الكاتب : فريق عمل دفترة
مراجعة : محمد نعيم
ما هو سند القبض ومحتوياته وكيفية عمله مع نموذج مجاني للتحميل
تسعى إلى تدفق نقدي مستقر؟ توجد أسباب عديدة لعدم استقرار التدفق النقدي، كما تتوفر حلول أكثر في المقابل. ماذا لو اكتشفت أن تحقيق هذا الهدف يمكن أن يصدر من نشاط بسيط مثل تسجيل سند القبض؟
الحفاظ على تدفق نقدي ثابت لشركتك إجراء يحافظ على صحتها المالية. يُعد سند القبض من ضمن الأنشطة التي تؤدي إلى مراقبة النقد بانتظام وتواجده دائمًا في شركتك لفترات طويلة بطريقة مباشرة وغير مباشرة.
كيف يحدث هذا؟ تابع المقال حتى تعرف كيف أن إثبات استلام مبلغ من العميل عبر سند القبض هو أحد أهم الأنشطة الروتينية التي تحافظ على مواردك واستمرارية شركتك على المدى الطويل!
نقاط سريعة (المختصر المفيد) |
|
تعريف سند القبض:
سند القبض هو وثيقة بين طرفين؛ طرف يثبت أنه سدد مبلغ مالي مقابل شراء سلعة أو الحصول على خدمة، وهو طرف العميل. بينما الطرف الآخر يقر أنه قد قبض هذه النقود، ويمثله شركتك. فالجهة التي تسدد المال، تحصل في المقابل على سند قبض، يحافظ على حقها في حالة إدعاء شركتك عدم استلام الأموال.
هو سند استلام مبلغ يصف معاملة مالية تامة إما أن تكون نقدية أو شيكات. لكل سند قبض تفاصيله التي توضح البيانات التي دونها لا يمكن الاعتراف به. ويعد السند وثيقة إثبات مدفوعات للمنشأة أو للأطراف المعنية به لضمان الحقوق الطرفين.
بعض الملاحظات على سند القبض:
- هو أحد الأوراق الهامة للدورة المستندية في المحاسبة المالية.
- وهو اعتراف صريح لقبض مبلغ مالي معين.
- عندما يدفع عميل دفعة معينة من النقود نظير خدمة أو عربون لشراء البضاعة يتم تحرير سند قبض.
- لا يتم تسجيل المبلغ المدفوع مقدمًا نظير خدمة في دفتر اليومية على أنه إيراد تم تحقيقه، ولكن يتم تحرير سند قبض لإثبات الحقوق.
مميزات سند القبض:
هناك عدة مزايا يمكن الحصول عليها من خلال سند القبض وهي:
- مرجع أساسي ل المحاسب المالي عند تجميع الأوراق الخاصة بالدورة المستندية.
- يعتبر إثبات حق لصاحب السند وورقة مهمة للرجوع لها عند حدوث أي أخطاء أو تلاعب.
- يسهل عملية التسويات البنكية للسندات المحررة كل شهر وخلال السنة المالية.
- إذا كان هناك خطأ أو تلاعب في دفتر اليومية أو دفتر الأستاذ يمكن الرجوع إلى سندات القبض للتأكد من البيانات المتوفرة في الدفاتر.
- يمكن تحديث الدفاتر كل فترة إذا كان هناك سندات قبض تم تحريرها، لتجنب عدم توازن الحسابات في الدفاتر المحاسبية.
- يحد من عمليات السرقة والاختلسات التي قد يتورط فيه أحد أفراد قسم المحاسبة.
- يسهل مراجعة مدى توافر النقد في الشركة ويعد إحدى مؤشرات التدفق النقدي الفعال.
عيوب سند القبض:
هناك بعض السلبيات التي تضع المنشأة أو أطراف السند في عدة مشاكل ومن هذه السلبيات هي:
- يمكن أن يحدث تلاعب بأحد البيانات الخاصة بسند القبض ولذلك لا يمكن الأخذ به قانونيًا إذا تم إثبات ذلك.
- يجب التأكد من عدم وجود أي شطب في البيانات أو قطع ما في ورقة السند، لأن إتلافها بهذه الطريقة لا يعتد بها قانونيًا.
- التأكد من صحة البيانات الخاصة بأطراف السند لأنه إذا ثُبت أن هناك خطأ في هذه البيانات يضيع ذلك حق كلًا من الأطراف الخاصة بـ سند القبض.
محتويات سند القبض:
يحتوي سند القبض على عدة عناصر مختلفة حتى يتم قبوله محاسبيًا وهي:
١- عنوان يوضح نوع سند القبض
يتم تحديد العنوان بكتابة سند قبض أعلى الورقة، وتحديد نوعه إذا كان سند قبض نقدي أم سند قبض شيكات.
٢- رقم السند
كل إيصال قبض تصدره شركتك إلى العميل له رقم إصدار خاص به. التسلسل الرقمي الذي ستتبعه سندات القبض يسهل عمليات التسوية ويجعل عمليات التسجيل والمراجعة أسهل. فكل إصدار لسند جديد سيحمل رقم جديد.
٣- تاريخ تحرير السند
يتم تحديد التاريخ الذي حُرر فيه سند القبض، وهذا التاريخ يحتاجه المحاسب المالي حتى يتم التسجيل بشكل صحيح في دفتر اليومية في حالة استحقاقه. أما في حالة أنه مبلغ مقدم يعد ضمن الأصول وي
٤- اسم الشركة وعنوانها وشعارها
ينبغي أن تضيف شركتك اسمها وعنوانها وأرقام التواصل المدونين في السجل التجاري. إضافة هذه البيانات يوفر المزيد من الثقة والشفافية بالنسبة للعميل. بهذا يمكن اعتبار إيصال القبض ورقة رسمية صادرة من شركتك.
٥- مبلغ السند
ولأن وصولات القبض عبارة عن سند استلام نقدية ينبغي تحديد المبلغ المستلم. يعد تحريره بمثابة إثبات واضح بمبلغ من النقود ينبغي ذكره بالأرقام وبشكل واضح. وإثبات مبلغ السند بصيغة الحروف أيضًا، وهذا يمنع أي تشكيك في القيمة بالأرقام.
٦- صاحب السند
صاحب السند هو العميل أو الطرف الذي دفع المبلغ المالي نظير تحرير السند، ويمكن أن يكون أحد الأطراف التي تتعامل معها المنشأة مثل: شركات تم التعامل معها نظير بضاعة أو خدمة ما سيتم تقديمها لهم.
٧- توقيع المستفيد
المستفيد هنا هو الفرد الذي يمثل جهة الاستلام رسميًا. بتوقيعه يثبت اشرافه على استلام المال من صاحب السند وينبغي التوقيع أسفل الورقة لإثبات استلام المبلغ المدفوع. غالبًا ما يكون المشرف على الاستلام هو مدير الإدارة أو المشرف على القسم.
٨- طرق الدفع
يجب توضيح طريقة الدفع هل هي نقدًا أم بشيك.
٩- بيانات الشيك
إذا كانت طريقة الدفع عن طريق الشيكات يجب توضيح بيانات هذا الشيك مثل: رقم الشيك واسم البنك المسحوب عليه الشيك.
۱۰ - سبب الصرف
وهو يوضح لماذا تم تحرير هذا السند حيث يمكن أن يكون نظير البيع، أو دفعة من المال نظير خدمة معينة أو تحويل أموال للمساهمين أو الشركاء.
۱۱ - بيانات الحساب
قد تتضمن سندات القبض بيانات حساب العميل، والتي توضح المبالغ المالية التي سددها سابقًا والمديونيات الواجب سدادها ولم يسلمها بعد.
١٢ - توقيع المستلم
يجب في النهاية وجود توقيع المحاسب المالي على هذا السند، حتى إذا كان هناك توقيع المدير نفسه فهذا لا يعفي المحاسب المالي من التوقيع على سندات القبض.
كيفية عمل نموذج سند قبض مالي word
١- فتح برنامج الـ Word
٢- كتابة العنوان وهو سند قبض
٣- كتابة قيمة المبلغ المدفوع بالأرقام.
٤- توضيح تاريخ تحرير السند بهذه الصيغة: التاريخ: / / ١٤ه الموافق: / / ٢٠م
٥- ثم كتابة استلمنا من/ واسم المنشأة أو الشخص الذي سيدفع المبلغ المالي.
٦- كتابة مبلغ وقدره/ كتابته بالحروف.
٧- توضيح هذا المبلغ نقدًا أو بشيك بكتابة نقدًا/ شيك رقم: على بنك/ كتابة اسم البنك
٨- ثم، وذلك مقابل/ توضيح سبب تحرير إيصال القبض
٩- واخيرًا توقيع المحاسب/ وتوقيع المستلم
صيغة نموذج سند قبض مالي
لا توجد صيغة ثابتة لسندات قبض، فتتغير من شركة إلى أخرى أو من مجال عمل لآخر. فأهم ما ينبغي تواجده هو البيانات الأساسية من مبلغ وأسماء أطراف وتاريخ. أما الصيغة فمتغيرة. يمكنك استخدام إحدى صيغ نموذج سند القبض التالية:
نموذج #1 صيغة سند قبض مالي
في تاريخ ______________ الموافق _________
تم قبض مبلغ ______________
من شركة ______________
الي شركة ______________
بغرض: ______________
وقد تبين استحقاقهم للمبلغ المنصوص عليه، على أن يتم تسليمه بشكل فوري، بموجب تحويل بنكي من حساب شركتنا إلى حسابهم، وتعد هذه الوثيقة رسمية، ثابتة الحجية القانونية.
اسم الشركة:
توقيع المدير:
توقيع الطرف الثاني:
توقيع المحاسب:
نموذج #2 صيغة سند قبض مالي
عنوان السند: ______________
تسلمت أنا/ ______________ من السادة: ______________ (نقدُا/شيك) مبلغ وقدره ______________ فقط. وذلك مقابل القيام بخدمة: ______________ خلال الفترة من
ـــــــــــــــــــــ / ــــــــــــــــــــ / ــــــــــــــــــــ إلى ــــــــــــــــــــ / ــــــــــــــــــــ / ــــــــــــــــــــ .
|
المستلم: الاسم ______________ التوقيع ______________ التاريخ ______________ |
جهة السداد: الاسم ______________ التوقيع ______________ |
نموذج #3 صيغة سند قبض مالي
أنه في يوم ______________ الموافق ـــــــــــــــــــــ / ــــــــــــــــــــ / ــــــــــــــــــــ ، وبناء على الاتفاق المبرم بين الطرف الأول ______________ والطرف الثاني ______________ . تم استلام مبلغ مالي وقدره ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ وبالحروف ______________. وذلك مقابل تقديم خدمة ______________ .
وعلى ذلك جرى تحرير هذا السند
|
المستلم: الاسم ______________ التوقيع ______________ التاريخ ______________ |
جهة السداد: الاسم ______________ التوقيع ______________ |
وقد تظهر صورة سند قبض كما يلي:
وهنا يمكن ملء كل البيانات بسهولة وقبل كتابة البيانات يجب التأكد من:
- أن بيانات أطراف السند صحيحة وكاملة.
- في طريقة الدفع يجب توضيح إذا كانت نقدًا أم بشيك، وإذا كانت بشيك يجب عدم نسيان بيانات الشيك وهي رقم الشيك واسم البنك المسحوب عليه.
- عدم نسيان توقيع المستلم والمحاسب المالي.
- إذا تم كتابة المبلغ المدفوع بالأرقام يجب التأكد من كتابته بالحروف أيضًا.
ما هو سند القبض الالكتروني:
يعتبر سند القبض الالكتروني هو ورقة بين طرفين لإثبات عملية ما مثل البيع أو شراء خدمة معينة، ولكن يتم عمل هذا السند الكترونيًا عن طريق أحد البرامج الموجودة على الانترنت ويمكن تنزيلها بسهولة. ويمكن أيضًا عمل سند القبض الالكتروني عن طريق برنامج الأكسيل.
وهذه الخطوات توضح كيفية عمل سند القبض الإلكتروني على برنامج الأكسيل:
١- يمكنك فتح برنامج الأكسيل على جهازك.
٢- كتابة عنوان السند ومن ثم التاريخ والمبلغ المدفوع كما هو موضح:
٣- ثم توضيح الطرف الذي يدفع مبلغ السند وتوضيح المبلغ بالحروف كما هو موضح:
٤- بعد ذلك يتم توضيح ما المقابل لهذا المبلغ، وهل تم دفعه نقدًا أم بشيك وتوضيح رقم الشيك وحساب البنك كما هو مبين:
٥- وفي النهاية يتم توضيح توقيع المحاسب والمستلم كالتالي:
نموذج سند قبض إلكتروني:
في هذه الورقة توضيح لنموذج سند قبض تم إنشاءه على برنامج الأكسيل، ونموذج آخر بعد الطباعة:
نماذج سندات قبض إلكترونية جاهزة للتحميل
يمكنك الآن تحميل جميع نماذج سند القبض المذكورة في المقال من خلال الضغط على الروابط التالية:
تحميل نموذج سند القبض رقم #1
تحميل نموذج سند القبض رقم #2
تحميل نموذج سند القبض رقم #1
مشاكل سند القبض
توجد عدة مشكلات تواجهك أثناء التعامل مع سندات القبض، وخاصة الورقية منها وتجدها كالتالي:
1- غياب واحد من التوقيعات الرئيسية
التوقيعات سمة أساسية في كل قيد صرف. فهي تثبت استلام شركتك المبلغ مُمَثلة في الفرد المسؤول وقد يتواجد توقيع الفرد المراجع أو المشرف وكذلك توقيع العميل الذي سدد المبلغ. غياب توقيع واحد يقلل من موثوقية مستند القبض وغالبًا لا يعترف به.
2- عدم تأريخ السند أو وجود خطأ في التاريخ المسجل
التاريخ من العوامل الرئيسية التي يمكن أن تتسبب في التشكيك في صحة السند. لهذا قد تحدث مشكلة بين شركتك والعميل ومدى صحة استلام المبلغ المالي.
3- ضياع نسخة الشركة من سندات القبض
عدم استخدام نظام إلكتروني أو الحصول على نسخة إلكترونية يعرض سند القبض إلى الخطر. لهذا ينبغي دائمًا أن توجد نسخة احتياطية سواء كانت رقمية أو محفوظة في ملف ورقي.
4- حدوث تناقض بين إيصال القبض والسجلات الداخلية للشركة
توجد للشركة دفتر يومية وقيود محاسبية تتفاعل مع كل معاملة. قد يحدث تناقض بين المبالغ المسجلة في القيود وتلك المسجلة في سند القبض.
ما الفرق بين سند القبض والفاتورة؟
الفرق الرئيسي بين سند القبض والفاتورة أن سند القبض هو إعلان عن استلام شركتك لمبلغ تم سداده من العميل نتيجة استحقاقه أو مقدمًا. أما الفاتورة فهي عبارة عن إخطار يعرِّف العميل بالمستحقات الواجبة عليه نتيجة الخدمات أو المنتجات المباعة.
من هو المستلم في سند القبض؟
المستلم المذكور في سند القبض هو أمين الخزينة أو المحاسب المسؤول عن التعامل مع النقد وإضافته إلى حساب الخزنة.
ما الفرق بين سند القبض وسند الصرف؟
سند القبض هو وثيقة تصدرها شركتك وتسلمها إلى العميل لتثبت قبْض مبلغ من المال نقدًا أو شيكات من الجهة التي تمثل العميل. لأنها قدمت بضاعة أو منتج أو خدمة إليه. على عكس سند القبض، تجد سند الصرف ثيقة تصدرها شركتك لتثبت صرْف مبلغ من المال مقابل شراء مواد خام أو بضاعة من أحد الموردين.
هل سند القبض ملزم؟
سند القبض إلزامي ويمكن العمل في حالة توافقه مع الشروط التي ينبغي توافرها في الوثائق المالية. منها المبلغ المستلم والأطراف المعنية وتاريخ السداد وغيرها من العناصر المذكورة في قسم محتويات سند القبض، يمكنك الرجوع إليها. في حالة توافر هذه الشروط، يمكن التعامل مع السند،كمستند قبض رسمي يعتد به في المختلف المواقف. بهذا يمكن للعميل إثبات سداده المبلغ الخاص بالخدمة أو المنتج.
قيد سند القبض
كأي معاملة مالية، فهي تحتاج إلى تسجيلها في دفتر اليومية. بما أن سند القبض يعبر عن معاملة واردة إلى خزينة الشركة أو حسابها البنكي. تجد أن الطرف المدين في هذه الحالة هو الصندوق على سبيل المثال، بينما يكون حساب العميل هو الطرف الدائن.
|
البيان |
المدين |
الدائن |
|
من حـ/ الصندوق |
XXXXX |
|
|
إلى حـ/ اسم العميل |
XXXXX |
كيف يسهل عليك دفترة إنشاء سندات القبض؟
من خلال برنامج المحاسبة في دفترة، بالتوجه للقسم الخاص بالمالية، تجد سندات القبض، وتتبع سندات القبض تصنيفات إن أردت تقسيمها بحسب صاحب السند ومصدره، أو لتمييز معاملاتك المالية الواردة إليك عن بعضها البعض. داخل شاشة سند القبص تجد كافة البيانات التي تحتاج إليها:
- مبلغ سند القبض الوارد إليك.
- نبذة مختصرة عن سبب دفع الشخص هذا المبلغ لك.
- كود سند القبض ويتم الترقيم تلقائيًا من البرنامج للتعداد.
- تاريخ سند القبض.
- من الذي استلمه؟
- تصنيفه، هل سندات قبض تخص عملاء أم تخص شركة آخرى أم أرباح غير مباشرة إلى آخره من التصنيفات.
- الخزينة التي تود استلام المبلغ عليها.
- الضرائب المتعلقة بالسند إن وجدت.
- تعيين مركز التكلفة.
- حساب السند في شجرة الحسابات.
- صورة من السند الورقي.
وبعد الحفظ يمكنك الرجوع لقائمة السندات في أي وقت والإطلاع عليها.
شاهد فيديو تفصيلي عن كيفية عمل سند قبض في برنامج دفترة
او اقرأ كيفية انشاء سند قبض في برنامج دفترة
وفي النهاية تم معرفة ما هو سند القبض وأهميته بالنسبة لأطرافه المختلفة، وتم أيضًا معرفة محتويات سند قبض وكيفية ملء هذه البيانات الخاصة بها.. وتم توضيح كل ما يخص نموذج سند قبض الذي يختلف كثيرًا سواء كان الكترونيًا أم ورقيًا.
