شرح طريقة إنشاء سند صرف

شرح طريقة إنشاء سند صرف

 

ما هو سند الصرف؟

سندات الصرف علي اوراق مالية لها قيمة محددة وهي أحد اوعية الاستثمار وفي أغلب الأحيان السند هو إعلان من مالك السند وهو الدائن إلى الجهة المصدرة للسند سواء كانت جهة حكومية أو قطاع الشركات أو مؤسسة أو حتى مشروع استثماري ويستخدم سند الصرف في حالة الصرف النقدي أو إصدار الشيكات من المؤسسة سواء كان الصرف بغرض الشراء أو حتى تسديد الذمة المالية أو لاعطاء سلفة أو غير ذلك من الإجراءات  المالية وينبغي أن يتكون سند الصرف من ثلاث نسخ تقدم الأولى للطرف المدفوع له المبلغ والنسخة الثانية ترفق مع الملفات والنسخة الثالثة تدرج في الدفتر وتكون بمثابة نسخة احتياطية، يدخل مع سندات اخرى مثل سند القبض و سند الاستلام النقدي يتضح الفرق بين كل منهم في ما يلي:

 

سند القبض: هو مستند يتم إصداره من خلال صاحب الحق في اعتماد صرف مبلغ نقدي محدد من خزينة المؤسسة أو باسلوب آخر لصاحب الحق في الصرف سواء كان مدين للمؤسسة عن اعمال قدمها أو تنفيذ خدمة أو موظف يعمل في المؤسسة ويستحق صرف مبلغ محدد نتيجة المهام المكلف بها.

 

سند الاستلام النقدي: وهو المستند الذي يتم تقديمه من خلال القائمين على خزينة المؤسسة ويوقع بالاستلام من خلال المسؤول بعد استلام المبلغ النقدي.

 

سند الصرف له خصائص محددة ينبغي أن تتوافر لضمان استكمال الاجراء المحاسبية بشكل صحيح وهذا ما يوفره تطبيق دفترة في الخطوة القادمة نوضح هذه الخصائص وكيفية استخدامها لإنشاء سند صرف بشكل يغطي الاحتياجات المحاسبية والبيانات الواجب توافرها في سند الصرف.

بعد الدخول على حسابك على تطبيق دفترة إضغط على “المالية” من القائمة الرئيسية إختر من القائمة “المصروفات” ثم  إضغط على “سند صرف” كما هو موضح في الصورة التالية:

انشاء سند الصرف 1

 

يظهر سند الصرف بشكل الموضح في الصورة، ثم يتم تعبئة البيانات المطلوبة في سند الصرف في حالة الرغبة في إدراج صورة من إيصال يمكنك تحميل الصورة من الجهاز بالضغط على كلمة “upload” أو سحب الصورة وإدراجها على المكان المخصص

ثم نقوم بالضغط على “حفظ” لحفظ وإصدار سند الصرف بعد اكتمال البيانات المطلوبة

image2

 

يتكون إذن الصرف من مجموعة عناصر وهي (المبلغ – الوصف – رقم الكود – التاريخ – التصنيف – الخزينة – الحساب الفرعي)، نقوم بتعبئة البيانات المطلوبة بالشكل التالي:

المبلغ: نقوم بتحديد العملة المستخدمة في سند الصرف المراد تسجيله وندخل قيمة المبلغ بالأرقام.

الوصف: ندخل في هذا الجز الملاحظات والاضافات الارشادية التي تعبر عن سند الصرف.

رقم الكود: المقصود برقم الكود هو الرقم المسلسل الذي يميز سند الصرف بالإضافة إلى ذلك يمكن تغيير الرقم والتحكم في شكل تسلسل الأرقام الخاصة بسندات الصرف.

التاريخ: نحدد من خلال هذا الاختيار التاريخ المطلوب لإصدار سند الصرف.

إرفاق صورة من الإيصال: تطبيق دفترة يوفر طريقة سهلة لإدراج صورة من الإيصالات من خلال استخدام خاصية إرفاق صورة من الايصال سواء التصوير من خلال الماسح الضوئي أو من خلال التصوير بالهاتف الجوال.

البائع: في هذا الجزء نقوم بكتابة اسم البائع الذي سوف يتم ذكره في سند الصرف.

التصنيف: يستخدم التصنيف لتوضيح نوع مستند الصرف وذلك من خلال كتابة اسم التصنيف أو اختيار من التصنيفات التي يوفرها تطبيق دفترة بناءً على مجال الشركة الذي يتم تحديده عند بداية التسجيل على التطبيق.

الخزينة: نقوم بتحديد الخزينة أو الحساب البنكي الذي سوف يتم الصرف منه، وتظهر خيارات الخزينة عند اضافة أكثر من خزينة أو حساب بنكي في تطبيق دفترة.

الحساب الفرعي: من خلال هذه الخاصية يمكن اعادة توجيه الطرف المدين للمصروف من خلال تحديد الحساب المطلوب من القائمة مع ملاحظة في حال لم يتم اختيار الحساب الفرعي يقوم النظام بتوجيه المصروف إلى حساب “مصروفات أخرى”.

توجد بعض الخصائص الإضافية مثل “اضافة ضرائب” وذلك لتعيين ضريبة سند الصرف إن وجد، وكذلك اختيار “تعيين مركز التكلفة” وذلك لربط كافة المصروفات أو جزء منها مع أحد مراكز التكلفة بالحساب، ويوجد اختيار “متكرر” ويستخدم لضبط اعدادات تكرار مبلغ سند الصرف، كما يمكن اختيار متعدد لإضافة أكثر من حساب يخص المصروف المحدد في سند الصرف.

بعد الضغط على الحفظ والطباعة تظهر بالشكل النهائية من سند الصرف كما يتضح لنا في الصورة التالية، مع القدرة على الطباعة أو الحفظ بصيغة PDF أو ارسال السند من خلال البريد الإلكتروني.

صورة طباعة سند الصرف

بعد أن وضحنا كيف يمكن استخدام تطبيق دفترة لإنشاء سند الصرف، نرفق ملف نموذج سند صرف لتحميل النموذج اضغط على الرابط التالي

نموذج سند صرف جاهز للتعديل والطباعة