إدارة وتعيين مراكز التكلفة على برنامج دفترة

أحد أهم ما تحتاج إليه الشركات عادة هو توافر إمكانية لتطبيق فكرة الفصل أو تحديد التكاليف التي يتم صرفها على أقسام الشركة، هذه الميزة تقدم صورة واضحة عما يحتاج إليه كل قسم أو كل عملية تتم داخل الشركة من تكاليف دورية. والغرض الأساسي من البحث وراء هذه الأمور ليس فقط معرفة القيمة التي يتم صرفها، وإنما البحث كذلك عن طرق للتقليل من هذه التكاليف بهدف التعظيم من صافي ربحية الشركة والتقليل من المصاريف قدر الإمكان.

لهذا السبب تحديداً تم إعتماد ما يعرف بـ “مراكز التكلفة”، حيث يتم توزيع أي مصروفات مستحقة لجهة ما على الأقسام أو الحسابات المستفدية منها أو المسببة لها. وللتبسيط… فإذا فرضنا مثلاً أن قيمة مصروف ما يتم تخصيصهاً دورياً من أجل الخدمات العامة كفواتير الكهرباء والماء والغاز..إلخ. فيمكن توزيع هذا المصروف في كل مرة ليتم معرفة ما تم صرفه بالضبط عن كل خدمة على حده، وبتلك الطريقة ستتمكن بنهاية العام من معرفة قيمة إجمالي فواتير الكهرباء، وإجمالي قيمة فواتير المياه… وتستطيع في تلك الحالة تقييم إن كان قيمة ما صُرِف هو قيمة مقبولة أم زائدة عن الحد ويمكن تخفيضها باتخاذ إجراءات محددة.

في برنامج دفترة قمنا بإعتماد مراكز التكلفة كأداة تسمح بحساب التكاليف عن أي قسم داخل الشركة وربطه بالحسابات الخاصة بها، وسنقوم في الشرح التالي توضيح الخطوات التي يمكن إتباعها لإعداد مراكز التكلفة واستخدامها في توزيع أي مصروفات أو إيرادات على أقسام وحسابات الشركة

في البداية يجب أن تتأكد من تفعيل أداة أو تطبيق مراكز التكلفة في حسابك، وهي تتبع تطبيق “الحسابات العامة وقيود اليومية” والتي يمكن تفعيلها من خلال الضغط على “الإعدادات” ثم الضغط على “إدارة التطبيقات”

Untitled-1 copy

وبعدها قم بتفعيل “الحسابات العامة وقيود اليومية” واضغط على “حفظ الإعدادات”، و ستجد أن مراكز التكلفة صارت متاحة من خلال قائمة المالية

Untitled-2 copy

طريقة عمل مراكز التكلفة في دفترة هي من خلال إنشاء مركز تكلفة رئيسي يندرج اسفل منه مراكز التكلفة الفرعية والتي يتم تحميلها بنسب المصروف أو الإيراد، ولا يجوز إنشاء مركز تكلفة فرعي دون ربطه بأحد مراكز التكلفة الرئيسية

لذا فالخطوة الأولى هي إنشاء مركز تكلفة رئيسي، ثم إضافة مراكز تكلفة فرعية تاعبة له، وبعدها نصل إلى مرحلة تعيين المصروفات إلى هذه المراكز

لنبدأ في خطوة إنشاء مركز التكلفة الرئيسي، وذلك من خلال الذهاب إلى “قائمة المالية” كما ذكرنا ثم الضغط على “مراكز التكلفة”، وبعدها نضغط على زر “أدر مراكز التكلفة” في أعلى يسار الصفحة.

Untitled-3 copy

تعرض هذه الصفحة جميع مراكز اتكلفة التي تم إضافتها، ويمكن الضغط على “أضف مركز تكلفة” بالأعلى للبدء في تعريف مركز تكلفة جديد.

Untitled-4 copy

في صفحة الإضافة نجد خانة تسمح لنا بكتابة مسمى لمركز التكلفة الذي نرغب في إنشاؤه، وبالاسفل سنجد رمز أو كود يتم إدخاله آلياً ولكن بإمكانك التعديل عليه، ويلي ذلك قائمة لتحديد مركز التكلفة الرئيسي في حال كان مركز التكلفة الذي نرغب في إنشاؤه هو مركز تكلفة فرعي، وسنوضح ذلك بعد قليل، ولكن بما أننا الأن نعمل على إضافة مركز تكلفة رئيسي… فسنترك هذه الخانة كما هي وننتقل مباشرة لتحديد الخيار الخاص بـ “مركز تكلفة رئيسي” ونضغط بعدها على حفظ كما هو وضاح من الصورة.

Untitled-5 copy

بذلك نكون قد أنشأنا مركز التكلفة الرئيسي بالحساب، ونلاحظ ظهوره داخل الصفحة الخاصة بإدارة مراكز التكلفة، والخطوة التالية الأن هي إنشاء مركز تكلفة فرعي تابع له.

مرة أخرى نضغط على زر أضف مركز تكلفة ونقوم كذلك بإعطاء مسمى له، والكود الخاص بحساب المركز يتم إدراجه آلياً، وربما لاحظت أن طريقة التكويد مشابهة لطريقة تكويد حسابات الشركة بالدليل المحاسبي. على كل حال… النقطة الهامة هنا هي تحديد حساب المركز الرئيسي من خلال إختيار أحد المراكز الرئيسية من القائمة المنسدلة.

Untitled-6 copy

 

يمكنك إضافة أكثر من مركز فرعي لمركز التكلفة الرئيسي الواحد، كما يمكنك بالتأكيد إضافة أكثر من مركز رئيسي يتبعه عدد من المراكز الفرعية، فلك الحرية الكاملة في ضبط شجرة مراكز التكلفة الخاصة بك طبقاً لطبيعة نشاطك والغرض المراد منه

Untitled-6 copy 1

الان الامور جاهزة ويمكننا التوجه لإضافة أي مصروف وتعيين مراكز تكلفة لهذا المصروف، وفي البداية ننتقل إلى الصفحة الخاصة بإنشاء سند الصرف من خلال الضغط على المالية ثم إختيار “المصروفات” وبعدها نضغط على زر “سند صرف”

Untitled-6 copy -2

بعد إدخال كافة البيانات الأساسية الخاصة بالمصروف كالقيمة والوصف وطريقة السداد.. إلخ، يمكن تحديد الخيار أمام “تعيين مراكز التكلفة” لتظهر لنا الخانات الخاصة بضبط مراكز التكلفة التي ستتحمل كل أو جزء من المصروف وتحديد نسبتها

Untitled-7 copy

 

في الخانة الأولى يتم تحديد مركز التكلفة المطلوب، وبعدها يتم الإختيار بين تسجيل القيمة في صورة نسبة مئوية أو مبلغ ثابت، علماً بأن النظام سيقوم بضبط الخانة الأخرى بشكل آلي اياً كان إختيارك، بمعنى… أنه في حال إدخال نسبة سيقوم النظام بمعالجة القيمة وإحتساب المبلغ بناءاً على قيمة المصروف الكلية والنسبة التي قمت بإدخالها، والعكس صحيح..ففي حال قمت بإدراج المبلغ الثابت سيعمل النظام على حساب النسبة المقابلة لهذه القيمة

Untitled-8 copy

 

يمكنك الضفط على إضافة سطر إذا رغبت في تعيين أكثر من مركز تكلفة لنفس المصروف

Untitled-9 copy

ربط مراكز التكلفة بالحسابات:

بالإضافة إلى إمكانية إنشاء وتعيين مراكز التكلفة…فستجد كذلك ميزة ربط حسابات الشركة بهذه المراكز، فيمكنك مثلاً إنشاء حساب فرعي تحت بند المصروفات أو الإيرادات بالدليل المحاسبي وربط هذا الحساب بمركز تكلفة معين أو عدة مراكز.

للقيام بذلك ندخل أولاً إلى دليل حسابات الشركة من خلال الذهاب إلى قائمة “المالية” ثم الضفط على “دليل الحسابات”

Untitled-10 copy 1

الأن عند استعراض أي حساب فرعي بدليل الحسابات، يمكن الضغط على السهم على اليسار وسنجد خيار خاص بـ “تعيين مركز تكلفة”

Untitled-10 copy

عند الضغط عليه ننتقل إلى الصفحة الخاصة بتحديد مراكز التكلفة التي سيتم ربطها بهذا الحساب مع تحديد النسبة أو المبلغ الخاص بكل مركز، ويمكن كما ذكرنا إضافة عدة مراكز من خلال الضغط على “إضافة سطر” وتعيين مركز أخر

Untitled-11 copy

الأن عند الرجوع إلى صفحة إضافة المصروف أو الإيراد، وبمجرد تغيير الحساب الفرعي وإختيار أحد الحسابات التي تم ربطها بمراكز التكلفة، ستظهر المراكز التي تم تعيينها مباشرة مع النسب التي تم حفظها في الخطوة السابقة

Untitled-12 copy

بقي الأن استعراض ميزة التقارير الخاصة بمراكز التكلفة. فبرنامج دفترة يتيح مجموعة من التقارير التي تعرض كافة مراكز التكلفة الرئيسية والفرعية وأيضاً تقارير خاصة بمراكز التكلفة المرتبطة بحسابات الشركة ومع مجموعة أدوات فلترة تجعل من عملية العرض واستخراج البيانات أكثر دقة وسهولة.

يتم الوصول إلى التقارير من خلال الذهاب إلى الصفحة الخاصة بإدارة مرااكز التكلفة والضغط على السهم بجوار زر “إدارة مراكز التكلفة”

Untitled-13 copy

يمكن للتقرير عرض مراكز التكلفة الرئيسية والفرعية والرصيد الخاص بكل مركز تكلفة من مدين ودائن مع تفصيل لل العمليات الخاصة بالمصروفات والإيرادات التي أعتمدت بالحساب

FireShot Capture 1 - حركات مراكز التكل_ - https___mynewcompany.daftra.com_owner_reports_cost_centers copy

برنامج كامل لإدارة الحسابات والمبيعات

سجل مجاناً الآن
أبدأ باستخدام البرنامج