تم النشر في 21 فبراير 2023
الكاتب : فريق عمل دفترة

ما هو التخطيط اللإداري وخطواته وأهميته

التخطيط الاداري

إدارة كاملة لشركتك

اشترك الأن في برنامج دفترة لتنفيذ عملية التخطيط الاداري بدقة واحترافية

سجل الأن مجانا

 

إدارة الأعمال مليئة بالقصص، بعضها انتهى بالنجاح، والبعض الآخر بالفشل، وبالرغم من اختلاف النهايات فقد تشابه بعضها في الأسباب المؤدية لتلك النهاية، كيف ذلك؟ عن طريق التخطيط الإداري.

 

دعني أروي لك إحدى تلك القصص قرر أحد رجال الأعمال إنشاء شركة تقوم بتقديم منتج ما، وضع لها أهداف وعدّ العدة لتحقيقها؛ أحضر الموارد البشرية والمادية، جهّز الإمكانات والمعدات وبدأ في التنفيذ، ولكن حدث ما لا يحمد عقباه وباء الوضع بالفشل!  لمَ؟

لأن كل تلك الخطوات السابقة افتقدت لعنصر هام ورئيسي لضمان نجاحها، وهو التخطيط الإداري. فهو قام بوضع الأهداف، ولكنها أهداف تخيلية ولا تمت للواقع بصلة أحضر الموارد البشرية، ولكنها غير مؤهلة بشكل كامل للتعامل مع كافة خطوات إنتاج المنتج أنفق الأموال وجهّز المعدات، ولكن بعضها غير ضروري في الأصل لإنتاج ذلك المنتج، بالإضافة إلى أن المشروع افتقر لبعض المعدات الاخرى الهامة واللازمة لإنتاج المنتج بكفاءة وفعالية وضع خطوات التنفيذ بالفعل ولكن بشكل عشوائي يفتقر لإطار العمل الذي يحدد لكل فرد في الشركة مهامه ومسؤولياته داخل إطار زمني محدد

 

باختصار؛ قام ببعض المقومات والأسباب التي تؤدي لنجاح الشركات، ولكن لم يحاوطها بالإطار اللازم لتماسكها وتناسقها معًا وهو التخطيط الإداري لذا إذا كنت صاحب عمل فأنت تحتاج إلى التعرف على ذلك المقوّم الأساسي لنجاح شركتك حتى لا تقع في نفس الخطأ، مستعد؟

 

 

ما هو التخطيط الإداري؟

التخطيط الإداري (Managerial Planning ) هو الخطوة الأولي والأساسية في العملية الإدارية للقيام بأعمال وأنشطة الشركة، حيث يتم من خلاله تحديد الوضع الحالي للشركة، والأهداف التي تريد أن تصل إليها، وما هي أفضل آليات الوصول لهذه الأهداف، ومتى يمكن أن تصل إليها الشركة، بالإضافة إلى تخصيص الموارد التي ستساعد الشركة في الوصول لأهدافها بشرية كانت أو اقتصادية، والتنبؤ بالعقبات والعراقيل التي ستقابلها ومعرفة كيفية التعامل معها والتغلب عليها

 

ما هي دلائل أهمية التخطيط الإداري؟

يعمل التخطيط الإداري على رسم صورة مستقبلية لأهداف الشركة ومسار الوصول إليها، بما فيه من موارد ووسائل مساعدة، أو عقبات وعراقيل تعطل المسير في سبيل تحقيق تلك الأهداف، فهو يضع الخطوط الرئيسية والتفصيلية للمديرين، من أجل إدارة أسهل، وتحقيق أهداف الشركة بكفاءة وفعالية أكبر، وإليك فيما يلي 13 عنصر يدل على أهمية التخطيط الإداري:

 

  • يساعد التخطيط الإداري على إنشاء خطة عمل واضحة ومحددة بإطار زمني معين لجميع أفراد الشركة، واضعة أهداف الشركة نصب أعينهم، مما يؤدي إلى توحيد جهود أفراد الشركة لتحقيقها.
  • وضع أهداف دقيقة وواقعية للشركة موضوعة على أسس وتخطيط وليست أهداف تخيلية.
  • انتقاء الإجراءات الأكثر أهمية لتحقيق أهداف الشركة والعمل على تنفيذها دون غيرها مما لا يهم من الإجراءات التي تهدر موارد ووقت الشركة دون فائدة.
    ;
  • التخطيط لأي أمر عارض قد تتعرض له الشركة في المستقبل وتحضير حلول بديلة له تضمن استمرار سير العمل.
  • التخطيط على مستوى كل إدارة وقسم في الشركة والتنسيق بينهم، وبالتبعية يتحدد ما هو المتوقع والمطلوب من كل موظف، وبالتالي تخصيص موارده وقدراته للعمل على إتمام مهامه ومسؤولياته في سبيل تحقيق الأهداف الكبرى للشركة.
  • يزيد من ولاء الموظفين للشركة بسبب عملهم في بيئة عمل منظمة، يُخطط لكل أمر بها، ويُحدد لهم ما هي مهامهم بالتحديد فيها.
  • إكساب المديرين فكر استراتيجي قائم على تحليل البيانات واستخلاص التنبؤات المستقبلية، والعمل وفقًا لما هو مخطط له لإتمام أعمال الشركة والوصول لأهدافها.
  • ضمان التنفيذ المتقن لمهام كل فرد في الشركة طبقًا لما خُطط له.
  • التقييم الدائم للبدائل الموضوعة أمام الشركة واختيار البدائل المثلى من بينها لإتمام أعمال الشركة بكفاءة وفعالية، بتكاليف أقل.
  • التحضير لما ستحتاجه الشركة من إمدادات وموارد في المستقبل بما يضمن عدم تعطل سير العمل.
  • الإلمام بنقاط قوة الشركة والعمل على تطويرها، بالإضافة إلى تحديد الفرص المتاحة لها في الوقت الحالي أو مستقبلًا مما يسمح لها بتوسيع مجال أعمالها.
  • مساعدة الشركة على التنمية والتطور من خلال معرفة نقاط ضعفها والعمل على علاجها.
  • وضع حجر الأساس لقيام الإدارة بباقي مهامها (التنظيم - التوجيه - الرقابة).

 

5 خطوات للتخطيط الإداري الناجح

لكي يحقق التخطيط الإداري جدواه وفائدته يجب أن يتم بشكل صحيح، وفي خطوات منظمة ومدروسة، تكمل كل واحدة منها الأخرى حتى يحققن معًا في النهاية النتيجة المرجوة.

إليك 5 خطوات رئيسية للتخطيط الإداري:

 

1- تحليل الوضع الحالي

ويقصد بها تحليل الوضع الحالي للشركة داخليًا وخارجيًا من حيث:

  • تحديد نقاط القوة للشركة من موارد وإمكانات وقدرات ومهارات وغيرها بالإضافة إلى مواطن الضعف
  • تحديد الفرص التي يمكن أن تستفيد بها الشركة أو التهديدات التي قد تتعرض لها
  • تحليل منافسين الشركة وأحجامهم في السوق
  • تحليل العوامل المؤثرة على الشركة من البيئة المحيطة مثل العوامل الاقتصادية والسياسية والاجتماعية والثقافية
  • تحليل وضع السوق وحجم الطلب به والتغيرات التي تحدث فيه

 

2- وضع الرؤية والأهداف

وضع رؤية وأهداف المنظمة من أهم خطوات التخطيط الإداري، حيث يتم بوضعهما تحديد وجهة عمل الشركة، وتركيز مديرين وأفراد المنظمة جهودهم نحو تحقيق هذه الأهداف وعدم الحياد عنها وفقًا لرؤية الشركة العامة، مع مراعاة أن تكون تلك الأهداف أهداف ذكية؛ أي محددة، قابلة للقياس، قابلة للتحقيق، واقعية، محددة بإطار زمني

 

3- التعرف على البدائل المتاحة

في هذه الخطوة يتم التعرف على البدائل والوسائل المتاحة أمام الشركة لتحقيق أهدافها، فمثلًا إذا كان أحد أهداف الشركة زيادة الأرباح، هل سيتم ذلك عن طريق زيادة المبيعات أم خفض التكاليف؟ كلاهما جيد، ولكن أيهما يناسب الشركة؟

 

4- اختيار البديل الأمثل

بعدما وُضعت جميع البدائل المتاحة أمام الشركة في الخطوة السابقة، يتم الآن تقييمها واختيار البديل الأمثل منها لتحقيق كل هدف، ويتم هذا التقييم على عدة أسس واعتبارات

أسس تقييم واختيار البديل الأمثل

  1. توافق البديل مع الرؤية العامة للشركة
  2. تحليل مزاياه وعيوبه بالنسبة للشركة
  3. معرفة المنافع والأضرار التي قد يلحقها بالشركة
  4. مدى واقعية البديل وقدرته على تحقيق أهداف الشركة بكفاءة وفعالية
  5. قابلية الشركة لتنفيذ هذا البديل واستيعابها له بإمكاناتها وقدراتها ومواردها المتاحة

 

5- التنفيذ والمتابعة

في هذه الخطوة وبعد تطبيق الشركة للبدائل المثلى لها يتم تقييمها بشكل أكثر واقعية وموضوعية؛

هل حققت تلك البدائل الغرض المطلوب منها؟

ما مدى كفاءتها وفعاليتها في تحقيق أهداف الشركة؟

ما هي المعوقات التي قابلت التنفيذ وكيف يمكن التغلب عليها؟

ما الإجراءات الواجب تعديلها سواء في خطة الشركة وأهدافها أو في طريقة تطبيق البديل لتحقيق نتائج أفضل؟

كل تلك الأسئلة يجب أن تجيب عليها بشكل دوري لضمان نجاح خطتك وتحقيق أفضل النتائج، ومعرفة ما إذا كان البديل الأمثل لا زال الأمثل حتى بعد التطبيق

 

بالإضافة إلى تلك الخطوات الخمس السابقة هناك عدة خصائص يجب أن يتمتع بها التخطيط الإداري لكي يتم بشكل فعال وناجح

 

ما هي خصائص التخطيط الإداري الفعّال؟

التخطيط الإداري الفعال يجب أن يتسم بعدة خصائص تدعم دوره في الشركة، وتحده بإطار صلب من الضوابط التي تضمن تنفيذه على أكمل وجه وبكفاءة وفعالية عالية، ومن أهم هذه الخصائص:

 

  • التركيز على الأهداف

من أهم خصائص التخطيط الإداري، حيث يركز على وضع خطة عمل وجهتها أهداف الشركة، فتتوجه جهود الأفراد نحو تلك الأهداف دون إهدار للموارد

 

  • واقعي

يجب أن يكون التخطيط الإداري واقعي، قائم على تحليل البيانات والبيئة الداخلية والخارجية للشركة فيضع أهداف واقعية لها وإلحاقها بخطة عمل واقعية أيضًا دون إفراط أو تفريط

 

  • شامل

التخطيط الإداري الفعال هو الذي يشمل كافة جوانب العملية الإدارية في الشركة، حتى يحقق أفضل النتائج من كل فرد في الشركة وبالتالي يحقق أهدافها العامة

 

  • التنبؤ بالمستقبل

التخطيط الجيد والفعال قائم على تحليل البيانات وأيضًا على استخلاص البيانات والاستنتاجات، لذا يجب أن يشمل تخطيطك التنبؤ بالمستقبل وفقًا لمعطيات الحاضر ورؤيتك نحو تغيرات السوق والعوامل البيئية المختلفة، وإعداد الخطط البديلة اللازمة للتعامل مع تلك التنبؤات، وكيفية التغلب على أي عراقيل قد تعطل سير العمل

 

  • واضح

يجب التأكد من أن الخطة الموضوعة واضحة بشكل تفصيلي لكل أفراد الشركة، وأن كل فرد مُلم بمهامه ومسؤولياته بشكل واضح حتى يسير العمل بسهولة ويسر ويتم اجتناب تعطيله

 

  • إبداعي

صحيح أن التخطيط الإداري شامل وواضح ولكنه يتطلب أيضًا امتلاك المديرين لعقليات مبدعة قادرة على تنفيذ خطواته ببراعة

 

  • التنسيق

ينبغي على التخطيط أن يشمل وينسق بين أهداف الشركة جميعها، وأن ينسق بين وسائل تحقيقها والموارد والإمكانات المستخدمة في ذلك، حتى لا يتعارض تحقيق هدف مع آخر فيتعطل سير العمل والمصلحة العامة للشركة

 

  • الالتزام

لا يتم التخطيط من أجل التخطيط، بل من أجل تنفيذه والعمل به، لذا يجب الالتزام بما تم وضعه في مرحلة التخطيط حتى يحقق أهدافه ولا يضيع هباءً، وذلك من خلال المتابعة الدائمة للأفراد المعنيين والمحاسبة عند حدوث أي تقصير أو تهاون

 

  • المرونة

لا تحدث التنبؤات بنسبة 100% خصوصًا مع وجود عوامل خارجية متغيرة مؤثرة على عمل الشركة، لذا يجب أن يتسم التخطيط بالمرونة والقابلية على التعامل مع الأحداث الطارئة إيجابية كانت أو سلبية

 

  • الاستمرارية

ما دامت الشركة قائمة لا يجب الانتهاء من التخطيط، بل أن أحد أهم عوامل استمرار الشركات هي قدرتها على التخطيط المستمر، إما بوضع خطط بديلة للطوارئ على سبيل المثال، أو خطة مكملة للخطة قيد التنفيذ، أو بإجراء التعديلات على الخطط الموضوعة بالفعل لتحسينها

 

أنواع التخطيط الإداري

ينقسم التخطيط الإداري إلى عدة تصنيفات، كل تصنيف منهم ينقسم إلى عدة أنواع، وتستخدم الشركات كل واحد من تلك التصنيفات حسب أهدافها وأغراضها المختلفة، ومن أهم تلك التصنيفات:

 

التخطيط حسب مدى التأثير

وينقسم إلى:

  • التخطيط الاستراتيجي

يشمل التخطيط الاستراتيجي عمل الشركة بأكمله، ويتم على مستوى الإدارة العليا، ويُحدث تأثير كبير في الشركة على المدى البعيد، حيث يحدد الوجهة العامة للشركة وأهدافها الرئيسية بما يتناسب مع رؤيتها وقيمها، كالتخطيط للتوسع في سوق جديد، أو فتح فروع جديدة

 

  • التخطيط التكتيكي

يتم على مستوى الإدارات الوسطى مع الإدارة العليا، حيث يكون أكثر تفصيلًا من التخطيط الاستراتيجي، ولكن يرتبط به، ويتناسب ويتناسق معه لتحقيق الأهداف الشركة العامة، ويظهر تأثيره على المدى المتوسط

 

  • التخطيط التشغيلي

تمارسه الإدارات الوسطى والدنيا، ويكون تأثيره متوسط المدى، حيث يتم على مستوى الأنشطة والمهام اليومية التي تتم داخل الشركة، بشكل يدعم التخطيط الاستراتيجي والتكتيكي، ويُخصص للأعمال التي تتم لمرة واحدة كالحملات التسويقية على سبيل المثال، أو لتحديد احتياجات إدارة معينة من المواد والمعدات والأيدي العاملة

 

  • التخطيط للطوارئ

ويتم فيه وضع الخطط لأي حدث طارئ أو غير متوقع يمكن أن يؤثر على سير العمل في المستقبل، كالتعرض للوباء مثل جائجة كورونا، أو ارتفاع الطلب على المنتجات مما يتطلب زيادة الأيدي العاملة

 

التخطيط حسب الفترة الزمنية

وينقسم إلى:

  • التخطيط طويل الأجل

وهو التخطيط المخصص للفترات الزمنية الطويلة (أكثر من 5 سنوات) وأحيانًا ما يصل إلى 10 أو 20 سنة حسب الغرض من التخطيط، ويشمل الشركة ككل

 

  • التخطيط متوسط الأجل

وهو التخطيط المخصص للفترات الزمنية المتوسطة -ما بين سنة إلى 5 سنوات- ويعتبر تقسيم للتخطيط طويل الأجل، حيث يشمل التخطيط للإدارات والأقسام مثل خطة إدارة التسويق والإنتاج

 

  • التخطيط قصير الأجل

وهو التخطيط المخصص للفترات الزمنية القصيرة -أقل من سنة- ويعد أكثر تفصيلًا وتدقيقًا من التخطيط متوسط الأجل

 

التخطيط حسب الوظيفة

وينقسم إلى:

  • تخطيط الإنتاج

يشمل الأمور المتعلقة بالإنتاج، مثل توفير المواد اللازمة للإنتاج وتوفير الموارد البشرية، ومراقبة جودة الإنتاج وتطويرها

 

  • تخطيط التسويق

وهو خاص بالأمور التسويقية مثل تحديد المنتج، تقييم سعره، تحديد أماكن توزيعه، وطرق الترويج له

 

  • تخطيط البيع

يهدف إلى تحديد أفضل الأساليب لبيع منتجات الشركة

 

  • تخطيط القوى العاملة

وهو خاص بكل ما يتعلق بالقوى العاملة؛ استقطابهم، تحديد احتياجاتهم، تدريبهم وتطويرهم.

 

  • تخطيط الشراء والتخزين

يهتم بالأمور الخاصة بالشراء والتخزين مثل تحديد حجم الشراء والتخزين، وتهيئة ظروف التخزين

 

  • التخطيط المالي

يركز على الأمور المالية للشركة، ومن أين وكيف تأتي بأموالها وفيما تنفقها، وكيفية الحصول على الاستثمارات والاستغلال الأمثل لها لتحقيق أهداف الشركة

 

فوائد تطبيق التخطيط الإداري في الشركات

لتطبيق التخطيط الإداري في شركتك عدة فوائد على جميع المستويات؛ مستوى الشركة نفسها والوصول لأهدافها، وعلى مستوى الإدارات والأقسام، ومن ثم الموظفين والعملاء، وقد ظهر ذلك جليًا سابقًا في النقاط التي توضح أهمية التخطيط الإداري وخصائصه، وإليك أيضًا الآن أبرز الفوائد لتطبيق التخطيط الإداري في الشركات:

  • تحقيق التوازن بين موارد الشركة واحتياجاتها مما يحقق الكفاءة والفعالية.
  • التخطيط الجيد لكل عملية، وتحديد الوقت والتكلفة اللازمين لها مما يسهل من عملية المتابعة والرقابة الدائمة لأعمال الشركة.
  • قياس مدى تحقيق أهداف الشركة بسبب المتابعة الدائمة، مما يؤدي إلى إجراء التعديلات اللازمة في الوقت المناسب والحد من إهدار الموارد.
  • تحقيق الميزة التنافسية للشركة في السوق.
  • تقليل المخاطرة في عملية الحفاظ على العملاء الحاليين وكسب عملاء جدد.
  • تسهيل عملية اتخاذ القرارات الصحيحة من قبل الأشخاص المعنيين.
  • الحد من مشاعر الخوف والتوتر كمشاعر إنسانية طبيعية مصاحبة لعملية الإدارة.

 

كيف يساعد دفترة في عملية التخطيط الإداري

برنامج المحاسبة وإدارة الموارد البشرية من دفترة مبنيان على خطوات ضمن التخطيط الإداري لشركتك. ويسمح لك دفترة ربط جميع الأنشطة ومتابعة هذه الأهداف بشكل تنفيذي يدعم التخطيط الإداري، هذا بالإضافة لإدارة جوانب عملك الأخرى مثل المخزون أو المشتريات أو إدارة التسويق والضرائب وغيرها من الأمور، الآن الجانب التخطيطي والجانب التنفيذي مرتبطان لتطبيق أدق وأسهل، كل ما عليك أن تقوم باستخدام دفترة، والذي يتاح لك تجربة نسخته المجانية لمدة 14 يوم!

التخطيط الاداري في دفترة

والآن وبعد أن تعرفت على المقوّم الأساسي لنجاح الشركات بكل تفاصيله؛ ماهيته، أهميته، خطواته، خصائصه، وأنواعه، فقد حان الوقت لتطبّق ما تعملت لتجعل من شركتك كيان منظم يعرف وضعه الحالي ويخطط لخطواته المستقبلية لتحقيق نتائجه المرجوة.

ويؤمّن لأفراده حقوقهم التي يستحقونها، ويحدد لهم واجباتهم، مما يجعلهم في بيئة عمل صحية وداعمة لهم ويضمن هو الآخر ولائهم له، كل ذلك في إطار إبداعي مرن، قادر على انتهاز الفرص المناسبة، والتعامل مع أي تحديات

بشكل يمكّنك من كتابة أولى سطور قصة نجاح شركتك، ونحن في انتظارك لترويها لنا

 

إدارة كاملة لشركتك

اشترك الأن في برنامج دفترة لتنفيذ عملية التخطيط الاداري بدقة واحترافية

سجل الأن مجانا