اجتماع عن بعد

كيف تحضر اجتماعات شركتك عن بعد

الإجتماعات الرسمية و العملية دائماً ما تحمل الكثير من الأهمية سواء للعمل أو الموظف حيث يتم مناقشة أهداف الشركة وخطوات العمل كما أيضاً هي فرصة للموظفين ليتركوا إنطباع جيد لدى رؤسائهم و مع تحول معظم الإجتماعات عبر الأنترنت عليك اتباع النصائح التالية حتى تصل للاستفادة القصوى منها دون تضييع وقت العمل أو الانحراف عن أهداف الاجتماع الرئيسية.

ارتد ملابس رسمية للعمل

على مظهرك أن يبدو بشكل إحترافي و أرتد زى العمل بالكامل و تأكد من أن مظهرك ملائم لحضور الإجتماع. على الأقل اهتم بالجزء الأعلى فهو ما يظهر على الكاميرا  أم بالنسبة للجزء الأسفل فارتد ملابس مريحة.

تأكد من أن برمجيات الاتصال تعمل بسلاسة

تأكد من أن اتصال الأنترنت يعمل بسلاسة وجهاز اتصال بديل اذا انقطع الاتصال الأساسي و تأكد أن السماعة و المايكروفون يعملون جيداً أيضاً. لن تريد أن تعطل الإجتماع أو تأخره بسبب عطل مفاجئ فى لأدواتك.

ضع جدول أعمال.

قبل الإجتماع ب 24 ساعه جهز أهداف الاجتماع و نقاط الحوار المختلفة و النتائج المرجوة من الاجتماع و شاركها مع زملائك بهذه الطريقة ، سيتمكن زملائك في الفريق من الاستعداد وطلب أي توضيح إذا كانت هناك أشياء لا تزال غير واضحة لهم.

التزم بالوقت المخصص بالاجتماع.

انتبه إلى جداول مواعيد الجميع.  إعداد جدول للاجتماع يحقق هذا الهدف بسهولة و لن يستمر الاجتماع وقت فوق الوقت المحدد مسبقاً 

انتبه تمامًا.

كن حاضرا طوال الاجتماع. لا تقم بزيارة مواقع أخرى أو الدردشة مع زملائك الآخرين أثناء الاجتماع. ابقَ جالسًا واجعل تركيزك الكامل علي الاجتماع خصوصاً أثناء تحدث زملائك و رؤسائك. أخذ النقاط اثناء الاجتماع بورقة وقلم سيفيد أيضاً.

اكتم صوت الميكروفون عندما لا تتحدث

يمكن أن يقلل أي ضجيج في الخلفية غير مرغوب فيه نجاح الاجتماع عبر الإنترنت. افتح الميكروفون فقط عندما يكون عليك قول شيء.

أعلن عن وصولك.

إذا تأخرت عن الاجتماع ، فدع فريقك يعلم أنك وصلت. هذا مهم أيضًا إذا كنت تنضم إلى اجتماع لفريق مختلف ولا أحد يعرفك.

ابتعد عن الفوضى المنزلية

ابحث عن مكان هادئ في المنزل لحضور اجتماعك. قم بإيقاف تشغيل صوت التلفزيون أو مشغل الموسيقى حتى تتمكن من التركيز.

أغلق الباب لتجنب وصول ضيوف غير مدعوين إلى الاجتماع مثل أطفالك. 

استفد من الخلفيات الافتراضية أيضًا إذا كان تطبيق الاجتماع الخاص بك يدعمها لتحويل منزلك على الفور إلى مساحة نظيفة واحترافية.

اختتم الاجتماع.

قائمة الملاحظات المهمة وبنود العمل الواضحة هي أفضل طريقة لتلخيص اجتماع الفريق المنتج.

خذ وقتك.

يمكن أن يكون الانتقال من الاجتماعات وجهًا لوجه إلى الاجتماعات عبر الإنترنت أمرًاصعباً. البيئة الداعمة والتعاون مع الفريق هي مفتاح مساعدة الجميع على الانتقال بشكل سلس إلى الاجتماعات عبر الإنترنت 

ما هي أفضل برامج الاجتماعات عن بعد ؟

فى الشهرين الماضيين اشتهرت برامج المراسلة و الإجتماعات كثيراً و هذه البرامج أشهرهم: 

  • زووم
  • سكايب
  • جوجل ميتنج
  • سيسكو ويب اكس
  • جو تو ميتنج 

يمكنك تجربة بعضهم لتصل الى البرنامج الأمثل لاحتياجات شركتك. 

هل هناك نصائح يمكنك مشاركتها معنا عبر التعليقات ؟

سجل الان فى برنامج دفترة و أدر حسابات ومبيعات ومخازن شركتك من المنزل و عبر الإنترنت و تعاون مع فريق عملك عبر واجهة مستخدم سهلة و متقدمة.