إدارة وتعيين مراكز التكلفة على برنامج دفترة

مراكز التكلفة تعتبر من أهم الآليات والوسائل الخدمية في حساب التكاليف، وتعيين مؤشر دقيق يساعد على تحسين أداء وقرارات الإدارة المحاسبية، فهي بمثابة الوعاء الذي يتم فيه تجميع كل ما يتعلق بتكاليف وأرباح كل قسم من أقسام الشركة أو المؤسسة.

في هذا الموضوع سنتعرف سويًا على:

  • مفهوم مراكز التكلفة
  • أمثلة على مراكز التكلفة الرئيسية والفرعية.
  • شرح شجرة مراكز التكلفة مع مثال عليها.
  • كيفية توزيع المصاريف على مراكز التكلفة.

وسينتهي المقال بشرح مفصّل لكيفية إدارة وتعيين مراكز التكلفة على برنامج دفترة المحاسبي.

 

شرح مراكز التكلفة

في حال كانت الشركة ذات أقسام عديدة، فمن الضروري البحث عن وسيلة لقياس الأداء المالي من حيث تحقيق الأرباح والتسبب في التكاليف، لكلِ قسمٍ على حدة. فإذا كنا نحتسب حصيلة إيرادات كل الأقسام بشكل إجمالي، وتكاليف كلٍ منها بشكل إجمالي كذلك، فلن نتمكن من الوصول إلى القسم الذي يحقق عوائد أعلى من غيره، والقسم الذي يحقق خسائر أكثر من غيره.

هذه ببساطة هي فكرة مراكز التكلفة، والهدف منها ليس فقط احتساب قيمة التدفقات النقدية الداخلة والخارجة، وإنما تهدف بشكل رئيسي إلى تحديد الأقسام التي تمثّل مصادر للربح، والأقسام التي تمثل عبئًا ماليًا على الشركة. وبالتالي تعتبر مراكز التكلفة مؤشرًا يساعد على تحسين أداء وقرارات الإدارة المحاسبية.

 

أمثلة على مراكز التكلفة

هناك مراكز تكلفة رئيسية ومراكز تكلفة فرعية، فمن أمثلة مراكز التكلفة الرئيسية:

  • مركز تكاليف الإنتاج، ويندرج تحتها مراكز فرعية مثل مركز تكلفة عقد المقاولة.
  • مركز تكاليف الآلات الخدمية، ويندرج تحتها مراكز فرعية مثل مركز تكلفة الصيانة.
  • مركز تكاليف الخدمات التسويقية، ويندرج تحتها مراكز فرعية مثل مركز تكلفة الإعلانات.
  • مركز تكاليف الخدمات الإدارية والمالية، ويندرج تحتها مراكز فرعية مثل مركز تكلفة الموارد البشرية.
  • مركز تكاليف العمليات الرأسمالية، ويندرج تحتها مراكز فرعية مثل مركز تكلفة إقامة ورش الخدمات الإنتاجية.

اشترك في برنامج الحاسابات والمبيعات

شجرة مراكز التكلفة

شجرة مراكز التكلفة مثلها مثل شجرة الحسابات، تتفرع من الأصل إلى الفرع ثم من الفرع إلى الفرع وهكذا. وسنقدم لكم في السطور التالية شرحًا توضيحيًا لمراكز التكلفة الرئيسية، وسيتبعه نموذج لشجرة مراكز تكلفة شركة مقاولات كمثال يمكنكم أن تضيفوا أو تحذفوا أو تعدّلوا عليه وفقًا لطبيعة نشاط المنشأة لديكم.

 

مراكز التكلفة الرئيسية:

مركز تكاليف الإنتاج

هي التي تقوم بالنشاط الرئيسي للمنشأة، فهي تعبر عن الغرض الرئيسي للمنشأة.

مركز تكاليف الآلات الخدمية

هي التي تخدم مركز تكاليف الإنتاج، وتوفر له ما يحتاجه من أدوات ووسائل

مركز تكاليف الخدمات التسويقية

هي التي تقوم بدراسات وبحوث السوق، والعمل على التسويق لمنتجات أو خدمات المؤسسة

مركز تكاليف الخدمات الإدارية والمالية

هي المراكز التي تقوم بالوظائف الإدارية والمالية للمنشأة

مركز تكاليف العمليات الرأسمالية

هي التي تقوم بالأنشطة الرأسمالية التي تستفيد بها المنشأة في أفضل فترة ممكنة

 

نموذج شجرة مراكز التكلفة

نُقدّم لكم نموذجًا توضيحيًا لشجرة مراكز تكلفة لمشروع مقاولات، يمكنكم استخدامه بالتعديل والإضافة والحذف وفقًا لما يناسب طبيعة نشاط الشركة لديكم.

1 مركز تكاليف الإنتاج

11 مركز تكلفة عقد المقاولة أ

111 أعمال الأساسات

112 أعمال الخرسانة المسلحة

113 أعمال الخرسانة العادية

114 أعمال البلاط

115 أعمال النجارة

116 أعمال الكهرباء

117 أعمال الصرف الصحي

118 أعمال الدهانات 

12 مركز تكلفة عقد المقاولة ب

13 مركز تكلفة عقد المقاولة ج

 

2 مركز تكاليف الآلات الخدمية

21 مركز الصيانة

211 مركز تكلفة صيانة آلات الخلط

212 مركز تكلفة صيانة آلات البلاط

22 مركز تكلفة الدراسات

23 مركز تكلفة التصاميم

24 مركز تكلفة النقل

25 مركز تكلفة التخزين

 

3 مركز تكاليف الخدمات التسويقية

31 مركز تكلفة الإعلانات

311 مركز تكلفة الإعلانات على التليفزيون

312 مركز تكلفة الإعلانات على الراديو

313 مركز تكلفة الإعلانات على جوجل

314 مركز تكلفة الإعلانات على فيسبوك

32 مركز تكلفة عمولات المندوبين

33 مركز تكلفة اللافتات

 

4 مركز تكاليف الخدمات الإدارية والمالية

41 مركز تكلفة مجلس الإدارة

42 مركز تكلفة الموارد البشرية

43 مركز تكلفة الشئون المالية

431 مركز تكلفة الحسابات العامة

432 مركز تكلفة المراجعة الداخلية

433 مركز تكلفة التحصيل والمتابعة

434 مركز تكلفة المخازن

44 مركز تكلفة الشئون القانونية

45 مركز تكلفة العلاقات العامة

 

5 مركز تكاليف العمليات الرأسمالية

51 مركز تكلفة إقامة ورش الخدمات الإنتاجية

511 مركز تكلفة إقامة ورشة نجارة

512 مركز تكلفة إقامة ورشة الحديد

513 مركز تكلفة إقامة ورشة صناعة البلاط

 

توزيع المصاريف على مراكز التكلفة

تعتبر شجرة مراكز التكلفة دليلًا تتم به عملية تنظيم وتحليل مصادر التكاليف في المنشأة، ولأن التكاليف المباشرة واضحة من حيث تحديد مصارفها، فإن أهمية توزيع المصروفات تكمن تحديدًا في التكاليف غير المباشرة التي قد يصعب حصرها وتحليل مصادرها وتوزيع تكاليفها، وهذا ما ستوضحه السطور التالية.

 

يتم توزيع التكاليف غير المباشرة عبر مجموعة من الخطوات، هي:

أولًا: تحديد وحدة التكلفة والتقسيم إلى مراكز التكلفة

وحدة التكلفة تُستخدم للتعبير عن وصف وقياس التكلفة، كالعدد والوزن والحجم والمساحة، فالأجور مثلًا تُقاس بعدد ساعات العمل، وتُقسّم المصروفات غير المباشرة إلى نوعين مصروفات إنتاجية أو تشغيلية أو صناعية ومصروفات خدمية.

 

ثانيًا: حصر التكاليف غير المباشرة وتقديريها

هنا تكمن الأهمية القصوى لمحاسب التكاليف الذي يعمل على حصر وتقدير التكاليف قبل انتهاء الفترة المحاسبية حيث تضح التكاليف ومصادرها للمحاسب المالي.

 

ثالثًا: تخصيص التكاليف غير المباشرة وتوزيعها على مراكز التكلفة

في هذه الخطوة تتم عملية الربط السببي، فبعض التكاليف تكون سببًا مباشرًا لتوافر المنتج أو الخدمة كالإضاءة مثلًا المصابيح سبب مباشر لوجودها، ولحساب تكلفتها ينبغي تحديد وحدة التكلفة للإضاءة وهي عدد المصابيح.

 

رابعًا: توزيع تكاليف مراكز الخدمات على مراكز الإنتاج

بعد تحديد إجمالي قيمة التكلفة الخدمية يتم تحميلها على مراكز التكلفة الإنتاجية ومن ثم تحويل إجمالي الكلفة على مراكز التكلفة العامة. وهناك أربع طرق لتوزيع التكلفة الخدمية على التكلفة الإنتاجية يتم اختيار إحداها طبقًا لسياسة الشركة والمدير المالي.

 

طرق توزيع التكلفة الخدمية على مراكز التكلفة الإنتاجية:

1) طريقة التوزيع الإجمالي: في هذه الطريقة يتم تجميع تكاليف كل مراكز الخدمات في مبلغ إجمالي، ثم يُوز على مراكز الإنتاج فقط، فإذا كانت هناك أربع مراكز خدمية تُحسب جميعًا ثم تُضاف إلى القيمة الإجمالية لمراكز التكلفة الإنتاجية.

 

2) طريقة التوزيع الانفرادي: في هذه الطريقة تُوزَّع تكاليف كل مركز خدمة على حدةٍ على مراكز الإنتاج التي تستفيد من خدماته فقط.

 

3) طريقة التوزيع التنازلي: تعتمد بشكل رئيسي على توزيع تكاليف المراكز الخدمية ذات القيمة الأقل على جميع الأقسام ذات القيمة الأكبر التي تستفيد من هذه الخدمات سواءً أكانت إنتاجية أم خدمية وذلك بشكل تنازلي.

 

4) طريقة التوزيع التبادلي: يعيب هذه الطريقة أنها معقدة نوعًا ما إلا أنه تراعي عدالة التوزيع أكثر من الطرق السابقة، وتظهر الحاجة إليها في حال تطلب الأمر مراعاة الخدمات المتبادلة بين المراكز المختلفة. ووفقًا لهذه الطريقة يتم تحميل مركز الخدمة بتكلفة الخدمة التي يستفيد بها من أي مركز خدمة آخر.

 

خامسًا: تحديد معدلات تحميل التكاليف على مراكز التكلفة

كما سبق وأشرنا إلى ضرورة تحديد وحدة التكلفة، نأتي الآن إلى الخطوة الأخيرة ذات الصلة بهذا الأمر حيث يتم تحديد القيمة الموجهة لوحدة المنتج في كل مركز إنتاجي، وذلك وفقًا لطبيعة النشاط وعملية التشغيل. وتسير معدلات التحميل زيادةً ونقصًا وفقًا لمراكز الإنتاج.

اشترك في برنامج الحاسابات والمبيعات

إدارة مراكز التكلفة وربطها بالحسابات على برنامج دفترة

يُقدم لكم برنامج دفترة حساب مراكز التكلفة ضمن الحسابات العامة في النظام باعتباره وسيلة مهمة جدًا في حساب التكاليف، كما وفرت مجموعة من الميزات ذات الصلة التي تجعل منه أداة فعالة في اتخاذ القرارات الإدارية والمالية، وسنقوم في السطور التالية بتقديم شرح واضح لكيفية استخدام مراكز التكلفة على دفترة وربطها بالحسابات.

إنشاء وتعيين مراكز التكلفة

في البداية يجب أن تتأكد من تفعيل الحسابات العامة من تطبيق “إدارة الحسابات“، وذلك بالضغط على “الإعدادات” من القائمة الرئيسية واختيار “إدارة التطبيقات”.

والآن قُم بتفعيل خيار “الحسابات العامة والقيود اليومية“. كما يظهر في الصورة، ثم اضغط على “حفظ“.

إنشاء وتعيين مراكز التكلفة

لكي تبدأ في إنشاء مراكز التكلفة، لا بد من توافر مركز تكلفة رئيسي أولًا تندرج تحته مجموعة من المراكز الفرعية، لذا فالخطوة الأولى هي إنشاء مركز تكلفة رئيسي، ثم إضافة مراكز تكلفة فرعية تابعة له. وبعدها نَصِل إلى مرحلة تعيين المصروفات إلى هذه المراكز.

ولإنشاء مركز تكلفة رئيسي نذهب إلى “الحسابات العامة” من القائمة الرئيسية، ثم نضغط على “مراكز التكلفة“، وبعدها نضغط على زر “أضف مركز تكلفة” أعلى يسار الصفحة، لتظهر لنا الشاشة العائمة الموضحة في الصورة.

والآن نُضيف “الاسم” لمركز التكلفة الرئيسي الجديد، ونقوم بتفعيل خيار “مركز تكلفة رئيسي“.

مركز تكلفة رئيسي

بذلك نكون قد أنشأنا مركز تكلفة رئيسيًا، ونلاحظ ظهوره داخل الصفحة الخاصة بإدارة مراكز التكلفة. والخطوة التالية هي إنشاء مركز تكلفة فرعي تابع له.

أسفل مركز التكلفة الرئيسي، نضغط على “أضف مركز تكلفة“.

والآن نضع الاسم الخاص بمركز التكلفة الفرعي، وفي الخانة التي هي أسفل خانة الاسم نحدد مركز التكلفة الرئيسي.

يمكنك إضافة أكثر من مركز فرعي لمركز التكلفة الرئيسي الواحد، كما يمكنك بالتأكيد إضافة أكثر من مركز رئيسي يتبعه عدد من المراكز الفرعية، فلك الحرية الكاملة في ضبط شجرة مراكز التكلفة لديك وفقًا لطبيعة نشاط مؤسستك.

والآن نقوم بإضافة أي مصروف وتعيين مراكز تكلفة له.

ننتقل أولًا إلى الصفحة الخاصة بإنشاء سند الصرف، من خلال الضغط على “المالية” من القائمة الرئيسية، ثم اختيار “المصروفات” وبعدها نضغط على زر “سند صرف“.

بعد إدخال كافة البيانات الأساسية الخاصة بالمصروف كالمبلغ والوصف … إلخ، يمكن تفعيل خيار “تعيين مراكز التكلفة” لتظهر لنا الخانات الخاصة بضبط مراكز التكلفة التي ستتحمل الكل أو الجزء من المصروف وتحديد نسبتها.

 

 

قُم بتحديد مركز التكلفة المطلوب، ثم اختر بين تسجيل القيمة في صورة نسبة مئوية أو مبلغ ثابت.

اشترك في برنامج الحاسابات والمبيعات

سيقوم النظام بضبط الخانة الأخرى بشكل آلي أيًا كان اختيارك، أي أنه في حال إدخال نسبة سيقوم النظام بمعالجة القيمة واحتساب المبلغ بناءً على قيمة المصروف الكلية والنسبة التي قمت بإدخالها، والعكس صحيح ففي حال إدراج المبلغ الثابت سيعمل النظام على حساب النسبة المقابلة لهذه القيمة.

ويمكنك تعيين أكثر من مركز تكلفة للمصروف نفسه بالضغط على “إضافة“.

ربط مراكز التكلفة بالحسابات

يمكنك ربط حسابات الشركة بمراكز التكلفة، فمثلاً يمكن إنشاء حساب فرعي تحت بند المصروفات أو الإيرادات بالدليل المحاسبي وربط هذا الحساب بمركز تكلفة معين أو عدة مراكز.

وللقيام بذلك نضغط على “المالية” من القائمة الرئيسية، ثم نضغط على “مراكز التكلفة“، ثم نضغط على “حسابات بدون مراكز تكلفة” كما يظهر في الصورة.

الآن من بين كافة الحسابات المتاحة المعروضة، يمكن الضغط على “تعيين مراكز التكلفة” يسار الحساب الذي تريد تعيين مركز تكلفة له.

عند الضغط عليه ننتقل إلى الصفحة الخاصة بتحديد مراكز التكلفة التي سيتم ربطها بهذا الحساب، مع تحديد النسبة أو المبلغ الخاص بكل مركز.

ويمكن كما ذكرنا سابقًا إضافة عدة مراكز من خلال الضغط على “إضافة” وتعيين مركز آخر، ثم الضغط على “حفظ“.

والآن لم يتبقَّ سوى استعراض ميزة التقارير الخاصة بمراكز التكلفة، حيث يتيح برنامج دفترة مجموعة من التقارير التي تعرض كافة مراكز التكلفة الرئيسية والفرعية، وأيضًا تقارير خاصة بمراكز التكلفة المرتبطة بحسابات الشركة، مع مجموعة أدوات فلترة تجعل من عملية العرض واستخراج البيانات أكثر دقة وسهولة.

يتم الوصول إلى التقارير من خلال الضغط على “الحسابات العامة” من القائمة الرئيسية، ثم الضغط على “مراكز التكلفة“، ثم الضغط على أيقونة إدارة مراكز التكلفة واختيار “تقرير مراكز التكلفة” كما يظهر في الصورة.

يمكن للتقرير عرض مراكز التكلفة الرئيسية والفرعية، والرصيد الخاص بكل مركز تكلفة من مدين ودائن، مع تفصيل للعمليات الخاصة بالمصروفات والإيرادات التي اعتُمِدت بالحساب.

وبذلك نكون قد وصلنا إلى نهاية رحلتنا سويًا وقد أوضحنا فيها مفهوم مراكز التكلفة مع الشرح والتمثيل، وتطرقنا إلى نموذج لشجرة مراكز التكلفة، وانتهينا بشرح لكيفية استخدام مراكز التكلفة على برنامج دفترة المحاسبي وأهم ميزاته التي تجعل من إدارة حساباتك أمرًا سهلًا ودقيقًا، مع فريق دعم فني مستعد لتلقي استفساراتكم على مدار الساعة.

اشترك في برنامج الحاسابات والمبيعات