسمية، وهي تلك الحسابات التي يتم فتحها في بداية الفترة المحاسبية، ويتم غلقها بنهاية الفترة. من هنا جاء مصطلح قيود الإقفال الذي يشير إلى عملية غلق الحسابات المؤقتة في نهاية الفترة المحاسبية.

سنتعرف بشكل أعمق على قيود الإقفال من خلال هذا المقال، مع ذكر أهميتها وغرضها الأساسي وصولاً إلى أنواعها وطريقة عمل القيد المحاسبي منذ البداية.

محتويات المقال

• ما هي قيود الإقفال؟
•  أهداف إعداد قيود الإقفال
•  أنواع قيود الإقفال
• كيفية عمل قيود الإقفال المحاسبية
• الفرق بين قيود الاقفال وقيود اليومية
• الأسئلة الشائعة حول قيود الإقفال

ما هي قيود الإقفال ؟

قيود الإقفال أو قيود الإغلاق (Closing Entries) هي عملية محاسبية تتم في نهاية الدورة المحاسبية لتسجيل الأنشطة والعمليات المحاسبية الختامية وإعداد القوائم المالية النهائية للشركة. وتعد هذه القيود جزءًا هامًا من العملية المحاسبية الشاملة للشركة.

خلال هذه العملية يتم تجميع البيانات المالية في نهاية الفترة المحاسبية لإعداد التقارير المالية، وتلعب قيود الإقفال دورًا حاسمًا في ضمان أن التقارير المالية تكون دقيقة وموثوقة، وتساهم في إظهار صورة صحيحة للأداء المالي والوضع المالي للمؤسسة.

يتم إجراء قيود الإقفال للحسابات المؤقتة وهي عبارة عن حسابات قائمة الدخل مثل ( الإيرادات، المصروفات، ملخص الدخل)، بحيث تتم كتابة القيد المحاسبي بعكس طبيعة كل حساب؛ وذلك بتسجيل الحسابات الدائنة بالطرف المدين، والحسابات المدينة بالطرف الدائن ويتم بعدها ترحيل رصيد (الحسابات المؤقتة) الموجودة في (قائمة الدخل) إلى حساب الأرباح المحتجزة Retained earnings (حساب دائم).

أهداف إعداد قيود الإقفال

توجد عدة أهداف لإعداد قيود الإقفال، وفيما يلي نستعرض بعضها بالتفصيل:

• إعداد قوائم مالية دقيقة

أحد أهم أهداف إعداد قيود الإقفال هو إعداد القوائم المالية الدقيقة للشركة، والتي تشمل قائمة الدخل والميزانية وكشف الأرباح والخسائر والتدفقات النقدية و تسجيل العمليات النهائية والتعديلات اللازمة لضمان دقة هذه القوائم وإعطاء صورة صحيحة للأداء المالي والموقف المالي للشركة.

• تحقيق التزامات محاسبية

تساعد قيود الإقفال في تحقيق التزامات محاسبية مهمة للشركة. فعندما يتم إغلاق الدورة المحاسبية، يتم تحديد الالتزامات المستحقة للشركة، مثل الرواتب المستحقة والضرائب المؤجلة والاستحقاقات المستحقة للموردين والعملاء وغيرها. يتم إعداد قيود الإقفال لتسجيل هذه الالتزامات وضمان وجود تمثيل دقيق لها في القوائم المالية.

تعمل قيود الإقفال أيضًا على إعداد السجلات المحاسبية النهائية للشركة ويشمل ذلك:

1. تسجيل الأرصدة النهائية للحسابات المختلفة.
2. تحويل الأرصدة المؤقتة إلى حسابات دائمة.
3. بالإضافة إلى تحديد رصيد الأرباح غير الموزعة وتحويله إلى رأس المال أو توزيعه على المساهمين.

• تحقيق المطابقة والاتساق

تساعد قيود الإقفال في تحقيق المطابقة والاتساق في السجلات المحاسبية للشركة. فهي تضمن أن تكون جميع العمليات والأنشطة المحاسبية قد تمت بشكل صحيح وفقًا للمعايير المحاسبية المعتمدة، وتساهم في منع وجود أخطاء أو انتهاكات في تسجيل البيانات المالية.

• توفير المعلومات لاتخاذ القرارات

قيود الإقفال تلعب أيضًا دورًا هامًا في توفير المعلومات الدقيقة والموثوقة حيث أنه من خلال تنفيذ هذه العملية بشكل صحيح ومنظم، يتم توفير صورة شاملة للأداء المالي للشركة، هذه الصورة الشاملة تساعد في تعزيز شفافية ومصداقية النظام المحاسبي للشركة، وتمكين الأطراف المعنية من تحليل النتائج وفهم وتقييم الأداء المالي ليكونوا قادرين على اتخاذ القرارات الاستراتيجية المناسبة والمستنيرة لمصلحة الشركة.

أنواع قيود الإقفال

تتكون قيود الإقفال من أربعة أنواع، يتم إعدادهم جميعا في نهاية كل فترة محاسبية، حتى تعود الحسابات المؤقتة إلى طبيعتها ويبدأ إعداد السجلات للفترة المحاسبية التالية، وفيما يلي سنقوم بعرض كل نوع من الأربعة بالتفصيل:

1- قيد إغلاق حساب الإيرادات إلى ملخص الدخل

من خلال هذا النوع من القيد، يتم نقل الأرصدة المدينة في حسابات الإيرادات إلى حساب ملخص الدخل مما يساعد في تلخيص الإيرادات التي تم تحقيقها خلال الفترة المحاسبية، وبالتالي عند قيام المحاسب بنقل الرصيد من الحساب المؤقت للحساب الدائم فإن ذلك يساعده في تنفيذ عدد أقل من قيود الإقفال، مع العلم أنه يتم اللجوء إلى هذا النوع من قيود الإقفال في حالة قيام الشركة بتصفية حساباتها.

2- قيد إغلاق حساب المصروفات إلى ملخص الدخل

في هذا النوع من القيد يجري نقل الأرصدة الدائنة في حسابات المصروفات إلى حساب ملخص الدخل. حيث يتم تلخيص المصروفات التي تم إنفاقها خلال الفترة المحاسبية مثل الإيجار والفائدة والرواتب.

3- إغلاق حساب ملخص الدخل

ينطوي هذا النوع من القيود المحاسبية على نقل الرصيد من حساب ملخص الدخل إلى حساب الأرباح المُحتجزة، عن طريق هذه العملية يتم تحديد صافي الدخل أو الخسارة للفترة المحاسبية بالإضافة إلى تحديث الأرباح المُحتجزة.

4- إغلاق حساب الأرباح الموزعة

يقوم المحاسب في هذا النوع من القيد بإغلاق حسابات الأرباح الموزعة إلى حساب الأرباح المُحتجزة، حيث يتم نقل الرصيد المدين في حساب الأرباح الموزعة إلى حساب الأرباح المُحتجزة. يعكس هذا القيد توزيع الأرباح على المساهمين، كما يساعد في الخفض من رصيد الأرباح المُحتجزة.

كيفية عمل قيود الإقفال المحاسبية

قيود الإقفال المحاسبية هي إجراءات محاسبية تتم في نهاية الفترة المحاسبية والتي عادة ما تكون سنوية، بهدف إغلاق الدورة المحاسبية وتحديد الأرباح أو الخسائر النهائية للشركة خلال تلك الفترة، ولذلك فإنه ينبغي على المحاسب فهمها وتنفيذها بدقة لضمان دقة التقارير المالية والامتثال للمعايير المحاسبية، يمكن تحقيق ذلك من خلال اتباع الخطوات المنظمة والدقيقة لإعداد هذه القيود حتى يتمكن المحاسب من إتمام عملية الإغلاق المحاسبي وضمان الشفافية والموثوقية في المعلومات المالية المقدمة عن الشركة.

إليك في يلي الخطوات الأساسية والمنظمة التي يحتاج إليها المحاسب لعمل قيود الإقفال المحاسبية:

الخطوة الأولى: تحديد الحسابات المؤقتة والدائمة

قبل البدء في عملية الإقفال المحاسبي، يجب تحديد الحسابات المؤقتة التي سيتم إغلاقها، هذه الحسابات تشمل حسابات الإيرادات والمصروفات والضرائب والفوائد. بعد ذلك، يتجه المحاسب إلى تحديد الحسابات الدائمة التي ستستخدم لنقل الأرصدة المغلقة، مثل حساب الأرباح المُحتجزة وحساب الأرباح والخسائر، يتم تنفيذ هذه الخطوة كالتالي:

• مراجعة الحسابات المؤقتة التي تحتاج إلى الإغلاق.
• تحديد الحسابات الدائمة التي ستستخدم لنقل الأرصدة المغلقة

الخطوة الثانية: إجراء قيود الإقفال المحاسبية

حيث يتم إغلاق كل نوع من أنواع الحسابات بطريقة منظمة ومختلفة

• إغلاق حسابات الإيرادات

أول خطوة هي تحويل الأرصدة الائتمانية في حسابات الإيرادات إلى حساب الأرباح والخسائر أو حساب الأرباح المُحتجزة.

يتم ذلك عن طريق قيام المحاسب بتسجيل قيد دائن بقيمة إجمالي الإيرادات في حساب الإيرادات وقيد مدين بنفس القيمة في حساب الأرباح والخسائر أو حساب الأرباح المُحتجزة.

• إغلاق حسابات المصروفات

تتم هذه الخطوة بتحويل الأرصدة المدينة في حسابات المصروفات إلى حساب الأرباح والخسائر أو حساب الأرباح المُحتجزة.

يقوم المحاسب هنا بتسجيل قيد مدين بقيمة إجمالي المصروفات في حساب المصروفات وقيد دائن بنفس القيمة في حساب الأرباح والخسائر أو حساب الأرباح المُحتجزة.

• إغلاق حساب الأرباح والخسائر أو حساب الأرباح المُحتجزة

عند القيام بإغلاق هذه الحسابات يتم تحويل صافي الدخل أو الخسارة من حسابات الإيرادات والمصروفات إلى حساب الأرباح والخسائر أو حساب الأرباح المُحتجزة.

دور المحاسب هنا أن يقوم بتسجيل قيد دائن أو مدين بقيمة صافي الدخل أو الخسارة في حساب الأرباح والخسائر أو حساب الأرباح المُحتجزة، اعتمادًا على ما إذا كان هناك صافي دخل موجب أو سلبي.

• إغلاق حساب الأرباح الموزعة

إذا استخدمت الشركة حساب الأرباح الموزعة فإنها تسجل قيود إغلاق لهذا الحساب عن طريق تسجيل قيد دائن بقيمة صافي الدخل في حساب الأرباح المُحتجزة وقيد مدين بنفس القيمة في حساب الأرباح والخسائر أو حساب الأرباح المحُتجزة.

الخطوة الثالثة: التحقق والإغلاق النهائي للحسابات

بعد القيام الخطوات السابقة، تأتي آخر مرحلة وهي مرحلة التأكد من صحة إغلاق الحسابات التي قام المحاسب بها، وذلك من خلال:

• التحقق من صحة الأرصدة

من المهم التأكد من أن جميع الأرصدة المنقولة تم تسجيلها بشكل صحيح وأنها تعكس النتائج الصحيحة للفترة المحاسبية بشكل دقيق وبدون أية أخطاء.

• إغلاق الدورة المحاسبية

في النهاية يتم غلق الحسابات المؤقتة التي تم تحويل أرصدتها بالفعل إلى الحسابات الدائمة، وتجميع المعلومات المحاسبية للفترة وإعداد التقارير المالية النهائية.

الفرق بين قيود الإقفال وقيود اليومية

في علم المحاسبة تُستخدم مصطلحات "قيود الإقفال" و"قيود اليومية" لتشير إلى تسجيل العمليات المالية في الشركات، ولكن على الرغم من أن الهدف العام لكلا النوعين هو توفير معلومات مالية دقيقة وموثوقة، إلا أن هناك اختلافات طفيفة بينهما فيما يلي سنتعرف بشكل مفصل ومنظم على الفروق بينهما:

• قيود اليومية تسجل العمليات المالية اليومية بشكل فوري، في حين أن قيود الإقفال تتم في نهاية الفترة المحاسبية.
   
• قيود اليومية تساعد في تتبع العمليات المالية اليومية وإعداد السجلات المالية الدورية، بينما تهدف قيود الإقفال إلى إعداد التقارير المالية النهائية وتسجيل الأرصدة النهائية. 
   
• قيود اليومية تركز على تفاصيل العمليات المالية، بينما تركز قيود الإقفال على نقل الأرصدة وتحويلها من حسابات مؤقتة إلى حسابات دائمة.

الأسئلة الشائعة حول قيود اللإقفال

هناك الكثير من الأسئلة التي تدور في ذهن من يبحث عن قيود الإقفال لذلك حاولنا بقدر الأمكان حصر اكثر الاسئلة شيوعا عن قيود الإقفال ومحاولة الأجابة عنها 

متي يتم عمل قيود الاقفال ؟

يتم عمل قيود الإقفال في نهاية الفترة المحاسبية للشركات، سواء كانت هذه الفترة شهرية، ربع سنوية أو سنوية. تُستخدم لإغلاق الحسابات المؤقتة وتسجيل الأرصدة النهائية للحسابات الدائمة. هذا يشمل نقل الإيرادات والمصروفات إلى حساب الأرباح والخسائر، وتحويل رصيد حساب الأرباح والخسائر إلى حساب الأرباح المحتجزة، ونقل الأرصدة المتبقية إلى الفترة المحاسبية التالية.

ماهي قيود الإقفال في الجرد الدوري؟

في نظام الجرد الدوري ليس هناك حاجة لعمل قيد تسوية حيث يتم الاعتراف بالمخزون النهائي من خلال قيود الإقفال، ولا يحدث تتبع لحسابات المخزون السلعي.

ما هي قيود الإقفال في نظام الجرد المستمر؟

عملية الإقفال في نظام الجرد المستمر تتم من خلال إدخال قيد تسوية لمطابقة رصيد المخزون السلعي المسجل في الدفاتر مع القيمة الفعلية للمخزون الذي تم جرده في المستودعات.

وقيود الإقفال في نظام الجرد المستمر تشمل إقفال حسابات الإيرادات والأرصدة الدائنة والمخزون السلعي في نهاية الفترة المحاسبية، ويتم ذلك عن طريق نقل رصيد الإيرادات من حساباتها الفرعية إلى حساب ملخص الدخل، والاعتراف بمخزون نهاية الفترة من خلال تسجيل الجرد الفعلي للمخزون وتحديد قيمته بناءً على تقدير قيمة السلع الموجودة.

ما هو قيد إقفال الأرباح والخسائر؟

قيد إقفال الأرباح والخسائر هو عبارة عن قيد محاسبي يتم إنشاؤه في نهاية الفترة المحاسبية لتسجيل صافي الربح أو الخسارة، حيث تتم عملية نقل رصيد حساب الأرباح والخسائر إلى حساب الأرباح المحتجزة، ومن ثم تجميعه للفترات اللاحقة أو توزيعه كأرباح للمساهمين، مع العلم أن إقفال حساب الأرباح والخسائر يمثل نقطة نهاية الفترة المحاسبية وبداية الفترة المحاسبية التالية.

كيف يساعد دفترة في إعداد قيود الإقفال بطريقة ألية

إغلاق القيود في نهاية الفترة المحاسبية لاحتساب الأرباح والخسائر بدقة ومن ثَم إعداد التقارير والقوائم المالية أمر في غاية الأهمية وعدم إتقانه تترتب عليه مخاطر محاسبية كبيرة. في برنامج المحاسبة من دفترة تستطيع تحديد الفترات المحاسبية وتتحكم في وقت كل دورة، وتستطيع كذلك أن تطلع على الفترات المحاسبية المغلقة من الأرشيف الذي يتم تخزينها فيه، وهو ما يسمح لك بتبصر أكبر لتحليل فترات عملياتك، هذا إلى جانب التقارير آلية الإصدار.

خاتماً

في ختام هذه المقالة، يمكننا التأكيد على أن قيود الإقفال المحاسبي ضرورية في المحاسبة المالية، ولقد تناولنا خلال هذا المقال كل ما قد يحتاج المحاسب إلى معرفته بخصوص قيود الإقفال المحاسبية، بداية من التعريف بها بأنها عبارة عن عمليات محاسبية تتم في نهاية كل فترة، ثم ذكر الأهداف وراء القيام بعملها والتي تتركز بشكل أساسي في إغلاق حسابات الفترة وإعداد التقارير المالية لها، مع ذكر أهمية هذه القيود في توفير إطار محدد لتسجيل المعاملات المالية وتقييد حركة الأموال في الشركات والمؤسسات، وبالتالي تعزيز الشفافية والمصداقية في التقارير وتقليل فرص التلاعب والغش.

ومن هنا يمكن للمحاسب بعد الإطلاع على كافة التفاصيل والمعلومات عن قيود الإقفال والإلمام الشامل بكل جوانب هذه العملية المحاسبية الهامة، تنفيذ قيود الإقفال في أي شركة باحترافية، وسهولة وإتقان.