ما هو الجرد وأنواعه وأفضل الطرق لحساب الجرد

تعتبر عملية جرد المخازن من المهام الأساسية التي تقوم بها إدارة أي مشروع أو شركة للتعرف على ما لديها من مواد خام أو منتجات يجب بيعها، في هذا الموضوع نتناول مفهوم جرد المخزون وكل ما يتعلق به. 

محتويات المقال:

• ما هو الجرد
• أنواع جرد المخزون
• أهمية الجرد
• طرق حساب جرد المخزون
• أفضل طريقة لجرد المخزون؟
• سياسات جرد المخزون
• فوائد جرد المخزون
• أوقات الجرد
• من يقوم بعملية الجرد؟

ما هو الجرد؟

تُعرف عملية الجرد على أنها حساب المواد الخام الموجودة في المخازن والتي تستخدمها الشركة في عمليات التصنيع والإنتاج، وكذلك معرفة ما تم بيعه من منتجات؛ للتأكد من أنها تمتلك مخزونًا كافيًا، وللتعرف على الوقت الذي قد يحدث فيه عجز فتتفادى ذلك قدر المستطاع.

وتُستخدم عملية جرد المخزون في كل المشروعات التجارية بداية من المحال التجارية الصغيرة ووصولًا إلى الشركات الصناعية الكبيرة، ويختلف وقت إجراء الجرد بحسب نوعه الذي تحدده إدارة المشروع أو الشركة.

أنواع جرد المخزون

هناك أكثر من طريقة تستخدمها الشركات في جرد المنتجات الموجودة في مخازنها ومستودعاتها، وفيما يلي نشرح لك أبرز أنواع جرد المخزون التي تعتمد عليها المؤسسات التجارية.

الجرد المستمر

يساعد الجرد المستمر في معرفة الإدارة لقيمة المخزون في أي وقت، حيث يتم تسجيل كل عملية بيع أو شراء للمواد في المخزن، فيتم تعديل بيانات جرد المخزون بشكل لحظي.

الجرد الدوري

هو أحد أنواع جرد المخزون حيث يتم تحديث قيمة حساب المخزون بنهاية فترة زمنية محددة أو حينما تقوم المؤسسة بإعداد قائمة المركز المالي للشركة، وذلك بدلًا من أن يتم إجراء هذه الجرد مع كل عملية بيع أو شراء.

وفي هذا النظام يتم جرد المخزون بشكل فعلي مثلما تتواجد بالمخزن وليس من خلال التسجيل الدفتري فحسب.

الجرد المفاجئ

هو الجرد الذي تقوم به الإدارة بشكل مفاجئ، إما لكشف عمليات السرقة والاختلاس أو للتأكد من تواريخ صلاحية المنتجات والتعرف على التالف منها، كما يتم التأكد من مطابقة ما موجود في المخزن وما هو مُسجل بالدفاتر بالفعل. 

أهمية الجرد

يهدف جرد المخزون إلى معرفة مقدار البضائع أو المنتجات التي من المفترض أن يتم بيعها، وكذلك التعرف على كميات المواد الخام المتوفرة، حيث يتم تقييم المخزون بنهاية السنة المالية لحساب تكلفة البضاعة المباعة ومعرفة تكلفة المخزون غير المباع، وهذا الأمر يؤثر بشكل كبير على أرباح المؤسسات التجارية.

وتكمن أهمية جرد المخازن الخاصة بكل بالمؤسسات فيما يلي:

معرفة إجمالي الأرباح

يساهم جرد المخازن في التعرف على قيمة إجمالي الأرباح التي تجنيها الشركة، وهو الفارق بين حجم المبيعات وتكلفة البضاعة المباعة.

وللتعرف على إجمالي الربح يتم مطابقة تكلفة البضاعة المباعة مع إيرادات الفترة المحاسبية، من خلال استخدام المعادلة التالية:

تكلفة البضاعة المباعة = المخزون الافتتاحي + المشتريات - المخزون الختامي

وتوضح هذه المعادلة إلى أي مدى تؤثر كمية وقيمة المخزون على التكلفة التي تتكبدها الشركات في الإنتاج وبالتالي تؤثر على إجمالي الأرباح التي تحصدها الشركة بنهاية السنة المالية.

التأكد من المركز المالي

تساهم معرفة قيمة المخزون الختامي في الميزانية العمومية في تحديد المركز المالي للشركة، حيث من الممكن أن تؤدي المبالغة في زيادة أو نقصان هذا المخزون إلى إعطاء صورة غير صحيحة عن مركز رأس المال العامل وإظهار الوضع المالي العام للشركة.

الكشف عن السرقة والاختلاس

يساعدك جرد المخزون في منع عمليات سرقة المخازن أو على الأقل اكتشافها سريعًا، حيث أنه يجب على الشركات إجراء جرد بشكل دوري كل فترة ومطابقة ما هو موجود بالمخازن بما يتم تسجيله في الدفاتر.

كما يجب أن تعتمد الشركات على إجراء جرد مفاجئ بين الفترة والأخرى دون علم أحد؛ لتكتشف عمليات السرقة والاختلاس التي قد يقوم بها أحد موظفيها.

اقرأ ايضا:

ما هو كارت الصنف في المخازن ومكوناته

ما هي التسويات الجردية في المحاسبة وأهدافها

طرق حساب جرد المخزون

هناك أكثر من طريقة تستخدمها إدارات المشروعات والشركات في عملية جرد المواد في مخازنها، ومن بين هذه الطرق ما يلي:

طريقة الداخل أولًا خارج أولًا «FIFO»

وتتبنى هذه الطريقة في الجرد فرضية أن أول ما يدخل المخزن من المشتريات والمواد المختلفة يكون أول شيء يتم بيعه.

وتُعد هذه الطريقة إحدى أشهر الأساليب التي يتم استخدامها في حساب المخزون الذي تمتلكه الشركات؛ وذلك بسبب بساطة تطبيقها وسهولة قواعدها، وتستخدمه الشركات التي تتعامل مع المنتجات المُعرضة للتلف.

وعند حدوث تضخم وارتفاع في الأسعار، تصبح تكلفة البضاعة في المخازن أقل؛ لأنه تم شرائها بسعر رخيص قبل زيادة الأسعار، ويتم بيعها بسعر مرتفع، فتحقق الشركة هامش ربحي أكبر، لكنها في الوقت نفسه تزداد المسؤولية الضريبة الواقعة على عاتق المؤسسة.

طريقة الداخل أخيرًا خارج أولًا «LIFO»

وبحسب هذه الطريقة فإنه يتم في البداية بيع المنتجات التي دخلت المخزن مؤخرًا، في حين يبقى المخزون الأقدم فترة أطول.

ويتم استخدام هذا الأسلوب في حالة كانت المنتجات غير قابلة للتلف، لكن نادرًا ما تعتمد الشركات على هذه الطريقة؛ بسبب أن المنتجات القديمة قد تفقد قيمتها ولا يتم بيعها؛ مما قد يتسبب أحيانًا في حدوث خسائر كبير.

لكن قد تستخدم الشركات هذا الأسلوب عند حدوث تضخم في الأسعار، فتبيع المواد التي تكون تكلفتها عالية أولًا وتبقى المنتجات رخيصة التكلفة في المخزن، حينها ترتفع تكلفة البضاعة المباعة ويقل هامش الربح؛ فتقل الضرائب المستحقة من الشركة.

طريقة التكلفة المتوسطة

وبحسب هذه الطريقة يتم حساب تكلفة المواد والمنتجات الموجودة في المخزن مجتمعة، وتستخدمه الشركات في حالة كانت المواد في المخزن لا يمكن فصلها عن بعضها البعض، ويصعب تطبيق أي نظام فردي في حسابها.

ويتم حساب متوسط التكلفة لكل وحدة موجودة في المخزن باتباع المعادلة التالية:

متوسط تكلفة الوحدة = التكلفة الإجمالية للسلع بالمخزن ÷ إجمالي عدد الوحدات الموجودة في المخزن

ما هي أفضل طريقة لجرد المخزن؟

يجب على إدارة الشركة اختيار الطريقة الأفضل في جرد المخزون لأنها تؤثر بشكل مباشر على هامش الربح الذي تحققه الشركة؛ حيث يؤدي اختيارك إلى إحداث تغييرات كبيرة في تكلفة البضاعة المباعة وصافي الدخل والرصيد الختامي للمخزون.

ويجب الإشارة إلى أن كل طريقة لها بعض المميزات وبعض العيوب، فعلى سبيل المثال إذا اعتمدت على طريقة LIFO فستحقق ربح أقل؛ وذلك بسبب أن المواد التي يتم شراؤها أخيرًا ستكون أغلى ثمنًا في الأغلب، في حين أن اعتمادك على طريقة FIFO يضمن لك تحقيق أعلى ربح ممكن؛ لأن العناصر القديمة في المخزن غالبًا ما تكون ذات تكلفة أقل. 

وهناك مجموعة من المعايير التي يتم أخذها في الاعتبار عند اختيار الطريقة المثلى لحساب جرد المخزون، ومنها:

• إذا كنت تتوقع زيادة تكاليف المخزون فمن الأفضل لك الاعتماد على طريقة LIFO.
• في حالة كانت تكاليف المخزون منخفضة، فمن الأفضل أن تعتمد على طريقة FIFO.

ويجب على إدارة المشروع أو الشركة أن تحلل إيجابيات وسلبيات كل طريقة؛ حتى تختار الأسلوب الأنسب لها بحسب وضع عملها ورؤيتها.

سياسات جرد المخزون

هناك بعض السياسات والقواعد المنظمة التي تحددها كل مؤسسة في عملية جرد المخزون والتي يجب تبليغ الموظفين بها ومراجعتها قبل البدء في عملية الجرد؛ لتحقيق أعلى درجة من النظام والدقة في العمل، وتشمل هذه القواعد ما يلي:

• اختيار موظفين غير المسؤولين عن العهدة: 

حيث يُفضل أن تختار موظفين ليس لهم علاقة بمسؤولية العهدة لجرد المخزون بدرجة أعلى من الشفافية ودون وجود تعارض في المصالح. 

• تحديد عدد مرات إجراء الجرد: 

يجب أن تختار الإدارة نظام الجرد الذي سوف تتعبه في عملها، سواء كانت ستعتمد على الجرد الدوري أو الجرد المستمر، وتحديد الفترات الزمنية التي سيتم فيها إجراء الجرد، وإبلاغ الموظفين بتلك المواعيد بدقة.
 

• تحديد معدات وأدوات الجرد: 

عند وضع سياسات الجرد يجب أن تقوم الإدارة بتحديد الأدوات والمعدات التي سوف يحتاجها فريق الجرد في عملهم؛ حتى يتم توفيرها قبل بدء عملية جرد المخزون.

• تحديد مستويات المخزون:

يجب أن تحدد الإدارة الحد الأدنى والأقصى للمخزون وكذلك تحديد الحد الآمن الذي يجب ألا يقل مستوى المخزون عنه؛ حتى لا تتأثر عملية الإنتاج بشكل سلبي في أي وقت خلال السنة.

• تحديد ميزانية الجرد السنوية:

 يجب أن تحدد الإدارة مقدار التكلفة الإجمالية لعملية حفظ البضائع وعمليات الإدارة والتشغيل وتكلفة إجراءات الجرد وأي مصاريف أخرى متعلقة بهذا الأمر في سياسة الجرد.

فوائد جرد المخزون

هناك العديد من الفوائد التي تترتب على عملية جرد المخزون حيث أنها تساعد الشركة في وضع أفضل خطط وأساليب لإدارة العمل، ويساهم الجرد في ما يلي:
 

• تحسين التدفق النقدي:

 يساعدك الجرد في معرفة المنتجات التي يتم بيعها بكثافة وإعادة ترتيب قائمة الأكثر مبيعًا؛ هذا الأمر يساعدك في ترشيد أموالك وتوجيهها للمكان الصحيح بدلًا من صرفها على منتجات يقل الطلب عليها.

• تفادي حدوث العجز: 

عندما تتعرف على أي المنتجات يزيد عليها طلب العملاء فمن الممكن أن تتوقع كمية الطلب عليها خلال فترة معينة وبالتالي تستعد لذلك مبكرًا؛ حتى لا يحدث عجز في المخزون.

• زيادة رضا العملاء:

 حينما تتعرف على أي المنتجات يتم بيعها أكثر من غيرها، فإن ذلك من شأنه أن يساعدك في تحسين جودة المنتجات التي تقل نسب مبيعاتها أو محاولة التعديل من خصائصها؛ لجذب مشتريين أكثر

.

• التقليل من إهدار المخزون:

 عندما تعرف ماذا يشتري الناس وبأي كميات فإن ذلك يجعلك تتفادى أن تحتفظ بمخزون من المنتجات حتى تنتهي صلاحيته، حيث سيساعدك الجرد في وضع استراتيجية إنتاج معتمدة على كمية مبيعاتك.

• تجنب تأخير الإنتاج:

 بعض المواد الخام قد يستغرق الحصول عليها فترة زمنية طويلة نسبيًا؛ لذا فإن جرد المخزون يجعلك تبدأ إجراءات الحصول على هذه المواد بشكل مبكر؛ حتى لا تتفاجأ بنفاذها وتتعطل عملية الإنتاج في شركتك.

• التفاوض على أسعار أفضل: 

عندما تعرف المنتجات التي تنفذ عندك بشكل سريع فإنه يمكنك أن تشتري منها كميات كبيرة من الموردين في المرة القادمة؛ مما يعطيك فرصة للتفاوض على الحصول على هذه الكمية بأسعار أرخص.

مقالات مشابهة:

ما هو سند القبض ومحتوياته مع نموذج مجاني للتحميل

ما هي الدورة المستندية للمخازن وأنواعها مع نموذج جاهز للتحميل​

أوقات الجرد

تحدد إدارة كل شركة أو مؤسسة الوقت المناسب لعمل جرد المخزون حسب الأسلوب الذي تتبعه في الإدارة، فتتجه بعض الشركات إلى أن يتم عمل جرد للمخزون بشكل شهري، بينما تفضل شركات أخرى أن يتم الجرد بشكل سنوي في الربع الأخير من السنة المالية للشركة.

من يقوم بعملية الجرد؟

تشكل إدارة الشركة أو المؤسسة لجنة لجرد المخزون مكونة من المحاسب المالي للشركة وعضو فني وأمين المخزن الذي يتم جرده بالإضافة إلى عامل أو أكثر بحسب كمية المخزون.

ختامًا، تناولنا في هذا الموضوع كل ما يخص عملية جرد المخزون وكيفية إتمامها، إذا كان لديك أي استفسار بشأن هذه العملية شاركنا إياه في التعليقات.

كيف تقوم بجرد المخزون في دفترة؟

في برنامج ادارة الجرد من دفترة، أيًا كانت طريقة الجرد التي تتبعها وسواء كنت تقوم بعملية الجرد بصورة شهرية أو سنوية، يمكنك من خلال إدارة الجرد في مطابقة المخزون المتواجد في مخازنك بالفعل بذلك المسجل على النظام، مما يسمح لك بملاحظة العجز المخزوني أو الزيادة فوق الكمية المفترضة، وكذلك يمكنك تقييم المنتجات من حيث المواصفات والجودة، واستبعاد المنتجات منتهية الصلاحية أو غير ذات الاحتياج حاليًا.