كل ما تريد معرفته عن إدارة المشتريات

يعتمد نجاح المؤسسات في تحقيق أهدافها على عدة عوامل، من أهمها -بلا شك- توفير احتياجاتها ومتطلباتها لإتمام العملية الإنتاجية، مع الأخذ في الاعتبار توفير هذه الاحتياجات بصورة مثالية من حيث الكمية والجودة والوقت والسعر. ولكي يتم ذلك لا بُدَّ من توافر إدارة مختصّة بهذا الشأن وهي إدارة المشتريات.

في هذا الموضوع نتعرف أكثر على إدارة المشتريات وأهميتها ومسئولياتها وأهدافها، كما نستعرض مراحل عملية الشراء، بالإضافة إلى مشكلات إدارة المشتريات وكيفية تطويرها. وفي النهاية نشارككم أكثر ما تمتاز به البرامج المحاسبية في إدارة المشتريات.

محتويات المقال:

• ما هي ادارة المشتريات
• أهمية ادارة المشتريات
• مسئوليات ادارة المشتريات
• أهداف ادارة المشتريات
• مراحل عملية الشراء في ادارة المشتريات 
• المشاكل التي تواجهها ادارة المشتريات
• كيفية تطوير ادارة المشتريات 
• حلول البرامج المحاسبية لإدارة المشتريات

ما هي إدارة المشتريات؟

هي الإدارة المسئولة عن التخطيط المسبق لتوفير كافة مستلزمات المؤسسة التي تحتاج إليها، وإجراء الرقابة عليها؛ لتحقيق أهداف المؤسسة وأداء وظائفها على أكمل وجه. وبناءً على ذلك يمكن القول إن إدارة المشتريات تُركز جهودها لإتمام عمليات الشراء بالكمية المطلوبة، والجودة المثالية، والسعر الأنسب، والوقت المحدد، ومصدر التوريد الأفضل.

أهمية إدارة المشتريات

تكتسب إدارة الشراء أهميتها من كونها عنصرًا رئيسيًا لتحقيق أهداف المؤسسة، حيث تُعتبر حلقة ضرورية تعتمد عليها الأقسام الأخرى لممارسة أنشطتها، وضمان سير العملية التشغيلية داخل المؤسسة. كما تعمل إدارة المشتريات على توفير احتياجات المؤسسة بالسعر الأنسب ومن أفضل مصدر توريد، وفي هذه الحالة تكون وظيفة إدارة المشتريات قد تمت بنسبة كبيرة كما ينبغي.

كذلك تكتسب إدارة المشتريات أهميتها من دعم المؤسسة في تقديم خدمات وسلع متكاملة عن طريق البحث عن أنسب البدائل المتاحة في السوق. أضِف إلى ما سبق أنه في أكثر المؤسسات تتراوح تكاليف المشتريات بين 40 إلى 60% من قيمة المبيعات، وهي نسبة كبيرة ينبغي أن يتم التعامل معها بالشكل الأمثل.

مسئوليات إدارة المشتريات

مسئوليات إدارة المشتريات التي تحملها عاتقها كثيرة ومتعددة، مما يعكس بشكل مباشر أهمية هذه الإدارة في المؤسسة، ويمكن تحديد أهم هذه المسئوليات فيما يأتي:

· التخطيط

من مهام إدارة المشتريات التخطيط ووضع سياسة شراء محكمة وتطويرها لتناسب ظروف ومتطلبات المؤسسة، وتتحدد ملامح هذه السياسة غالبًا بناء على مجموعة من المعايير، كالكمية والحاجة والجودة والسعر ... إلخ.

· إجراء البحوث

لأن إدارة المشتريات هي عنصر التعامل المباشر مع سوق الأعمال، ينبغي أن تكون على وعي كامل بوضع السوق وتقلُّباته وهو ما يتطلب إجراء بحوث ودراسات بشكل مستمر. لذلك يعتبر من مسئوليات إدارة المشتريات جمع المعلومات ذات الصلة باحتياجات المؤسسة من مواد وخدمات، ودراسة اتجاهات أسعارها ومدى توافر كمياتها، وكذلك دراسة البدائل المناسبة.

· مراجعة طلبات الشراء

من مهام إدارة المشتريات كذلك مراجعة طلبات الشراء المقدمة من الإدارات المختلفة، وفي حال كان هناك تجاوز فيها يتم مراجعة الطلبات مع الإدارة لإعادة هيكلتها بما يحقق احتياجات الإدارة ولا يتعارض مع خطة المؤسسة.

· الجدولة الزمنية للمشتريات

تعمل إدارة المشتريات على تنظيم جدول زمني لتسلُّم المشتريات، بحيث تلبي احتياجات المؤسسة وإداراتها المختلفة، كما تُراعي في ذلك الكفاء التخزينية لدى المؤسسة، مع الأخذ في الاعتبار جدولة الدفعات المالية مقابل المواد المُورَّدة.

· تحديد مستوى المخزون

تعيين مستويات المخزون من مسئوليات إدارة المشتريات التي تتم بالتعاون مع إدارة المخازن، حيث يتم تعيين مستويات المخزون بين الحد الأدنى للطلب، ونقطة إعادة الطلب، والحد الأقصى للمخزون.

· إصدار أوامر الشراء والتوريد

بعد الاتفاق مع المورد على استقدام مواد منه بكمية وسعر ومواصفات محددة، تقوم إدارة المشتريات بإصدار مستند أمر الشراء للمورد لكي يتم تزويد مخازن المؤسسة بهذه المواد، وتتابع معه عملية التسليم.

· اعتماد عملية التسليم

تعمل إدارة المشتريات بالتعاون مع الشئون القانونية على التأكد من سلامة عقود الشراء والفواتير. كما تعتمد إدارة المشتريات المواد المورّدة بعد فحصها من قِبل المختصين والتأكد من موافقتها للمواصفات المطلوبة.

· التخلص من المخزون الزائد

من مهام إدارة المشتريات كذلك تصريف الأصناف التي لم يعد لها حاجة وتسبب عبئًا على المخزون.

اقرأ ايضا:

ما هو الفرق بين الجرد الدوري والجرد المستمر

ما هي التسويات الجردية في المحاسبة وأهدافها

أهداف إدارة المشتريات

تسعى إدارة المشتريات إلى تحقيق مجموعة من الأهداف الخاصة التي تلبي بدورها أهداف المؤسسة، سواءً أكانت ربحية أم غير ذلك، من هذه الأهداف:

· توفير احتياجات المؤسسة

من أهداف إدارة المشتريات توفير كل ما تحتاج إليه المؤسسة من مواد وخدمات لدعمها في تحقيق أهدافها وإتمام مهامها بالشكل الأمثل.

· تكلفة منخفضة وجودة عالية

من أهداف إدارة المشتريات كذلك إتمام أفضل صفقة شراء أو ما يعرف بالشراء الاقتصادي، من خلال مراعاة المزيج الثلاثي السعر والجودة والخدمة.

· دعم تنافسية المؤسسة

يتم دعم تنافسية المؤسسة من خلال توفير أفضل مواد يمكن أن تنافس بها المؤسسة في السوق لتحظى بحصة سوقية كبيرة.

· شبكة علاقات مع الموردين

بناء شبكة علاقات طيبة مع أفضل الموردين في السوق أمر مهم، حيث يعود بالنفع على المؤسسة من جوانب عديدة.

· التنسيق مع الإدارات الأخرى

يُسهم التنسيق المنظم مع الإدارات المختلفة في إتمام العمليات المشتركة بكفاءة عالية.

· إعداد كوادر مستقبلية

من أهداف إدارة المشتريات التي يتم إغفالها إعداد كوادر من المختصين بعملية الشراء في المؤسسة يمكن الاعتماد عليهم. وهو أحد أهم أهداف إدارة المشتريات التي تضمن استمرار العمل داخل المؤسسة بكفاءة عالية.

مراحل عملية الشراء في إدارة المشتريات

تتم عملية الشراء وفقًا لمجموعة من الإجراءات التي تساعد على التنظيم وتحقيق الأداء الأمثل لعملية الشراء. ومع أن هذه الإجراءات قد تختلف من مؤسسة إلى أخرى نتيجة لاختلاف السياسات المتبعة في المؤسسة، إلا أنه يمكن تلخيص أبرز هذه المراحل فيما يلي:

· استقبال طلبات الشراء ودراستها

الخطوة الأولى في عملية الشراء تتمثل في استقبال طلبات الشراء من إدارة المخازن أو من الإدارات الأخرى، ومن جانبها تعمل إدارة المشتريات على دراسة هذه الطلبات للتأكد من إمكانية توفير الاحتياجات كما هي في طلب الشراء.

· تحديد المورد

يتطلب اختيار مصدر الشراء بحثًا دقيقًا لتحديد الأفضل من بين البدائل المتاحة، لذلك تعمل إدارة المشتريات على البحث عن أفضل الموردين، وتعمل على طلب أسعار من كلٍ منهم للاستقرار على الأنسب.

·  إصدار أمر الشراء

بعد تحديد المورد تُصدر إدارة المشتريات مستند أمر الشراء الذي يضم بيانات عملية الشراء، كاسم وعنوان كلٍ من المؤسسة والمورد، والصنف والكمية والمواصفات، وموعد ومكان التسليم، وشروط الشحن والدفع.

· استلام الأصناف وفحصها

تتم هذه العملية كما أشرنا سابقًا بالتعاون بين إدارة المشتريات ومجموعة من المختصين من الإدارات المختلفة؛ وذلك لمعاينة البضائع المُتسلمة، والتأكد من سلامتها ومطابقتها للمواصفات المتفق عليها.

· مراجعة المستندات والفواتير

تتأكد إدارة المشتريات من صحة مستندات وفواتير عملية الشراء. كما تتولى مسئولية مراجعة السجلات ذات الصلة، كسجل أوامر التوريد، وسجل الأصناف، وسجل الموردين، وسجل العقود، وسجل المتابعة.

المشاكل التي تواجهها إدارة المشتريات

كغيرها من الإدارات تواجه إدارة المشتريات مجموعة من العقبات التي قد تؤثر بالسلب على أدائها وتنفيذ مهامها على أكمل وجه، من هذه العقبات:

·  نُدرة الموردين

عدم توافر عدد مقبول من الموردين من أكثر المشكلات التي قد تواجه مسئولي المشتريات، فالخيارات القليلة تجعل من عملية الاختيار أمرًا صعبًا بحيث لا تكون هناك رفاهية اختيار الأفضل.

· توافر عدد كبير من الموردين

في حين تعتبر ندرة الموردين مشكلة، كذلك اكتظاظ السوق بالموردين وتفاوت عروض الأسعار المُقدَّمة أمر بالغ السوء بالنسبة لمسئولي المشتريات، حيث يكون من الصعب عليهم تحديد الخيار الأنسب.

· عدم المصداقية من قبل الموردين

من مشاكل إدارة المشتريات مخالفة الموردين لما تم الاتفاق عليه من موعد التسليم أو مواصفات الجودة، وهو أمر مزعج لمسئولي المشتريات؛ لما يتسبب في تعطيل لسير العمل.

· عدم امتلاك المعلومات الكافية المتعلقة بالمنتج

من مشاكل إدارة المشتريات كذلك عدم توافر معلومات كافية ومفصلة للمواد والأصناف المطلوبة؛ حيث يتسبب ذلك في عملية شراء غير ناجحة، ولا يكون بإمكان مسئولي الشراء تقييم البدائل المقدمة من الموردين واختيار الأنسب للمؤسسة.

· المتطلبات التعجيزية من الإدارة العليا

مع أن إدارة المشتريات مسئولة عن توفير أفضل البدائل المتاحة من حيث الجودة والسعر، إلا بعض الإدارات العليا تكون لها متطلبات تعجيزية من الصعب الوفاء بها، فلن يمكن بأي حالٍ من الأحوال توفير أفضل جودة في السوق دون مقابل مناسب.

اقرأ ايضا: 

ما الفرق بين كارت الصنف وكارت المخزون وإذن الصرف

ما هو الجرد وأنواعه وأفضل الطرق لحساب الجرد

كيفية تطوير إدارة المشتريات

·  الرقابة على الأداء

يبدأ تطوير إدارة المشتريات بالرقابة على كافة أنشطتها لتحديد نقاط القوة والضعف فيها، وقياس وتحليل النتائج التي تتوصل إليها مقارنةً بما هو مطلوب منها، مما يؤدي في النهاية إلى تحقيق أهداف إدارة المشتريات.

هذه الرقابة تتم من خلال نظام تقييم أداء يُحدّد معاييره بناءً على الأهداف المطلوبة من إدارة المشتريات، ويُساعد أيضًا على إجراء مقارنة بين ما تم تحقيقه وما هو موضوع من أهداف.

· الاستفادة من التجارب السابقة

كذلك يعتبر مقارنة الأداء الحالي بما سبق من أهم إجراءات تطوير إدارة المشتريات، حيث يمكن الاستفادة من التجارب السابقة وتسليط الضوء على الجوانب الإيجابية والسلبية، والبحث عن حلول للمشكلات المتكررة قبل حدوثها.

· تصحيح مسار الانحرافات

وبناءً على البحث والاستقصاء والمقارنة يتم تحديد الانحرافات وتفسيرها وتحديد المراكز المسئولة عن كل انحراف، ومن ثَمَّ يتم اتخاذ الإجراءات التصحيحية، ليس هذا فحسب بل ومتابعة تنفيذ هذه الإجراءات وتعديلها إذا تطلب الأمر.

· تطوير مهارات مسئولي المشتريات

أمر آخر بالغ الأهمية في تطوير إدارة المشتريات ألا وهو تطوير مهارات وإمكانيات مسئولي المشتريات، حيث ينبغي أن يتحلى مسئول المشتريات بمجموعة من السمات، كالقدرة على اتخاذ القرار، وامتلاك مهارة المساومة، وفهم طبيعة المواد والأصناف المشتراة، والدراية بأحوال السوق وتقلباته.

كيف يساعد برنامج دفترة في إدارة المشتريات

توفر البرامج المحاسبية حلولًا أكثر كفاءةً في تنفيذ كافة العمليات ذات الصلة بإدارة المشتريات، من تتبع المخزون وإعداد قوائم للموردين واستقبال عروض الأسعار وتقييم البدائل وإصدار أوامر الشراء وفواتير الشراء. كل ذلك يتم بشكلٍ آليٍّ ليمنح مسئولي المشتريات تجربةً دقيقةً وسهلةً في إتمام عمليات الشراء.

وتكون هذه التجربة أكثر سهولةً وكفاءةً إذا كان النظام سحابيًا كبرنامج ادارة المشتريات من  دفترة الذي يوفر لك الميزات السابقة كاملةً بالإضافة إلى ميزات النظام السحابي، كإمكانية الوصول للمعلومات من أي مكان وفي أي وقت، وتجنب مشكلات الصيانة، والتمتع بتحديثات دورية، مع إمكانية تخصيص البرنامج ليتناسب مع نشاط أعمالك.

مقالات مشابهة:

ما هو سند القبض ومحتوياته وكيفية عمله مع نموذج مجاني للتحميل

ما هي الدورة المستندية للمخازن

مع نهاية مقالنا، نتمنى أن نكون قد قدمنا لكم إجابة واضحة على سؤال: ما هي إدارة المشتريات؟ وتعرفنا أكثر على أهمية إدارة المشتريات ومسئولياتها وأهدافها ومشكلاتها وكيفية تطويرها، والمراحل التي تتبعها إدارة المشتريات في إتمام عملية الشراء.