نظام وحدات القياس والتعبئة في دفترة

أحد الإضافات المميزة المتواجد في برنامج دفترة هو إمكانية تعريف الوحدات للمنتجات، وهو ما يتيح التعامل بأكثر من وحدة سواء لنفس المنتج أو لمنتجات مختلفة، ويمكن إنشاء سلسلة من وحدات القياس الخاصة بالمنتجات وضبط معامل التحويل الخاص بها للتبديل من الوحدة الأصغر للوحدة الأكبر.

هذا النظام سيساعد كثيراً مجالات العمل التي تحتاج إلى إستخدام الوحدات الصغيرة والكبيرة لنفس المنتج في عمليات البيع والشراء، كالتعامل بالأوزان مثلاً والتغيير بين الكيلو جرام والجرام، أو التعامل بنظام العبوات ووحدات التجزئة… إلخ.

لنبدأ بخطوات تفعيل نظام الوحدات داخل البرنامج، والتي تتم من خلال التوجه إلى قائمة “الإعدادات” ثم إختيار “إعدادات المنتجات”

الأن من اليمين نضغط على “المخزون” لتظهر لنا بعض الخيارات على الجهة المقابلة ومنها الخيار الخاص بإتاحة نظام الوحدات المتعددة، ويظهر لنا كذلك إمكانية تحديد الوحدة التي سيتم التعامل بها بشكل افتراضي، فيمكن الإختيار بين التعامل بالوحدة الأساسية أو الوحدة الخاصة بالبيع أو الوحدة الخاصة بالشراء، وسيتضح المعنى من هذا الإختيار في المراحل التالية من هذا الشرح، وبشكل مبدأي يمكننا تركها على الإختيار اللافتراضي وسنوضح الفارق بعد الانتهاء من شرح نظام الوحدات بشكل عام.

enableUnits

بعد تفعيل نظام الوحدات بالبرنامج يمكننا الأن تعريف وحدة جديدة وتعيينها لأي منتج داخل البرنامج، وللقيام بذلك سنبدأ في إنشاء قالب الوحدة الجديدة من خلال الإنتقال إلى صفحة “إعدادات المنتجات” مرة أخرى، وسنلاحظ ظهور إختيار جديد من اليمين باسم “قوالب الوحدات”

AccessUnitsTemp

عند الضغط عليه ننتقل إلى الصفحة الخاصة بإنشاء قالب الوحدة، ويتم فيه تعريف وحدة التعامل الجديدة للمنتجات بالإضافة إلى إمكانية إنشاء سلسلة من الوحدات الأكبر في نفس القالب، وسنوضح ذلك الأن.

الصفحة تظهر مثال لإنشاء قالب وحدة خاص بالأوزان، فيتم أولاً تعريف الوحدة الأساسية للقالب، وهي تمثل أصغر وحدة قياس تريد إسنعمالها مع المنتج، فمثلاً، لو أردنا تعريف قالب الوزن لمنتج ما، وكان أصغر وحدة تعامل للمنتج هي “الجرام”، ففي تلك الحالة يتم تعيين وحدة “الجرام” لتكون هي الوحدة الأساسية داخل القالب.

UnitTempFileds

مثال أخر..ولنفرض أننا نتعامل مع منتج ما بوحدات الأطوال، فإن الوحدة الأساسية هنا يمكن إعتبارها وحدة “السنتيمتر” أو ربما حتى ترغب في تعريف وحدة أصغر من ذلك كوحدة “الميلليمتر”، فأنت تمتلك الحرية الكاملة في ضبط القالب وتحديد ما هي أصغر وحدة تحتاج التعامل بها مع المنتج.

أما خانة “التمييز”، فهي خاصة بتحديد الإسم أو الرمز المختصر للوحدة التي تم تعريفها، فالتمييز الخاص بالجرام على سبيل المثال هو “جم” والإختصار أو التمييز الخاص بالسنتيميتر هو “سم”، ولكن هذه ليست قاعدة…فأنت لك الحرية في إختيار شكل التمييز الذي تريد، فقط ننوه أن هذا التمييز هو ما سيظهر داخل الفواتير والتقارير عند عرض أي منتجات تستخدم نظام الوحدات

عل كل حال وللتبسيط… سنستخدم في مثالنا الخاص قالب وحدة يعتمد على نظام العبوات، كأن يتم تعريف قالب جديد تكون وحدته الأساسية هي “الوحدة الواحدة” ثم نقوم بتعريف وحدات أخرى أكبر كالعبوات والكراتين والحاويات.

لنفرض أن المنتج الخاص بنا مكون من وحدات كما ذكرنا، وهذه الوحدات تتشكل لتكون العبوات، وكل عبوة تحتوى على 10 وحدات، ولدينا كذلك كراتين كبيرة الحجم بحيث تحوي كل كرتونة على 10 عبوات. لنقم الأن بتعريف قالب الوحدة بما يتناسب مع هذه البيانات.

addNewUnitTemp

بداية لدينا الوحدة الأساسية، وهي في تلك الحالة قررنا استخدام اسم “وحدة” لأننا نتعامل مع نظام وحدات طبيعي وليس بوحدات قياس خاصة، بالطبع لديك حرية إعطاء المسمى الذي تريد. ثم نذهب إلى خانة التمييز، والتي توضح الاسم الذي سيظهر بالفواتير والتقارير كذلك، ومرة أخرى استخدمنا اسم “وحدة” ليعبر عن وحدة المنتج.

الأن نبدأ في مرحلة تعريف الوحدات الأكبر وتحديد الكمية المطلوبة من الوحدة الاساسية لتكوينها، وقمنا بإضافة وحدة باسم “عبوة” وأدخلنا قيمة “10” داخل خانة معامل التحويل، وهذا يعني أن العبوة الواحدة تتكون من 10 وحدات أساسية، كما تم كتابة التمييز لهذه الوحدة باسم “عبوة” كذلك

وأضفنا وحدة ثالثة هي “كرتونة”، وفي خانة معامل التحويل قمنا بإدخال قيمة 100، وهذا لأن الكرتونة الواحدة تحتوي على 10 عبوات وبداخل كل عبوة 10 وحدات، فبالتالي يكون داخل الكرتونة الواحدة 100 وحدة من الوحدات الأساسية لدينا.

بعد الانتهاء من إدخال تعريف الوحدة وحفظ القالب الخاص بها، يمكننا إستخدامها الأن مع المنتج الذي نريد. فعند إضافة منتج جديد سنجد خيار بالأسفل يتيح لنا تحديد نوع القالب الخاص بالوحدة، وقمنا بتحديد قالب “عبوات” الذي انشأناه منذ قليل

selectProductUnit

الأن نلاحظ ظهور الوحدات التي قمنا بتعريفها داخل هذا القالب مثل “وحدة” و “كرتونة” و “عبوة”، وتظهر بجانب كلاً من سعر البيع وسعر الشراء للمنتج، كما تظهر جانب الكمية الخاصة بالمخزون.

فالنظام يتيح لك تحديد الوحدة التي ترغب في ضبطها لخانات الأسعار وكمية المخزون، فمثلاً… عند تحديد سعر البيع ثم إختيار نوع الوحدة، فأنت بذلك تخبر للنظام بأن هذا السعر هو سعر الوحدة المختارة، فيمكن مثلاً إعتبار السعر هو قيمة سعر العبوة، أو يمكن اختيار نوع الوحدة “كرتونة” ليكون السعر هو سعر “الكرتونة” وهكذا.

وطبقاً لهذا الأمر سيقوم النظام بحساب سعر الوحدة الواحدة تلقائياً من خلال معرفته بمعامل التحويل، فعلى سبيل المثال..لو قمنا بإدخال قيمة السعر البيع للمنتج 100 ريال، وقمنا بتحديد نوع الوحدة كرتونة، فالنظام سيقوم بشكل تلقائي بحساب سعر الوحدة الواحدة بـ 1 ريال، وسيقوم كذلك بتحديد سعر العبوة لتكون 10 ريال.

أما بالنسبة للمخزون، فعند تحديد نوع الوحدة فأنت أيضاً تحدد الكمية التي يتم إضافتهعا من الوحدة الأساسية للمنتج، فعند إختيارنوع الوحدة “عبوة” مثلاً..ثم إدخال قيمة كمية المخزون “1” فأنت بذلك تضيف إلى المخزون عدد 10 وحدات من المنتج، وذلك لأن العبوة الواحدة تمتلك 10 وحدات كما حددنا أثناء إنشاء القالب.

وإذا قمنا بتحديد نوع الوحدة “كرتونة” ثم أدخلنا كمية المخزون بقيمة 5، فسيقوم النظام بإضافة عدد 500 وحدة أساسية من المنتج، لأنه وببساطة الكرتونة الواحدة بها 100 وحدة أساسيةـ وبالتالي فإن عدد 5 كرتونة سيوازي 500 وحدة أساسية.

addProductWithUnits

في مثالنا قمنا بتحديد سعر البيع 8 ريال ونوع الوحدة هو “وحدة” فقط..أي أن سعر البيع للوحدة الأساسية سيكون 8 ريال، أما بالنسبة لسعر الشراء فقمنا بتحديد نوع الوحدة كرتونة، وفرضنا ان سعر الكرتونة هو 500 ريال، وهذا يعني أن تكلفة شراء الوحدة الواحدة هي 5 ريال، ولكن سيقوم النظام بحساب ذلك بشكل آلي كما سنرى بعد قليل.

أخيراً بخصوص المخزون، قمنا بإضافة عدد 10 وتحديد نوع الوحدة “كرتونة” وهذا يعني أيضاً إضافة 1000 وحدة أساسية من المنتج وسنرى ذلك حالاً بعد الحفظ

addStockUnits

قمنا بحفظ المنتج الأن وسنلاحظ أن سعر البيع للوحدة هي 8 ريال، أما سعر الشراء فهو 5 ريال، لأن النظام إستخلص من البيانات المدخلة لسعر الكرتونة بان تكلفة الشراء لوحدة المنتج ستكون 5 ريال.

productInfo

وبالنسبة للكمية يمكن عرضها من داخل حركة المخزون، ونلاحظ أنه تم إضافة 1000 وحدة أساسية كما ذكرنا، وذلك ناتج عن إضافة 10 كراتين، وكل كرتونة بها 100 وحدة أساسية فيكون الإجمالي لدينا هو 1000 وحدة

لاحظ أنه يمكنك تغيير طريقة العرض داخل حركة المخزون، فيمكن عرض الوحدات وبحسب أنواع الوحدات المعرفة سواء “وحدة” أو “عبوة” أو “كرتونة”

changeUnitFactorTransaction

وعند إنشاء فواتير البيع أو الشراء لهذا المنتج  ستظهر خيارات تغيير نوع الوحدة لكي تتمكن من تحديد السعر والكمية، فيمكن تحديد السعر والكمية لتكون بالعبوة أو الكرتونة كذلك.

changeUnitFactorINvoice

الأن بالعودة إلى الملاحظة التي آجلنا الحديث عنها في السابق عن أهمية تحديد “الوحدة الافتراضية” في صفحة الاعدادات الخاصة بالوحدات.

ذكرنا أن هناك إمكانية للاختيار بين ثلاث طرق في تحديد الوحدة الافتراضية وهي “الوحد ة الأساسية” و “وحدة البيع” و “وحدة الشراء”

الفارق بين الخيارات الثلاثة ليس لها علاقة بأي تأثيرات على العمليات أو حساب تكلفة وسعر البيع للمنتج، وإنما هي خيارات تخدم طريقة العرض للوحدة سواء في ملف المنتج نفسه أو في التقارير.

للتوضيح أكثر…لنلقي نظرة ثانية على ملف المنتج بعد إضافته إلى الحساب، سنلاحظ أن طريقة العرض الخاص بكمية المخزون والتكلفة وحتى في قائمة حركات المخزون يتم عرضها جميعها باستخدام الوحدة الاساسية الخاصة بالمنتج، والتي قمنا بتسميتها أثناء إعداد القالب باسم “وحدة”..لذلك نجد أن كل تفاصيل المنتج داخل نافذة العرض الخاصة به تظهر بـ “الوحدة”.

unitDisplay

وعلى سبيل المثال ..لو كنا قد أطلقنا اسم اخر للوحدة الأساسية وليكن “متر” مثلاً..فإن المنتج سيعرض داخل النافذة الخاصة به وداخل التقارير ممثلاً بوحدة “المتر”..وهكذا

الفكرة ذاتها عند اختيار أحد الطرق الأخرى لعرض وحدة المنتج فعند تحديد “الوحدة الافتراضية” لتكون بنظام “البيع” فكل ما هنالك أن المنتج سيعرض ممثلاً في الوحدة التي تم إختيارها بجانب سعر البيع. وفي حال حددنا نظام “الشراء” فسيتم إظهار بيانات المنتج بالوحدة التي تم إختيارها بجانب سعر الشراء

هذه الميزة الغرض منها عرض الوحدة الافتراضية للمنتج بحسب تفضيل المستحدم طبقاً لوحدة المعاملة، على سبيل المثال..إن فرضنا أن صاحب الحساب هو تاجر تجزئة..فسيكون الأفضل بالنسبة إليه هو عرض ملف المنتج والحركات الخاصة به في التقارير بوحدة البيع، أما إن كان يتعامل في مؤسسة تجارية كبيرة فربما يفضل عرض حركات المخزون طبقاً للوحدة الخاصة بالشراء

برنامج كامل لإدارة الحسابات والمبيعات

سجل مجاناً الآن
أبدأ باستخدام البرنامج