ما هو الفرق بين المحاسبة اليدوية والمحاسبة السحابية

المحاسبة اليدوية المعتمدة على الأوراق والطريقة التقليدية تعتبر الصورة البدائية الأولى من برامج المحاسبة السحابية التي تتيح إتمام العمل المحاسبي باستخدام الأدوات التكنولوجية وبالاعتماد على شبكة الانترنت.

في هذا المقال نتعرف على النقاط التالية:

1. ما هي المحاسبة اليدوية؟
2. مشاكل المحاسبة اليدوية.
3. ما هي المحاسبة السحابية؟
4. مميزات استخدام المحاسبة السحابية.
5. كيفية اختيار أفضل برنامج محاسبة سحابي مناسب لشركتك.
6. برنامج المحاسبة في دفترة 

 ما هي المحاسبة اليدوية؟

المحاسبة اليدوية هي الطريقة البدائية التقليدية للمحاسبة، حيث يجلس المحاسب إلى جانب كومة من الورق؛ أحدها دفتر لقيود اليومية يكتب فيه كل المعاملات اليومية بصورة آنية بترتيب حدوثها، ودفتر آخر يتم ترحيل قيود اليومية له يسمى دفتر الأستاذ ويعتبر الأساس فيما بعد لاستخراج المعلومات المحاسبية اللازمة لإعداد التقارير والقوائم المالية.

 وحتى التقارير والقوائم يتم إعدادها بشكل يدوي غير آلي، وهو ما يكلف المحاسب الكثير من الوقت والكثير الكثير من الجهد البدني والذهني. حتى الصورة الأكثر تطورًا عن المحاسبة اليدوية، أقصد استخدام الاكسيل شيت لإجراء المعاملات المحاسبية وتسهيل العمل المحاسبي اليومي، تعد طرق مكلفة للوقت والجهد كذلك. وهو ما أظهر الحاجة لحلول مختلفة، تساعد في أتمتة العمل المحاسبي.

في هذا المقال سنتعرف على يوم المحاسبة اليدوية بالتفصيل، ثم نتطرق للتعرف على البديل الجديد ومميزاته. 

 مشاكل المحاسبة اليدوية

لم تستحدث نسخة أحدث من المحاسبة اليدوية إلا لتلافي أخطاء ومشكلات المحاسبة اليدوية، وقد يكون الجيل الجديد من المحاسبين ليس على دراية شاملة ومران على طرق المحاسبة اليدوية، لذلك إليك أبرز مشاكلها:

• الأخطاء الناتجة عن السهو البشري، مثل كتابة رقم 10 بدلًا من 100 أو تبديل أماكن الأرقام، وهو ما يؤدي في النهاية إلى نتائج وتحليلات مختلفة.
   
• عدم ضمان الحفاظ على السجلات، حيث الأوراق يمكنها أن تتلف أو تفقد بألف طريقة، لذلك يجب الاحتفاظ بنسخ من هذه السجلات إن اضطررت للعمل الورقي.
   
• تعتبر طرق بدائية، لا تستطيع تلبية احتياجات العصر الحالي بأي شكل! 
   
• لم تعد تقرها الكثير من الحكومات، حيث فرضت الفواتير الإلكترونية وألغت الاعتراف بالعمل الورقي.
   
• في عصر التحول الرقمي أصبحت المحاسبة الروتينية مشكلة يجب التغلب عليها وتطويرها بطريقة مشروعة من طرق العمل المحاسبي.
   
• تصبح مجهدة أكثر وأكثر مع كبر حجم الشركة وتعدد الأنشطة والفروع.
   
• يجب أن يكون المحاسب مخضرم ومن أصحاب الخبرة لكي يحسن التعامل مع الطرق المحاسبية البدائية التي تعتمد كليًا عليه، دون الاستعانة بالأدوات التي تيسر العمل في برامج المحاسبة السحابية.
  ​
• غياب المزامنة، حيث يجب أن يتم إجراء الترحيل المحاسبي للقيود ثم إصدار التقارير في شكل متتابع، لا في نفس الوقت كما يتيح لك النظام الرقمي السحابي.
   
• لا يعتبر متكامل ومرتب كالنظام السحابي، حيث كل دفتر وحده وكل تقرير وحده، بينما النظام السحابي كله مرتبط ببعضه البعض.
   
• أمان البيانات أقل من الأنظمة الرقمية.
   
• لا يمكنك الاحتفاظ بالبيانات لسنوات طويلة، مما يعني كفاءة أقل في عمليات التحليل المالي والمراقبة المحاسبية.
   
• زيادة مصروفات الشركة نتيجة زيادة المرتبات لحاجة الشركة لأكثر من محاسب لإتمام العمل الذي يمكن لمحاسب واحد إنجازه باستخدام البرامج السحابية
   
• جهد وتكلفة عملية المراجعة المحاسبية يكون أضعاف حالة العمل على النظام السحابي.
   
• في حالة فقدان البيانات لا يمكنك استعادتها من خلال النسخة السحابية الموجودة في البرامج المحاسبية.
   
• العمل اليدوي ممل، ويتطلب الكثير من التكرار، وهو ما يجعل طبيعة العمل المحاسبي صعبة ومعقدة للكثيرين، بينما الأنظمة السحابية تضيف متعة للعمل وتفتح أبواب للتعلم، وتزود المحاسب بأدوات تكنولوجية حديثة.
  ​
• سهولة التدليس وتغيير الأرقام للتلاعب بالنتائج، وبالتالي إصدار بيانات مالية وهمية.

ما هي المحاسبة السحابية؟

المحاسبة السحابية يقصد بها البرامج المعتمدة على السحابة لتخزين البيانات فيها، وقد تقتصر هذه البرامج على إصدار الفواتير وأنظمة نقاط البيع، وقد تتوسع لتشمل إدارة المخازن والمشتريات وكافة مناحي العمل. ويتم ربط الأنظمة السحابية بالمنصات الحكومية للمساعدة في التحصيل الضريبي، ومنع الغش والتلاعب عند تقديم الإقرارات الضريبية.

مميزات استخدام نظام للمحاسبة السحابية

مميزات استخدام نظام للمحاسبة السحابية حقيقة لا تعد! يمكنك اعتبارها الآ، ضرورة لن يسير عملك دونها لا مجرد اختيار تترتب عليه بعض المميزات التي يمكنك فقدانها. ومن أهم هذه المميزات:

• تلافي الأخطاء الناتجة عن إدخال البيانات بطريقة خاطئة، ومعالجة الأخطاء التي قد تحدث بنسبة أقل مما يحدث في حالة المحاسبة اليدوية.
   
• الحفاظ على السجلات كدفاتر اليومية والأستاذ، دون الخشية من فقدانها، بل ويمكن الرجوع لسجلات ومعاملات حدثت منذ سنوات.
   
• تواكب العصر الحديث، ويمكنها اللحاق بركب التحول الرقمي، والتكامل مع أدواته.
   
• تلبي متطلبات الحكومات كمصلحة الضرائب المصرية وهيئة الزكاة والدخل، حيث أن الأنظمة السحابية من شروط إصدار الفواتير الإلكترونية المعتمدة.
   
• مهما تعددت فروع الشركة وكبر حجمها، يسهل إدارة كل الفروع من خلال نفس النظام المحاسبي، دون الحاجة لمزيد من الجهد والوقت.
   
• توفير عدد كبير من الموظفين، حيث يمكن لموظف واحد إدارة جميع أنشطة الشركة المحاسبية من خلال البرنامج السحابي، على عكس المحاسبة اليدوية.
   
• يمكن لمحاسب مبتدأ أو من لا يعملون في المحاسبة بالأساس التعامل مع النظام السحابي، حيث سهولة تسجيل القيود وإصدار التقارير والقوائم المالية.
   
• المزامنة، وإمكانية تسجيل الحدث في وقته، وربط الفواتير بمصلحة الضرائب مثلًا لكي يتاح لها الإطلاع على الفاتورة بشكل فوري، وكذلك يمكن إصدار عدة تقارير في نفس الوقت دون الحجات لفترات طويلة للانتقال من مهمة لأخرى.
   
• التكامل والترابط من أهم مميزات الأنظمة السحابية، ويمكن لموظفينك جميعهم متابعة أعمالهم من خلال النظام، مع تقييد وإتاحة الصلاحيات لكل فرد بحسب دوره الوظيفي.
   
• أمان البيانات والحفاظ عليها.
   
• عملية المراجعة المحاسبية أسهل! ويمكن أن تتم في بضع ساعات.
   
• استعادة البيانات من خلال النسخة المحفوظة على السحابة.
   
• إمكانية متابعة العمل من أي جهاز وأي وقت وأي مكان.
   
• المصداقية وصعوبة التدليس أو التلاعب بالبيانات، خاصة مع وجود أمور كالختم والتوقيع الإلكتروني لضمان صدق البيانات.
   
• إعطاء مساحة أكبر للمحاسب للتعلم واستخدام أدوات تكنولوجية متطورة، مما يكسر حدة الملل الناتجة عن العمل المحاسبي التقليدي.

اقرأ ايضا: ما هي أهم شهادات المحاسبة

كيفية اختيار أفضل برنامج محاسبة سحابي مناسب لشركتك 

قبل اختيار برنامج محاسبي سحابي، قم بحصر المميزات التي تريدها في هذا النظام بشكل دقيق، وحدد ميزانيتك، ثم قم بالبحث عن الأنظمة الموجودة بالسوق، وانظر أي هذه الأنظمة أنسب لك ويطابق مواصفاتك، لكي يحقق لك أفضل نتيجة بأقل تكلفة. 

برنامج المحاسبة في دفترة

يقدم لك برنامج دفترة حل ممتاز إن كنت تبحث عن نظام سحابي يغنيك عن كل عيوب المحاسبة اليدوية، يخدم دفترة أكثر من 50 مجال عمل، مع تخصيص كل نظام بحسب متطلبات هذا النظام. يتوفر دليل استخدام وشروحات مفصّلة تأخذ بيدك خطوة خطوة لفهم النظام، مع توافر خدمة دعم فني تتواجد على مدار الساعة لمساعدتك في اختيار أفضل الممارسات لكي تستفيد الاستفادة القصوى من البرنامج. بالإضافة إلى كل المميزات، ومرونة البرنامج التي تتيح له استيعاب نمو العمل لديك، تجد أسعار دفترة في المتناول وتناسب كافة الأحجام وكافة المؤسسات. .