العمل من المنزل

كيف تدير شركتك عن بُعد … الدليل الكامل

سواء كان السبب الرغبة فى العمل من المنزل أو الحصول على جدول زمني أكثر مرونة و وقت فراغ أكبر، يجد العديد من أصحاب الأعمال والمديرين التنفيذيين أن إدارة الأعمال عن بعد أنسب الحلول لشركاتهم.

لكن عزيزي القارئ إدارة شركتك من المنزل بنفس نهج إدارة الشركات التقليدية خطأ كبير.

تتطلب إدارة الأعمال عن بعد نهجًا إداريًا مختلفًا كلياً، نهجًا يعتمد على التواصل الفعال واليقظة.

قد يكون الأمر محبط أن لا يتمكن المدراء من التجول فى شركتهم و متابعة العمليات أولاً بأول و إتخاذ قرارات فورية بناءاً على المعطيات أمامهم. العمل عن بعد يتطلب تخطيطاً جيداً حتى يمكنك متابعة كل حيثيات عملك ولا تسهو عن تفاصيل قد تؤدى الى ضياع عملك.

اتبع هذه النصائح الخمس لتحسين التخطيط والإدارة لبدء نشاط تجاري بعيد عن بُعد أو تحسين العمل الذي تقوم بتشغيله بالفعل.

التواصل  الفعال والمستمر هو القاعدة الأساسية 

تمامًا كما هو الحال في مكان العمل التقليدي ، يعد الاتصال هو الأداة الأكثر أهمية عند العمل عن بعد، ولكن يجب أن يكون أكثر تكرارا و كل اتصال له هدف واضح.

وبالتالي، يجب أن تصبح الاجتماعات هي الحدث المركزي  ليوم جميع الموظفين عند العمل عن بعد. كما أن جميع الاجتماعات تحتاج إلى معنى وهدف واضح حتى تكون أكثر فعالية.

عندما يكون لديك اجتماع عمل ، سواء كان وجهًا لوجه ، أو على Zoom أو في دردشة فيديو جماعية من Google ، يجب أن يكون للاجتماعات خطة عملية، لسبب ما. يجب أن تكون  الإجتماعات مثل  الاجتماع الأسبوعي المنتظم للموظفين نفس الشكل الدقيق و الخطة في كل مرة. يجب أن يكون من السهل  توقع و إدارة الاجتماع من أي من الموظفين.

الاجتماعات اليومية السريعة هي طريقة رائعة للالتقاء وتحديد الأهداف لبقية يوم العمل ، بينما يجب أن تحدد  الاجتماعات الأسبوعية واجتماعات المشاريع الأخرى الأهداف طويلة المدى.

بشكل متوسط يجب أن تقوم الشركات التى تعمل عن بعد ب اجتماعات يومية من خمس إلى 10 دقائق لتحديد الأولويات ،و  من 30 إلى 45 دقيقة اجتماع اسبوعى لتحديد الأهداف  واجتماعات من 15 إلى 30 دقيقة فردية كل أسبوع لمراجعة أداء كل موظف.

على الرغم من أن الأمر قد يبدو مبالغًا فيه ، إلا أنه من خلال اللقاءات المنتظمة وتحديد الأهداف بدقة، يمكنك بسهولة مراقبة الموظفين ، حتى إذا لم تكن في المكتب ، فأنت مطمئنًا أن الجميع في يعمل على هدف ما.

أيضاً سيكون عليك كمدير أن توفر عدد جيد من وسائل الاتصال المباشرة بينك و بين الموظفين مثل البريد الإلكتروني، الرسائل القصيرة والاتصالات التليفونية و برامج المراسلة المباشرة و عليك أن تبذل مجهوداً إضافياً فى متابعة قنوات الأتصال بينك وبين موظفيك..

استخدم التكنولوجيا لصالحك

أصبح العمل عن بُعد أسهل من أي وقت مضى بفضل البرامج والتطبيقات التي تحاكي شعور المكتب دون أن تطأ قدمك أرضه.

بدلاً من عقد المؤتمرات عبر الهاتف فقط ، يمكن للمديرين الآن إجراء محادثة فيديو وجهاً لوجه باستخدام أدوات مثل Slack و Zoom.

من المهم أيضًا بشكل خاص وجود نوع من نظام مشاركة الملفات في مكان يسمح للموظفين بالاحتفاظ بالمستندات في مكان حيث يمكن للجميع الوصول إليها ، على سبيل المثال من خلال محرر مستندات Google أو خدمة أخرى مستندة على الإنترنت والتي تسمح لعدة موظفين باستخدامها في وقت واحد.

تتبع موظفيك من خلال البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية أمر مسلم به. لكن يجب على المديرين أيضًا تتبع تقدمهم في تحقيق الأهداف ، والتي يمكن القيام بها بسهولة باستخدام برامج إدارة المشاريع القائمة على الويب مثل Asana أو برنامج CRM حيث يمكن للموظفين تسجيل جميع المكالمات و المبيعات والعملاء المحتملين مثل برنامج دفترة لإدارة علاقات العملاء.

يمكن أيضًا تحسين الاتصال الداخلي من خلال برامج الدردشة الداخلية أو الشبكات الاجتماعية ، مثل Yammer أو Google أو Slack حيث يمكنك  إنشاء أي عدد من المجموعات الخاصة أو المجموعات العامة أو كل ما تحتاج إلى القيام به داخل المنظمة ، حتى تتمكن من التواصل سواء كان الأمر يتعلق بمشروع أو قسم غالبًا ما يكون أسهل من البريد الإلكتروني.

لا توظف إلا الكفاءات المناسبة للعمل عن بعد

العمل عن بعد  لا يناسب الجميع ، ولهذا السبب يجب أن يتم التوظيف بعناية كبيرة لضمان فهم الموظفين لمتطلبات مكان العمل – والازدهار فيه.

يجل التركيز أولاً وقبل كل شيء على توظيف الأشخاص الذين يشتركون في نفس قيم الشركة. دائماً وظف  أشخاصًا يستطيعون تحفيز نفسك بإستمرار و مستعدين لأخذ زمام المبادرة. من المهم دائمًا أن توظف  الشخص الذى يمتلك ثقافة وسلوك إيجابي، المصل الإنجليزى يقول Hire for attitude and train for skills  خاصة إذا كنت توظف عن بعد. 

ابحث عن الموظفين الذين أثبتوا قدرتهم على القيام بالمهام المتعددة ، والعمل بدون الكثير من الإشراف وحل المشكلات عندما لا يكون المشرفون موجودين.

بمجرد أن يكون لديك الفريق المناسب ، ضع القواعد الأساسية في مكانها إما لكيفية سير العمل مع قائد عن بعد أو كيف سيخلق الموظفون بيئة عمل مناسبة – خالية من التشتت والالتزامات الأخرى – في المنزل.

المدير عليه التزام بفهم بيئة العمل التي يعمل فيها الموظفين … حتى  تعرف كيف تصل إليهم وكيف يقومون بالعمل كما ستكون بحاجة إلى إعداد التوقعات الصحيحة لوسائل الاتصال والتوقيت و سرعة ووتيرة العمل

تحقق من وقت لآخر

هناك مزحة غربية مفادها أنه ليس هناك ما هو أسوأ من المدير الشبيه بطائر النورس الذي يطير ويصدر الكثير من الضجيج ويحتقر كل شيء  ثم يطير بعيدًا.

لكي تكون مديرًا جيدًا عن بُعد ، فهذا بالضبط ما لا يجب عليك فعله. ولكن هذا لا يعني أنه لا يجب عليك زيارة موظفيك من وقت لآخر ، وأحيانًا بشكل غير متوقع. إنها طريقة قيّمة لضمان سير كل شيء بسلاسة.

تمامًا كما تفعل في الاجتماعات ، تأكد من أن أي زيارات للموظفين أو مكان العمل لها غرض وخطة لما سيتم إنجازه وكيف سيتم إجراء الزيارة. حيث ينبغي جدولة الزيارات دائمًا تقريبًا، حتى لا تزعج موظفيك أو ترهقهم بالتواصل الدائم.

عليك أن تكون حساسًا بشأن ما إذا كنت ستقاطع سير عمل أي شخص آخر. قم بجدولة الإجتماعات مع الموظفين حتى يستعدو جيداً وتعلم أنهم جاهزين للاجتماع  ولا تقاطع أي مهام لهم.

حاول ان تقوم ببعض النشاطات الجماعية و التى تجعل الفريق يشعر وكأنه عائلة ، مما يساعد بدوره على البقاء على اتصال والتعاون بشكل سلس. ، حاول استخدام الأنشطة التي تخرجك من بيئة العمل  وتساعد على تعرف على  الموظفين بعضهم البعض.

على عكس المديرين القريبين من موظفيهم ، فإن كونك مشرفًا عن بعد يتطلب انضباطًا هائلاً ، مع الكثير من التواصل عبر البريد الإلكتروني والهاتف وحل المشكلات المستمر. ولكن في كثير من الأحيان ، يجبر كل هذا المشرفين على إدارة شركاتهم بشكل أكثر كفاءة وإنتاجية. إن أفضل شيء يمكنك القيام به في الأعمال البعيدة ، مثل أي عمل آخر ، هو تحديد ما تريده ، كمدير ، أن يحدث مع الشركة ، ثم جعل وصول موظفيك إلى تلك النتيجة أمرًا سهلاً قدر الإمكان.

وظيفتك هي مساعدة الآخرين على القيام بعملهم بشكل أفضل لذا عليك تحديد أفضل الوسائل لمساعدتهم.

إستخدم برنامج لإدارة حسابات شركتك عبر الإنترنت 

إذا كانت شركتك تحتوى على الكثير من المبيعات والمشتريات والمخازن بما يتضمنها من الكثير من العمليات ستحتاج الى مراقبة كل هذه العمليات عن كثب لذلك استخدام برنامج لأدارة حسابات شركتك عبر الإنترنت هو الوسيلة الأمثلة لتقوم بذلك و أنت ببيتك 

برنامج مثل دفترة يًعطيك القدرة على القيام بكل هذه المهام من منزلك كما يمكنك التعاون مع المحاسبين و فريق المبيعات و المخازن بشكل مباشر لتكون على إطلاع أولاً بأول على أداء شركتك دون الحاجة لزيارة الشركة