نظام وحدات القياس والتعبئة في دفترة

تتمثل إحدى الإضافات المميزة في برنامج دفترة في إمكانية تعريف الوحدات للمنتجات، وهو ما يتيح التعامل بأكثر من وحدة سواء لنفس المنتج أو لمنتجات مختلفة، ويمكن إنشاء سلسلة من وحدات القياس الخاصة بالمنتجات وضبط معامل التحويل الخاص بها للتبديل من الوحدة الأصغر للوحدة الأكبر.

حيث تساعد هذه الميزة كثيرًا أصحاب الأعمال في المجالات التي تحتاج إلى استخدام الوحدات الصغيرة والكبيرة لنفس المنتج في عمليات البيع والشراء. على سبيل المثال: التعامل بالأوزان والتغيير بين الكيلو جرام والجرام، أو التعامل بنظام العبوات ووحدات التجزئة، وغيرها.

تمكين ميزة نظام الوحدات في حسابك

لنبدأ بخطوات تفعيل نظام الوحدات داخل البرنامج، والتي تتم من خلال التوجه إلى “المخزون” ثم الضغط على “إعدادات المخزون”، وبعد ذلك الضغط على بطاقة “عام“.

إعدادات-المخزون

في شاشة الإعدادات العامة هذه، نقوم بالتمرير إلى الأسفل حتى الوصول إلى خيار “إتاحة نظام الوحدات المتعددة” والنقر فوق مربع الاختيار الخاص بها لتمكينها.

وعندها تظهر لنا كذلك إمكانية تحديد الوحدة التي سيتم التعامل بها بشكل افتراضي، فيمكن الاختيار من بين التعامل بالوحدة الافتراضية أو وحدة البيع أو الشراء، وسيتضح المعنى من هذه الخيارات فيما بعد في هذا الشرح.

وبشكل مبدأي، يمكننا ترك الإعدادات على الاختيار الافتراضي، وسنوضح الفارق بين الخيارات الثلاثة تلك بعد الانتهاء من شرح نظام الوحدات بشكل عام.

تمكين-الوحدات

إضافة وحدة قياس جديدة في حسابك

بعد تفعيل نظام الوحدات بالبرنامج، يمكننا الآن تعريف وحدة جديدة وتعيينها لأي منتج داخل البرنامج.

وللقيام بذلك، سنبدأ في إنشاء قالب الوحدة الجديدة من خلال الانتقال إلى “إعدادات المنتجات” في “المخزون“، ثم الضغط على بطاقة “قوالب الوحدات“.

وحدات-القياس

ومنها نقوم بالضغط على زر “أضف قالب وحدة“.

إضافة-قالب-وحدة

في شاشة “قوالب الوحدات” يتم تعريف وحدة التعامل الجديدة للمنتجات بالإضافة إلى إمكانية إنشاء سلسلة من الوحدات الأكبر في نفس القالب، وهذا ما سنوضحه تاليًا.

فيما توضح الصفحة مثالًا على إنشاء قالب وحدة خاص بالأوزان، فيتم أولًا تعريف الوحدة الأساسية للقالب، وهي تمثل أصغر وحدة قياس نرغب في استخدامها مع المنتج.

فمثلًا: لو أردنا تعريف قالب الوزن لمنتج ما، وكان أصغر وحدة تعامل للمنتج هي “الجرام”، ففي تلك الحالة يتم تعيين وحدة “الجرام” لتكون هي الوحدة الأساسية داخل القالب.

حقول-قالب-الوحدة

مثال أخر: لنفرض أننا نتعامل مع منتج ما بوحدات الأطوال، فإن الوحدة الأساسية هنا يمكن اعتبارها وحدة “السنتيمتر” أو ربما ترغب في تعريف وحدة أصغر من ذلك كوحدة “الميلليمتر”، حيث إن لديك كامل الحرية في ضبط القالب وتحديد أصغر وحدة به تحتاج إلى التعامل بها مع المنتج.

أما حقل “التمييز”، فهو حقل لتحديد الاسم أو الرمز المختصر للوحدة التي تم تعريفها، فالتمييز الخاص بالجرام على سبيل المثال هو “جم” والاختصار أو التمييز الخاص بالسنتيميتر هو “سم”.

لكن هذه ليست قاعدة، فأنت لك الحرية في اختيار شكل التمييز الذي تريد، فقط ننوه أن هذا التمييز هو ما سيظهر داخل الفواتير والتقارير عند عرض أي منتجات تستخدم نظام الوحدات.

عل كل حال وللتبسيط: سنستخدم في مثالنا الخاص قالب وحدة يعتمد على نظام العبوات، كأن يتم تعريف قالب جديد تكون وحدته الأساسية هي “الوحدة الواحدة” ثم نقوم بتعريف وحدات أخرى أكبر كالعبوات والكراتين والحاويات.

لنفرض أن المنتج الخاص بنا مكون من وحدات كما ذكرنا، وهذه الوحدات تتشكل لتكون العبوات، وكل عبوة تحتوي على 10 وحدات، ولدينا كذلك كراتين كبيرة الحجم، بحيث تتضمن كل كرتونة على 10 عبوات.

لنقم الآن بتعريف قالب الوحدة بما يتناسب مع هذه البيانات.

بيانات-قالب-الوحدة

بدايةً، لدينا الوحدة الأساسية، وهي في تلك الحالة قررنا استخدام اسم “وحدة” لأننا نتعامل مع نظام وحدات طبيعي وليس بوحدات قياس خاصة، وبالطبع لديك حرية إعطاء المسمى الذي تريد.

من ثم ننتقل إلى حقل “التمييز” والذي يوضح الاسم الذي سيظهر بالفواتير والتقارير كذلك، ومرة أخرى استخدمنا اسم “وحدة” ليعبر عن وحدة المنتج.

اختيار-الوحدة-في-ملف-المنتج

نلاحظ الآن ظهور الوحدات التي قمنا بتعريفها داخل هذا القالب مثل “وحدة” و“كرتونة” و“عبوة”، وتظهر بجانب كل من سعر البيع وسعر الشراء للمنتج، كما تظهر بجانب الكمية الخاصة بالمخزون.

إذ يتيح لك النظام لك تحديد الوحدة التي ترغب في ضبطها لخانات الأسعار وكمية المخزون،

على سبيل المثال: عند تحديد سعر البيع، ثم اختيار نوع الوحدة، فأنت بذلك تخبر النظام أن هذا السعر هو سعر الوحدة المختارة، فيمكن مثلًا اعتبار السعر هو قيمة سعر العبوة، أو يمكن اختيار نوع الوحدة “كرتونة” ليكون السعر هو سعر “الكرتونة” وهكذا.

ووفقًا لهذا الأمر، سيقوم النظام بحساب سعر الوحدة الواحدة تلقائيًا من خلال معرفته بمعامل التحويل.

على سبيل المثال: في حالة إدخال قيمة سعر البيع للمنتج 100 ريال، وقمنا بتحديد نوع الوحدة كرتونة، فالنظام سيقوم بشكل تلقائي بحساب سعر الوحدة الواحدة بـ 1 ريال، وسيقوم كذلك بتحديد سعر العبوة لتكون 10 ريال.

أما بالنسبة للمخزون، فعند تحديد نوع الوحدة فأنت أيضًا تحدد الكمية التي يتم إضافتها من الوحدة الأساسية للمنتج. فعند اختيار نوع الوحدة “عبوة” مثلًا، ثم إدخال قيمة كمية المخزون “1” فأنت بذلك تضيف إلى المخزون عدد 10 وحدات من المنتج، وذلك لأن العبوة الواحدة تمتلك 10 وحدات كما حددنا أثناء إنشاء القالب.

وإذا قمنا بتحديد نوع الوحدة “كرتونة” ثم أدخلنا كمية المخزون بقيمة 5، فسيقوم النظام بإضافة عدد 500 وحدة أساسية من المنتج، لأنه وببساطة تتضمن الكرتونة الواحدة 100 وحدة أساسية، وبالتالي فإن عدد 5 كرتونة يساوي 500 وحدة أساسية.

الوحدة-لسعر-الشراء-والبيع

في مثالنا، قمنا بتحديد سعر البيع 8 ريال ونوع الوحدة هو “وحدة” فقط، أي أن سعر البيع للوحدة الأساسية سيكون 8 ريال، أما بالنسبة لسعر الشراء فقمنا بتحديد نوع الوحدة كرتونة، وفرضنا أن سعر الكرتونة هو 500 ريال، وهذا يعني أن تكلفة شراء الوحدة الواحدة هي 5 ريال، ولكن سيقوم النظام بحساب هذا الأمر تلقائيًا كما سنرى بعد قليل.

وأخيرًا، فيما يتعلق بالمخزون، قمنا بإضافة عدد 10 وتحديد نوع الوحدة “كرتونة”، وهذا يعني أيضًا إضافة 1000 وحدة أساسية من المنتج وسنرى ذلك بعد حفظ ما قمنا به للتو.

كمية-المخزون

بعد حفظ المنتج، سنلاحظ أن سعر البيع للوحدة هي 8 ريال، أما سعر الشراء فهو 5 ريال، لأن النظام استخلص من البيانات المدخلة لسعر الكرتونة بان تكلفة الشراء لوحدة المنتج ستكون 5 ريال.

ملف-المنتج-بالوحدة

أما بالنسبة للكمية؛ فيمكن عرضها من داخل حركة المخزون، ونلاحظ أنه تم إضافة 1000 وحدة أساسية كما ذكرنا، وذلك ناتج عن إضافة 10 كراتين، وكل كرتونة بها 100 وحدة أساسية فيكون الإجمالي لدينا هو 1000 وحدة

لاحظ أنه يمكنك تغيير طريقة العرض داخل حركة المخزون، فيمكن عرض الوحدات حسب أنواع الوحدات المعرفة سواء “وحدة” أو “عبوة” أو “كرتونة“.

الوحدات-في-ملف-المنتج

وعند إنشاء فواتير البيع أو الشراء لهذا المنتج؛ ستظهر خيارات تغيير نوع الوحدة لكي تتمكن من تحديد السعر والكمية، فيمكن تحديد السعر والكمية لتكون بالعبوة أو الكرتونة كذلك.

الوحدة-في-الفاتورة

بالعودة إلى الملحوظة التي أجلنا الحديث عنها في السابق بشأن أهمية تحديد “الوحدة الافتراضية” في صفحة الإعدادات الخاصة بالوحدات.

ذكرنا أن هناك إمكانية للاختيار من بين ثلاث خيارات عند تحديد الوحدة الافتراضية وهي “الوحد ة الأساسية” و“وحدة البيع” و“وحدة الشراء”.

إن الفارق بين الخيارات الثلاثة ليس له علاقة بأي تأثيرات على العمليات أو حساب تكلفة وسعر البيع للمنتج، وإنما هي خيارات تخدم طريقة العرض للوحدة سواء في ملف المنتج نفسه أو في التقارير.

للتوضيح أكثر؛ دعونا نلقي نظرة ثانية على ملف المنتج بعد إضافته إلى الحساب، حيث سنلاحظ أن طريقة العرض الخاص بكمية المخزون والتكلفة وحتى في قائمة حركات المخزون يتم عرضها جميعًا باستخدام الوحدة الأساسية الخاصة بالمنتج، والتي قمنا بتسميتها أثناء إعداد القالب باسم “وحدة”، لذلك نجد أن كل تفاصيل المنتج داخل نافذة العرض الخاصة به تظهر بـ “الوحدة”.

تفاصيل-المنتج-بالوحدة

على سبيل المثال؛ لو كنا قد أطلقنا اسم آخر للوحدة الأساسية -وليكن “متر”– فإن المنتج سيعرض داخل النافذة الخاصة به وداخل التقارير ممثلًا بوحدة “المتر”، وهكذا.

وتتلخص الفكرة ذاتها عند اختيار أحد الطرق الأخرى لعرض وحدة المنتج. فعند تحديد “الوحدة الافتراضية” لتكون بنظام “البيع” فكل ما هنالك أن المنتج سيعرض ممثلًا في الوحدة التي تم اختيارها بجانب سعر البيع، وفي حال حددنا نظام “الشراء”، سيتم إظهار بيانات المنتج بالوحدة التي تم اختيارها بجانب سعر الشراء.

يتمثل الغرض من هذه الميزة في عرض الوحدة الافتراضية للمنتج بحسب تفضيل المستخدم، وذلك طبقًا لوحدة المعاملة.

على سبيل المثال: إذا فرضنا أن صاحب الحساب هو تاجر تجزئة، فسيكون الأفضل بالنسبة إليه هو عرض ملف المنتج والحركات الخاصة به في التقارير بوحدة البيع، أما إذا كان يتعامل في مؤسسة تجارية كبيرة؛ فربما يفضل عرض حركات المخزون طبقًا للوحدة الخاصة بالشراء.

برنامج كامل لإدارة الحسابات والمبيعات

سجل مجانًا الآن
ابدأ استخدام البرنامج


اترك تعليق