لا تجعل نفاد المخزون يعطل عروضك: أدر مخزونك بذكاء مع دفترة

قد تنجح عروضك أكثر مما كنت تتوقع، وتنجح حملتك في جذب عدد كبير من العملاء، ثم تخسر جزءًا من هذه الفرصة لسبب بسيط: المنتج الذي يبحث عنه العميل لم يعد متوفرًا.

في مواسم العروض، لا ينتظر العميل طويلًا حتى تعيد توفير المنتج؛ فالمنافسون يقدمون عروضهم في الوقت نفسه، والانتقال إلى متجر آخر لا يحتاج سوى بضع نقرات. وهنا لا يعني نفاد المخزون خسارة عملية بيع واحدة فقط، بل قد يعني خسارة عميل جديد دفعت تكلفة إعلانية للوصول إليه.

هذا السلوك لا يقتصر على سوق بعينه. ففي استطلاع أجرته شركة McKinsey على مستهلكين في الولايات المتحدة عام 2021، أفاد 39% ممن واجهوا نفاد منتج بأنهم انتقلوا إلى علامة تجارية أخرى، بينما توجه 32% إلى متجر آخر. وحتى مع اختلاف السوق وتاريخ الدراسة، فإنها تكشف حقيقة واحدة: لا يمكن الاعتماد على أن العميل سينتظر حتى يعود المنتج إلى المخزون.

لذلك سنناقش اليوم كيف تحمي متجرك من هذا الخطر خلال عروض اليوم الوطني، بدءًا من فهم أسباب ازدياد خطر نفاد المخزون في هذه الفترة، مرورًا بكيفية تحليل مبيعات المواسم السابقة، وتصنيف منتجاتك قبل إطلاق الحملة، وحساب نقطة إعادة الطلب، وصولًا إلى خطوات تجهيز المخزون قبل العروض ومتابعته أثناءها، وما يجب فعله بعد انتهائها، وكيف يساعدك دفترة في تفادي هذه المشكلة من الأساس.

لماذا يزداد خطر نفاد المخزون خلال عروض اليوم الوطني؟

في الأيام العادية، تستطيع الاعتماد بدرجة معقولة على متوسط المبيعات المعتاد. لكن إطلاق خصم قوي أو حملة إعلانية واسعة قد يغيّر الطلب خلال ساعات، خاصة إذا كان العرض على منتج مطلوب أو كانت مدته قصيرة.

وقد يرتفع خطر نفاد المخزون خلال الحملة نتيجة عدة عوامل:

• تركز عدد كبير من الطلبات في مدة قصيرة.
• زيادة الطلب على بعض المنتجات دون غيرها.
• عدم احتساب أثر الخصم في سرعة بيع المنتج.
• تأخر المورد عن موعد التسليم المتوقع.
• توزيع الكميات بطريقة غير مناسبة بين الفروع والمستودعات.
• عدم تحديث المخزون بعد المبيعات والمرتجعات والتحويلات.
• وجود فرق بين الكمية المسجلة والكمية الفعلية داخل المستودع.
• استمرار الإعلان عن منتج اقترب مخزونه من النفاد.
• بيع المنتج من أكثر من قناة دون وجود رؤية موحدة للكميات.

وتزداد المشكلة عندما يُدار المخزون من ملفات منفصلة. فقد يظهر في أحد الملفات أن المنتج متوفر، بينما تكون الكمية الفعلية قد بيعت في فرع آخر أو خُصصت لطلبات لم تُحدّث بعد.

لهذا لا ينبغي أن يكون السؤال: «كم قطعة لدينا الآن؟» فقط، بل يجب أن تسأل أيضًا:

• ما سرعة بيع هذه القطع؟
• كم يومًا ستكفينا الكمية الحالية؟
• متى تصل الشحنة التالية؟
• هل الكمية موجودة في المستودع الذي يحتاج إليها فعلًا؟
• ما الإجراء الذي سنتخذه إذا زاد الطلب عن المتوقع؟

ابدأ بتحليل مبيعات المواسم السابقة

أفضل نقطة تبدأ منها ليست توقعات الفريق أو شعوره بأن منتجًا معينًا سيحقق مبيعات مرتفعة، وإنما البيانات الفعلية.

راجع مبيعات اليوم الوطني السابق، أو أقرب موسم عروض يشبه حملتك الحالية، وحدد المنتجات التي شهدت أكبر ارتفاع في عدد الوحدات المباعة. ولا تكتفِ بمراجعة إجمالي قيمة المبيعات؛ فقد يحقق منتج مرتفع السعر إيرادات كبيرة رغم بيع عدد محدود من وحداته، بينما ينفد منتج منخفض السعر بسبب ارتفاع الكمية المطلوبة منه.

ركز على البيانات التالية:

• عدد القطع المباعة من كل منتج.
• متوسط المبيعات اليومية.
• أعلى كمية بيعت خلال يوم واحد.
• الأيام والساعات التي بلغ فيها الطلب ذروته.
• أداء المنتج في كل فرع أو قناة بيع.
• نسبة الزيادة خلال العرض مقارنة بالأيام العادية.
• عدد المرتجعات والإلغاءات.
• المنتجات التي نفدت قبل انتهاء الحملة.
• المنتجات التي بقيت منها كميات كبيرة بعد انتهائها.

وإذا لم تكن لديك بيانات من مواسم سابقة، يمكنك الاعتماد مؤقتًا على مبيعات الأسابيع الأخيرة، وأداء المنتجات في حملات مشابهة، وتوقعات فريق التسويق، والمدة التي يحتاج إليها المورد. لكن ابدأ بكميات مدروسة، ونسّق مع المورد على إمكانية التوريد السريع إذا زاد الطلب.

ومن خلال تقرير المبيعات الشهرية للمنتجات في دفترة، تستطيع الرجوع إلى المبيعات المسجلة وتحليل أداء المنتجات بدلًا من بناء خطة المخزون على التوقع وحده.

صنّف منتجاتك قبل إطلاق الحملة

ليست جميع المنتجات متساوية في أهميتها للحملة. بعضها سيظهر في الإعلانات ويجذب العملاء، وبعضها سيباع كمنتج مكمل، بينما قد تكون لديك منتجات راكدة تريد تحريكها من خلال العرض.

لذلك يمكنك تقسيم المنتجات إلى ثلاث فئات عملية:

المنتجات الرئيسية في الحملة

وهي المنتجات التي تركز عليها الإعلانات أو تتوقع أن تستحوذ على النصيب الأكبر من الطلب. تحتاج هذه المنتجات إلى متابعة مستمرة ومخزون أمان مناسب؛ لأن نفادها قد يؤثر في الحملة بأكملها.

المنتجات المكملة

وهي المنتجات التي يضيفها العميل عادةً إلى طلبه بجانب المنتج الرئيسي. وقد لا تكون محور الإعلان، لكنها تساعدك على رفع متوسط قيمة الفاتورة وتحسين ربحية الطلب.

إذا كنت تقدم عرضًا على جوال مثلًا، فقد تكون الشواحن والأغطية وواقيات الشاشة من المنتجات المكملة التي يجب التأكد من توافرها.

المنتجات بطيئة الحركة

وهي المنتجات التي لم تحقق مبيعات جيدة خلال الفترات السابقة أو بقيت في المخزون مدة طويلة. يمكن إدخالها في باقات مع منتجات مطلوبة أو تقديم عرض مدروس عليها، بدلًا من زيادة مخزونك منها دون حاجة.

وعند تصنيف المنتجات، لا تعتمد على عدد المبيعات وحده. راجع أيضًا:

• هامش ربح المنتج.
• مدة التوريد.
• ثبات المورد في مواعيده.
• تكلفة تخزين المنتج.
• مدة الصلاحية إن وجدت.
• سهولة توفير بديل له.
• أهمية المنتج في الإعلان.
• الكمية المتاحة في كل فرع.

قد يكون لديك منتج متوسط المبيعات لكنه يحتاج إلى ثلاثة أسابيع لإعادة توريده. هذا المنتج يستحق متابعة أقرب من منتج أعلى مبيعًا يستطيع المورد توفيره خلال يومين.

كيف تحسب نقطة إعادة الطلب؟

نقطة إعادة الطلب هي المستوى الذي يجب عنده أن تبدأ بإجراءات التوريد، بحيث تصل الكمية الجديدة قبل أن ينفد ما لديك من مخزون.

وهي لا تعني أن تنتظر حتى يتبقى لديك عدد قليل من الوحدات. فإذا كان المورد يحتاج خمسة أيام لتوصيل الشحنة، يجب أن يبقى لديك مخزون يكفي لتغطية المبيعات المتوقعة خلال هذه الأيام، إضافة إلى كمية احتياطية تحسبًا لزيادة الطلب أو تأخر المورد.

وتُحسب نقطة إعادة الطلب بمعادلة بسيطة:

نقطة إعادة الطلب = متوسط الطلب اليومي × مدة التوريد بالأيام + مخزون الأمان

وهي تعتمد على العناصر نفسها التي تُبنى عليها أنظمة إدارة المخزون: معدل الطلب اليومي، ومدة التوريد، ومخزون الأمان.

لنأخذ مثالًا على أحد منتجات العرض:

• الطلب المتوقع خلال الحملة: 30 قطعة يوميًا.
• مدة التوريد من المورد: 4 أيام.
• مخزون الأمان: 40 قطعة.

تكون نقطة إعادة الطلب: 30 × 4 + 40 = 160 قطعة.

بمعنى أنه بمجرد أن يقترب رصيد المنتج من 160 قطعة، عليك البدء بإجراءات التوريد فورًا. فالــــ ـ120 قطعة الأولى تغطي الطلب المتوقع خلال أيام التوريد الأربعة، بينما تمثل الــــ 40 قطعة المتبقية مخزون أمان يحميك من أي زيادة مفاجئة في الطلب أو تأخير من المورد.

ومن المهم أن تفرّق بين نقطة إعادة الطلب وكمية الشراء؛ فنقطة إعادة الطلب تحدد فقط توقيت إصدار الطلب، أما الكمية التي ستطلبها فعليًا فتتحدد بناءً على عوامل أخرى: احتياجات بقية الحملة، والمخزون الحالي، والكميات المنتظر وصولها، والمدة المتبقية من العرض.

كيف تحدد مخزون الأمان؟

لا توجد نسبة واحدة تناسب جميع المنتجات. فمخزون الأمان يجب أن يرتفع عندما:

• يتغير الطلب بصورة كبيرة من يوم إلى آخر.
• تكون مدة التوريد طويلة.
• يتكرر تأخر المورد.
• يكون المنتج أساسيًا في الحملة.
• لا يوجد بديل مناسب للمنتج.
• تكون خسارة نفاد المنتج أكبر من تكلفة الاحتفاظ به.

وفي المقابل، يجب توخي الحذر عند زيادة مخزون الأمان للمنتجات مرتفعة التكلفة أو سريعة التلف أو بطيئة الحركة، حتى لا تتحول محاولة تجنب النفاد إلى مخزون راكد بعد انتهاء الموسم.

بالإضافة إلى ذلك، ينبغي استخدام الطلب المتوقع أثناء الحملة في المعادلة، وليس متوسط الأيام العادية. فإذا كنت تبيع عشر قطع يوميًا في الظروف المعتادة، لكنك تتوقع بيع 25 قطع يوميًا بعد إطلاق العرض، فإن حساب نقطة إعادة الطلب على عشر وحدات سيعطيك تنبيهًا متأخرًا.

خطوات تجهيز مخزونك قبل بداية العروض

تجهيز المخزون لا يعني ببساطة شراء كميات إضافية من كل شيء، بل وضع الكمية المناسبة من كل منتج في المكان الصحيح. وبالإضافة إلى ما ذكرناه سابقًا حول تحليل المبيعات وحساب نقطة إعادة الطلب، فهذه هي الخطوات العملية التي يجب المرور بها قبل انطلاق الحملة:

1. تأكد من دقة مخزونك أولًا

ابدأ بمقارنة الرصيد المسجل بالكميات الموجودة بالفعل. فقد تكون بعض القطع تالفة أو مفقودة أو محجوزة لطلبات سابقة، ومع ذلك ما زالت تظهر ضمن المخزون المتاح. إذا بدأت الحملة برصيد غير دقيق، فستكون جميع قرارات الشراء والتوزيع اللاحقة مبنية على رقم غير صحيح.

2. حدّد الكميات المطلوبة

استخدم المبيعات السابقة، ومدة الحملة، ونسبة الخصم، والميزانية الإعلانية لتقدير الطلب. لا تطلب الكمية نفسها لجميع المنتجات، بل أعطِ الأولوية للمنتجات الرئيسية والمنتجات التي يصعب إعادة توريدها بسرعة.

3. راجع مدة التوريد مع الموردين

لا تعتمد على المدة المعتادة دون تأكيد، فالمورد نفسه قد يواجه ضغطًا خلال الموسم. تأكد من:

• الكميات المتاحة لدى المورد.
• المدة المتوقعة للتجهيز والتسليم.
• إمكانية التوريد على دفعات.
• الحد الأدنى للطلب.
• الخطة البديلة في حالة التأخير.

ومن الأفضل إصدار أوامر الشراء وتوثيقها قبل بداية الحملة، حتى تعرف ما تم طلبه وما يُنتظر وصوله. ويتيح لك دفترة إنشاء أوامر شراء تتضمن المورد والمنتجات والكميات ومستودع الاستلام.

4. اضبط نقطة التنبيه لكل منتج

بعد حساب نقطة إعادة الطلب، حوّلها إلى إجراء واضح. فإذا كانت النقطة 160 قطعة، لا تنتظر حتى ينخفض الرصيد إلى 20 قطعة كي تبدأ التواصل مع المورد.

يمكنك في دفترة تحديد كمية معينة لكل منتج، ليظهر تنبيه عند انخفاض المخزون عن هذا الحد. وهنا يمكنك إدخال نقطة إعادة الطلب التي حسبتها كحد للتنبيه، بحيث لا يعتمد التحرك على ملاحظة الموظف وحدها.

5. وزّع المخزون وفق الطلب المتوقع

وجود كمية كافية على مستوى المنشأة لا يعني أن توزيعها صحيح. فقد يتوفر المنتج في مستودع، بينما ينفد في الفرع الذي يشهد الطلب الأكبر.

وعليه يجب مراجعة مبيعات كل فرع، ثم توزيع الكميات بناءً على الطلب المتوقع، وليس بالتساوي. كما يجب الاحتفاظ بجزء من المخزون في موقع مركزي إذا كنت تحتاج إلى سرعة إعادة التوزيع خلال الحملة.

6. جهّز بدائل للمنتجات الأساسية

حدد منتجًا بديلًا لكل منتج معرض للنفاد، بشرط أن يكون قريبًا منه في السعر والاستخدام والجودة. وجهّز صور البديل ووصفه وسعره قبل الحملة حتى تستطيع تحويل الطلب إليه بسرعة بدلًا من إيقاف الإعلان بالكامل.

7. حدد الأدوار قبل بداية الحملة

يجب أن يعرف الفريق مقدمًا:

• من يراجع التنبيهات؟
• من يتواصل مع المورد؟
• من يعتمد أمر الشراء؟
• من يوافق على التحويل بين المستودعات؟
• من يوقف الإعلان إذا أصبح المنتج غير متوفر؟
• من يحدّث فريق المبيعات وخدمة العملاء؟

كل ساعة تأخير خلال ذروة الطلب قد تعني المزيد من الطلبات التي لا تستطيع تنفيذها.

كيف تتابع المخزون أثناء الحملة؟

بعد انطلاق العروض، تتحول طبيعة المتابعة من التخطيط الأسبوعي إلى المراقبة اليومية، وقد تحتاج بعض المنتجات الرئيسية إلى مراجعة أكثر من مرة في اليوم الواحد.

ولا يكفي أن تكتفي بمتابعة الرصيد الحالي فقط، بل يجب أن تراقب أيضًا سرعة انخفاضه. فقد يبدو وجود 150 قطعة أمرًا مطمئنًا للوهلة الأولى، لكنه قد يتحول إلى خطر حقيقي إذا كنت تبيع 50 قطعة يوميًا، بينما يحتاج المورد إلى خمسة أيام لتوريد شحنة جديدة.

راقب المؤشرات التالية:

• الرصيد الحالي لكل منتج.
• عدد القطع المباعة يوميًا.
• سرعة البيع مقارنة بالتوقع.
• عدد الأيام التي يغطيها المخزون.
• المنتجات التي وصلت إلى نقطة إعادة الطلب.
• الكميات المنتظر وصولها وموعد استلامها.
• توزيع المخزون بين الفروع والمستودعات.
• المنتجات المرتجعة أو التالفة.
• مدة بقاء المنتج غير متوفر.
• الطلبات التي لم تُنفذ بسبب عدم التوافر.

وعند ملاحظة ارتفاع الطلب عن المتوقع، يمكنك اتخاذ أحد الإجراءات التالية:

• إصدار طلب شراء إضافي.
• تحويل كميات من مستودع أقل حركة.
• إعادة توزيع المنتجات بين الفروع.
• تقليل الإنفاق الإعلاني على المنتج المهدد بالنفاد.
• استبدال المنتج الرئيسي في الإعلان بمنتج متوفر.
• تقديم بديل مناسب للعميل.
• إيقاف العرض على المنتج بدلًا من استقبال طلبات لا يمكن تنفيذها.

وفي دفترة يمكنك الرجوع إلى تقرير ملخص رصيد المخازن لمراجعة الأرصدة، والاستعانة بـتقرير تفاصيل حركات المخزون لكل منتج لمعرفة الإضافات والمصروفات والتحويلات التي أثرت في رصيد المنتج.

ماذا تفعل بالمخزون بعد انتهاء العروض؟

ها قد انتهت الحملة، لكن العمل على المخزون لم ينتهِ بعد. ففي هذه المرحلة تحديدًا تكتشف مدى دقة تقديراتك، وتعرف إن كنت قد اشتريت أكثر من حاجتك أو أقل منها.

ابدأ بجرد الكميات المتبقية وتسوية أي فروق نتجت عن ضغط المبيعات أو المرتجعات أو التلف. ثم صنّف المنتجات إلى:

• منتجات نفدت أو اقتربت من النفاد.
• منتجات حققت معدل بيع جيدًا.
• منتجات بقيت منها كمية طبيعية.
• منتجات تباطأت بعد انتهاء العرض.
• منتجات تحولت إلى مخزون زائد أو راكد.

أما بالنسبة إلى المخزون المتبقي، يمكنك:

• نقله إلى الفروع التي يحقق فيها طلبًا أفضل.
• إدخاله في باقات مع منتجات مطلوبة.
• إيقاف طلب كميات جديدة منه مؤقتًا.
• إعادته إلى المورد إذا كانت الاتفاقية تسمح بذلك.
• تقديم عرض لاحق مدروس دون الإضرار بالربح.
• الاحتفاظ به إذا كان منتجًا مستمر الطلب ولا يسبب تكلفة تخزين مرتفعة.

والأهم أن تسجل ما حدث: متى نفد المنتج؟ وكم استغرق توفيره؟ وما الكمية التي بقيت؟ هذه البيانات هي التي تجعل استعدادك للموسم التالي أكثر دقة.

كيف يساعدك دفترة على تجنب نفاد المخزون؟

يساعدك دفترة على ربط حركة المبيعات والمشتريات بالمخزون، حتى لا تكون الأرقام موزعة بين الفواتير وملفات الجرد وتقارير الفروع. ويمكن التعامل مع تأثير الفواتير على المخزون مباشرة، أو من خلال الأذون المخزنية التي تحتاج إلى موافقة المسؤول، وفق إعدادات منشأتك. تعرّف إلى آلية تأثير فواتير البيع والشراء في المخزون

ومن خلال دفترة تستطيع:

• متابعة أرصدة المنتجات: لمعرفة الكميات المتوفرة ومراجعة حركة كل منتج.
• تحديد حد تنبيه لكل منتج: حتى يصلك إشعار عندما ينخفض المخزون عن الكمية التي حددتها.
• إدارة عدة مستودعات: ومتابعة الرصيد الموجود في كل مستودع بدلًا من الاكتفاء بإجمالي الكمية.
• تحويل المنتجات بين المستودعات: لإعادة توزيع المخزون وفق حركة الطلب. تعرّف إلى طريقة تحويل المنتجات بين المستودعات
• تسجيل الإضافات والمصروفات والتحويلات: من خلال الأذون المخزنية لتوثيق حركة المنتجات.
• إجراء الجرد والتسويات: لمقارنة الكميات الفعلية بالكميات المسجلة وتصحيح الفروق. راجع خطوات الجرد والتسوية في دفترة
• متابعة أوامر الشراء: لمعرفة المنتجات والكميات المطلوب توريدها ومستودع الاستلام.
• تحليل المبيعات السابقة: للتعرف إلى المنتجات الأعلى حركة والاستعداد للمواسم المقبلة بناءً على بيانات فعلية.

فإذا حسبت نقطة إعادة الطلب لأحد المنتجات عند 160 قطعة، يمكنك تعيين هذا الرقم كحد للتنبيه في دفترة. وعندما ينخفض الرصيد عنه، يظهر لك إشعار باقتراب نفاد المنتج، لتبدأ إجراءات الشراء أو التحويل قبل أن تضطر إلى إبلاغ العميل بأن العرض متاح لكن المنتج غير موجود.

جهّز مخزونك قبل أن يبدأ ضغط الطلبات

لا تدع عميلك يبحث عن منتجك دون أن يجده. في مواسم العروض، لا ينتظر العميل طويلًا؛ فإذا لم يجد ما يريد عندك، انتقل إلى منافس آخر خلال ثوانٍ.

الاستعداد الجيد يبدأ من الآن، قبل أن يبدأ الزحام وتتأخر القرارات المهمة. فكل يوم تقضيه في التجهيز المبكر يوفر عليك قرارات متسرعة وقت الذروة.

اكتشف عروض دفترة الخاصة بمناسبة اليوم الوطني، واستفد منها الآن قبل انتهائها، وجهز أعمالك من الآن لاستقبال أكبر موسم بيع في العام.