قد تظن أن برنامج دفترة قدَّم كل ما لديه من مميزات مختلفة وخصائص غير محدودة، ولكننا دائمًا نسعى إلى تخطي توقعاتك. كل الأدوات والتطبيقات يتم اختبارها من قِبَل فريقنا ليتأكد من سلاسة التنفيذ، فإذا واجه أي تعقيد يعمل مباشرة على جعله أسهل. لهذا يُعد فريق تطوير نظام دفترة لإدارة الموارد المؤسسية المستخدم الأول للبرنامج ليضمن تجربة فعالة ومثمرة لعملائنا.
في الربع الأول من عام 2024، حقق دفترة العديد من الخطوات المتقدمة في تطبيقاتها المتنوعة للأعمال. اعرف أهم هذه التحديثات وكيف تفيد عملك. لا تفوت آخر تحديث إذا كنت تعمل بمجال التجارة الإلكترونية، اقرأ المقال إلى النهاية!
تحديثات يناير 2024
في يناير من هذه السنة، وجه فريق دفترة مجهوداته لتطوير تطبيقات المحاسبة والموارد البشرية لأهمية هذين القسمين في كل شركة. وقد أثبتت التحديثات والإضافات الجديدة كفاءتها مع الاستخدام، وهي كالتالي:
1- توفير مزيد من التخصيص للهيكل التنظيمي
عند إضافة مسمى وظيفي جديد، يمكنك الآن أن تحدد القسم الذي يتبعه. عند عرض المسميات الوظيفية، يمكنك أيضًا البحث باستخدام القسم، على أن يكون القسم مضاف مسبقًا من خلال قائمة إدارة الأقسام.
من خلال التقسيم والتصنيف الإضافي، يمكن التعامل مع بيانات الموظفين بسرعة ودقة أكبر، كما تتوفر سهولة أكبر في الوصول إلى بيانات الموظف موضع البحث.
2- عرض قواعد الحضور الخاصة بوردية الموظف
يمكنك الآن اكتشاف نقاط عدم التزام الموظفين بقواعد الحضور الخاصة بالوردية من خلال علامة تبويب قواعد الحضور. فيسهل معرفة أنشطة الموظف المخالفة للوردية مباشرةً.
توجد إمكانية إضافة الإجازات على نظام دفترة والتعديل مع توفير جميع التفاصيل التي ينبغي ذكرها من عدد أيام ونوع الإجازة وغيرها.
يحقق هذا التحديث سهولة أكبر عند صرف الرواتب والعمولات والمستحقات المادية الخاصة بكل موظف، حيث تظهر جميع المخالفات بسهولة وتُحدد الخصومات المتعلقة بكل مخالفة. كما أن التحديثات تزيد من إجراءات استخدام الموظف للنظام تدريجيًا لتصبح إجراءات طلبات الإجازة والأذونات وغيرها مسؤولية الموظف، ويصبح أخصائي الموارد البشرية لديه الفرصة لأداء مهام لها أولوية أكبر من ناحية التخطيط والتحليل والتنفيذ.
3- تصفية تقارير المصروفات وفقًا للحساب
بالإضافة إلى إمكانية تصفية المصروفات من خلال الخزينة أو البائع أو التصنيف أو الخزينة، يمكنك الآن تصفية المصروفات بسهولة أيضًا من خلال الحسابات نفسها.
يوفر هذا التحديث إمكانية تحديد المصروفات الخاصة بكل حساب بسهولة. بهذا يمكن معرفة الناتج الخاص بكل مصروف، فإذا كانت مصروفات حساب محدد أكبر من المعتاد خلال شهر معين، يمكن ملاحظة ذلك بسهولة والعمل على الحد من النفقات بالشهر التالي.
4- تصفية القيود اليومية بواسطة المسؤول عن إعدادها
عنصر آخر جديد أضيف ليسهل عمليات التصفية للقيود اليومية. فيمكنك الآن عرض القيود التي تم إضافتها بواسطة فرد محدد من موظفيك من خلال أضيفت بواسطة. بهذا يمكن مراجعة القيود بطريقة جديدة.
في حالة أن أكثر من محاسب يسجل القيود قد تتواجد أخطاء مقصودة أو غير مقصودة، من خلال هذه الميزة يمكن تحديد مصدر الخطأ بسهولة واتخاذ الإجراءات اللازمة مع المخطئ.
تحديثات فبراير 2024
بالإضافة إلى الموارد البشرية والمحاسبة، ظهر الاهتمام بالمبيعات. وكان الهدف الرئيسي المشترك بين تحديثات هذا الشهر هو مساعدة المستخدمين على إنجاز أعمالهم بالدقة والسرعة المطلوبة. وظهرت التحديثات كالتالي:
1-السلف: قوالب وأساليب جديدة للتصفية ورقم مرجعي لكل سلفة
لأن السلف تقع تحت بند المصروفات إلى أن يتم سدادها بالكامل، ينشأ بشكل تلقائي في السلفة رقم مرجعي للمصروف. كما أصبح من الممكن للمستخدم تصفية السلف من خلال اختيار وسوم محددة. كذلك تم إضافة أكثر من ستة قوالب يمكن طباعتها للسلف.
تنوع شكل القوالب يثري تجربة العميل. كما أن الوسوم توفر الكثير من الوقت وتجعل العثور على السلف غير المسددة أسرع. وبالاحتفاظ بالسلف في شكل مصروفات يمكن تحديد السلف غير المسددة.
2- ربط نقاط البيع بحسابات الخصم وانعكاسه على قيد اليومية
بإعداد فاتورة من خلال إحدى نقاط البيع، في حالة أن حساب العميل من الحسابات المسموح لها بالخصم، ينعكس هذا مباشرة على قيد اليومية.
بهذا التحديث، تصبح مراجعة الفواتير أسهل الخاصة بالخصومات والتي تحمل شارة الخصومات دون غيرها. كما أن هذه الخاصية خطوة جديدة نحو نظام متكامل مدمجة به البيانات، وكل عنصر يؤثر على الآخر.
3- ربط تكلفة المبيعات بجميع الفواتير الصادرة
تم إضافة تكلفة المبيعات إلى فواتير المبيعات والفواتير المرتجعة والإشعارات الدائنة، وبهذا يسهل ربط كل عملية بيع أو استرداد بتكلفتها.
تكلفة المبيعات هي عنصر أساسي في كل عملية بيع. هذه الميزة توفر ربط بين التكلفة وعملية البيع. إذا تم استرداد البيع ينعكس هذا على تكلفة المبيعات.
4- إرسال أكثر من فاتورة إلكترونية إلى هيئة الزكاة بالتوازي
يمكن للمستخدم إرسال أكثر من فاتورة إلكترونية إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية. تطبيق هذه الميزة يؤسس مبدأ الشفافية ويضمن امتثال فواتير الشركة لمبادئ هيئة الزكاة.
5- إضافة أعمدة جديدة إلى تقرير تفاصيل حركات المخزون لكل منتج
تم إضافة ثلاثة أعمدة في تقرير تفاصيل حركات المخزون لكل منتج وهي تضم إجمالي قيمة الحركة وإجمالي السعر وإجمالي المخزون بعد الصرف. إضافة هذه الأعمدة وفَّر المزيد من الوضوح والدقة للمراجعين.
6- إمكانية التصفية بـ “مركز التكلفة”
يمكن الآن تصفية نتائج التقارير باختيار مركز التكلفة المطلوبة، وذلك أصبح مؤخرًا متاح في تقارير الدخل وتقارير الربح والخسارة (المستحق). مع العلم، أنه يمكنك بالتزامن اختيار أكثر من مركز تكلفة. كما أصبح من الممكن تصفية تقارير ميزان المراجعة سواء كان مجاميع وأرصدة أم خاص بالأرصدة فقط. توفر هذه التحديثات المزيد من التخصيص في التقرير المعروض، فيصبح التركيز والدقة من نصيبه.
تحديثات مارس 2024
شهد شهر مارس تطورًا في جميع التطبيقات وغرضها الأساسي تنمية عملك من الداخل وعلى مستوى العلاقات مع الموردين والعملاء والشركاء. فما هي هذه التحديثات؟
1- تصفية تقرير القيود من خلال أوامر الشغل
يمكنك الآن تصفية القيود من خلال أوامر الشغل. تحقيق المزيد من الربط بين كل أمر شغل والقيود المتعلق بعملياته.
2- تصفية تقرير ملخص عمليات المخزون بالتصنيف
التصفية بالتصنيف أصبحت متاحة في تقرير ملخص عمليات المخزون لإظهار نوع المنتجات المطلوب مراجعتها. ينتج عن هذه الميزة تركيز أكبر في المنتجات المعروضة. فيصبح من الممكن متابعة حركات المخزون الخاصة بصنف محدد فقط.
3- عرض المنتجات بالباركود
بالدخول إلى صفحة المنتج بالمخزون، يمكن الآن عرض أكثر من باركود لكل نوع من نفس المنتج. عرض بيانات المنتج في صفحة واحدة يجعل المستخدم على دراية بجميع بالمنتج بمختلف مواصفاته ومنها الباركود.
4- تصفية تقرير المبيعات اليومية للمنتجات بالمخازن
في تقرير المبيعات اليومية للمنتجات، يمكن التصفية بالمخازن النشطة المتاحة وكذلك الموقوفة. كما أصبحت الحقول المخصصة المتعلقة بالفواتير تظهر تلقائيًا في تقرير المبيعات.
أصبح من الممكن الإلمام بجميع الأصناف المتواجدة في المخزون والتعرف على تلك الأصناف التي كانت متداولة في السابق، مما يوفر نظرة شاملة عن المنتجات. كما أن تقارير المبيعات هي نتيجة أساسية للفواتير، فالربط بين حقول الفواتير والبيانات المتواجدة في التقرير يزيد من دقة المعلومات ويساعد المستخدم في تحديد العناصر التي يحتاج إلى عرضها.
5- تعديل الرقم المتسلسل لكل عمليات الدفع
لكل عملية دفع رقم مسلسل ينشأ تلقائيًا، أصبح من الممكن تعديله حتى يمكن بسهولة الرجوع إليها، بغض النظر عن طبيعة الدفع أو السبب سواء كان فاتورة بيع أو دفع قسط أو غيرها.
متابعة عمليات الدفع أصبح أسهل ويمكن التأكد إذا كانت ناجحة أم لا. كما يمكن أن تخص نظام للأرقام المتسلسلة يمكن من خلاله تحديد طريقة الدفع أو تصنيف العميل أو الإيراد.
6- ربط الحسابات البنكية ببرنامج دفترة
يمكن الآن إضافة الحسابات البنكية إلى دفترة وربط بياناتها لتكون جزء من برنامج الـERP. يحقق هذا التحديث توفير المزيد من المتابعة للحسابات البنكية ومعرفة أرصدتها والحركات التي تمت عليها.
7- تكليف علاقات العملاء لأكثر من موظف
صار من السهل تكليف أكثر من موظف لتولي مسؤولية إدارة علاقة شركتك مع العميل من خلال دفترة. إدارة علاقات العملاء تصبح سلسة بتكليف الموظفين المناسبين لتولي مسؤولية العملاء حسب تصنيفهم أو المرحلة المتواجدين بها من رحلة شرائهم.
8- تنوع عرض تقارير عقود الموظفين
يمكن الآن عرض تقارير عقود الموظفين والتي تقع تحت بند تقارير الرواتب. كما تتواجد أدوات للتصفية تتعامل مع نوع التعاقد وغيرها من الخيارات الأخرى. يسمح لك التقرير بعرض العقود خلال فترات زمنية محددة من خلال تحديد نطاق زمني لبداية التعاقد ونطاق زمني لنهايته، وبذلك يمكن معرفة العقود الموشكة على الانتهاء.
9- توفير المخزون المتاح والمخزون الفعلي
خيار جديد “المخزون المتاح Available Stock” يتم تطبيقه على إعدادات المخزون ويصلح لعدة حالات. مثلًا، عند إعداد فواتير مبيعات من نقاط بيع أو من ضمن المهام المكتبية، وفي حالة تفعيل الأذون المخزنية، رغم هذا لم يستلم المسؤول عن المخزن الإذن المخزني لصرف المنتج. بمعنى آخر، تم البيع ولم يتم صرف المنتج بعد. من خلال هذا الخيار يظهر على النظام المتبقي من المخزون ويتم تجنيب الكمية التي تم بيعها ولم تصرف بعد. يحقق هذا التحديث توفير معلومات أدق عن المخزون المتبقي والمتاح لكل عملية بيع غير تامة أو مُعلقة.
10- توفير خيارات متقدمة لإدارة القيود اليومية
يمكنك الآن حذف أكثر من قيد بنفس الوقت. أصبح من الممكن إضافة العلامات لكل قيد. بتفعيل خاصية إضافة العلامات، يمكنك إضافة تصنيف آخر للقيود اليومية. ينتج عن هذا التحديث سهولة أكبر في إدارة وتنظيم القيود اليومية.
11- سهولة أكبر في اختيار عملات الفواتير
يمكنك الآن اختيار العملات في الفواتير بسهولة بدلًا من اختيار العملة من القائمة المنسدلة تستطيع إدخال الكلمة المفتاحية وتظهر اقتراحات العملات المتوفرة. إدارة أفضل وأسهل للعملات.
12- حفظ سندات القبض وسندات الصرف كمسودات
إمكانية حفظ سند الصرف أو سند القبض كمسودة قابلة للتعديل، مما يعني مرونة أكبر في إدارة السندات دون الحاجة إلى تعديل أو حذف سند منشور.
13- إضافة ضريبة الشحن إلى جانب مصاريفها بفواتير الشراء
أصبح متاح الآن إضافة ضريبة الشحن إلى جانب مصاريفها. هذه الإضافة تهدف إلى خدمة جميع الدول بمختلف قوانينها المحلية المطبقة. فعلى سبيل المثال، يتم تطبيق ضريبة القيمة المضافة بنسبة 15٪ على الشحنات التي تصل إلى السعودية وفقًا لقوانين الضريبة في المملكة العربية السعودية.
14- مجموعات البنود لمتغيرات المنتج الواحد
إضافة أكثر من شكل أو لون أو مقاس للمنتج الواحد صار متاح على دفترة في شكل مجموعات بنود. البند هو منتج ثابت مع وجود متغير واحد من صفاته. التحديث هو إدارة أسرع للمنتجات. فكل منتج له عناصر متغيرة يمكن عرض بياناته الآن من خلال تبويب Item Group.
15- توفير إدارة ذاتية لطلبات الموظفين
كل نوع طلب يعده الموظف يمكن أن يصبح له حقوله الإضافية الخاصة. فعلى سبيل المثال، طلب الإجازة حقوله تختلف عن طلب إذن بالانصراف المبكر وغيرها. تحديث يعبر عن درجة أعلى من المرونة تسهل إعداد طلبات متكاملة بها البيانات التي يحتاجها الفرد المسؤول لقبول أو رفض الطلب.
16- تسهيل طلبات الانصراف والإجازة
من خلال تطبيقات الانصراف والإجازات، أصبح من اليسير بالنسبة للموظف والمسؤول عن صرف الإجازة إجراء طلب الإجازة وتحديد الأيام والتفاعل معها من صفحة واحدة. بمجرد قبول الفرد المسؤول الطلب، يظهر تلقائيًا على النظام إذن انصراف لأيام الإجازات المذكورة في الطلب.
17- إدارة الفروع وإمكانية عرض طلبات الموظفين للفرع الواحد
إمكانية عرض أنشطة الموظفين في الفرع التابع للفرع الأساسي التي لديك سماحية به. يتضمن هذا الحضور ومختلف أنواع الطلبات. هذه السماحية تعطي مزيد من الشفافية بين أفراد الفرع الواحد.
18- ربط مصدر الطلب بنقاط البيع للحصول على دورة بيع مترابطة
يمكن الآن تحديد مصدر الطلب. فإذا كان المطعم عبارة عن مجموعة من الطاولات، كل طاولة تحمل رقم محدد ولها طلباتها الخاصة. كما يمكن أن يصبح مصدر الطلب رقم غرفة إذا كان مجال العمل فندقي. وغيرها من المصادر. ربط الطلبات بمصدرها يضفي المزيد من الانسيابية في المراجعة وإصدار الفواتير فيما بعد. فتحمل جميع الوثائق المالية رقم الغرفة/ الطاولة / الساحة وغيرها.
19- تخصيص أكبر عند تسجيل حساب جديد
مع اختيار المسمى الوظيفي للمستخدم، يظهر تطبيق المناسب مع نظام دفترة. فإذا اخترت أخصائي موارد بشرية، سيظهر تطبيق إدارة الموارد البشرية بالكامل. في حالة اختيار مسمى وظيفي محاسب، يصبح تطبيق المحاسبة ضمن برنامج إدارة الموارد المؤسسية. يعني هذا توفير المزيد من التخصيص، ليظهر نظام يتفاعل مع المستخدم حسب احتياجاته.
20- إمكانية تغيير فاتورة المبيعات إلى فاتورة شراء والعكس
تحديث جديد هدفه تحويل فاتورة البيع الخاصة بشركتك لتصبح فاتورة شراء من ناحية أحد عملائك ممن يمثلون شركة أخرى. هو ربط جميع بيانات وأنشطة الشركات بتطبيقات دفترة. بهذا تصبح البيانات لها مسجلة لدى أكثر من طرف، مما يوفر قاعدة بيانات متكامل يمكن متابعتها.
21- إضافة سند الخصم إلى فاتورة المبيعات
هي إضافة جديدة إلى فواتير المبيعات، يمكن من خلالها إضافة قيمة الفاتورة بتحديد مبلغ غير مسدد من قبل العميل يحمل عليه. ينعكس هذا على القيود أيضًا. التفاعل مع جميع الحالات الواقعية للبيع والشراء والتي تحدث بين الشركات وعملائها.
22- سند الخصم لفاتورة المشتريات وسند الائتمان لفاتورة المبيعات
يعمل سند الخصم معاملة المرتجع بالنسبة لفواتير المشتريات. فمثلًا، دفعت الشركة 10,000 دولار لشركة أخرى، بعد ذلك قررت إلغاء جزء من مشترياتها قدره ألف دولار. في هذه الحالة، ينشأ سند خصم قيمته 1,000 دولار. نفس الحالة، مع سند الائتمان، والذي يقلل من قيمة الفاتورة المبيعات التي يستلمها العميل. يشمل السند وصف وسعر وليس له علاقة بأية كميات. توفر هذه الميزة المزيد من المرونة في التفاعل المعاملات التجارية. فيتفاعل دفترة مع جميع حالات البيع والشراء.
23- قوالب البريد الإلكتروني متضمنة المستندات المحاسبية
أصبح الآن من الممكن أن تستخدم قوالب متضمنة لسندات الخصم لفواتير المبيعات بالإضافة إلى أوامر البيع وفواتير مرتجعة وسندات الائتمان والخصم للمشتريات.
دفترة يمكنك من إرسال الفواتير إلى العملاء واستقبال فواتير الموردين عبر البريد الإلكتروني. لتحقيق التكامل ويصبح النظام شامل لجميع وظائف البيع والشراء كان لابد من وجود هذه السندات والفواتر في قوالب البريد الإلكتروني.
24- تحويل عرض السعر إلى أمر البيع
يمكن تحويل عرض السعر إلى أمر بيع من خلال التحديث الجديد. بعدها تستطيع تحويل الأمر إلى فاتورة مبيعات. يدعم هذا التحديث التدقيق المحاسبي بطريقة غير مباشرة. فأمر الشراء هو وثيقة داخلية يمكن متابعتها وتحويلها إلى فاتورة عند التأكيد.
25- تنظيم طلبات حركة المخزون
هو تحديث جديد يمكن من خلاله الفرد المسؤول عن خط الإنتاج تخطيط الحركة المقبلة ليتأكد من استمرارية العمل دون أية أعطال أو تضييع للوقت.
يخدم هذا التحديث مجالات الصناعة. حيث يحتاج مهندس الإنتاج المسؤول إلى إجراء إذن تحويل أو حركة مخزون للحصول على المواد التي يحتاجها في المرحلة الحالية للإنتاج. يطلب من خلاله نقل المواد من مخزن إلى آخر أو يطلب إذن إضافة أو غيرها من الحركات. تساهم هذه الإضافة في ضمان سلاسة عملية التشغيل، وإرسال واستقبال طلبات حركة المخزون والتي يحتاجها العمل.
26- الربط مع بوابة الدفع الإلكتروني تمارا
من خلال هذا التحديث، يمكن لعملائك دفع مستحقات المشتريات أونلاين من خلال تمارا. بوابات الدفع الإلكتروني تضيف إلى دفترة مزيد من الخيارات أمام العميل. مع تنوع خيارات الدفع، تجذب عدد عملاء أكبر يؤدون عمليات شراء مكتملة.
الخاتمة
في هذا المقال تناولنا، أهم المميزات والخصائص التي أضافها برنامج دفترة لخدمة مستخدميه وتوفير تجربة أفضل تجعل النظام جزء من البنية الأساسية لشركتك. شارك المقال مع زملائك وشركائك من مستخدمي دفترة. انتظر تحديثات تهمك في الربع الثاني!
