كيفية استيراد ملف المنتجات/الخدمات في برنامج دفترة

لتسهيل عملية إضافة المنتجات أو الخدمات إلى النظام لديك، يتيح لك دفترة إمكانية استيراد المنتجات أو الخدمات التي تقدمها إلى عمليك من خلال ملف بصيغة CSV تم إعداده مسبقًا من خلال إحدى برامج تحرير النصوص مثل Microsoft Excel أو Google sheet.

وسنتعرف معًا على طريقة استيراد مثل هذه الملفات إلى حسابك في دفترة من خلال مثال عملي، من أجل توفير الوقت والجهد المبذول في عملية إضافة المنتجات/الخدمات إلى حسابك في البرنامج.

1. إعداد ملف بالمنتجات/الخدمات التي سيتم استيرادها إلى دفترة

لاستيراد المنتجات إلى النظام، علينا أولًا إدخال بيانات المنتجات التي نقدمها إلى عملائنا في ملف Excel بصيغة معينة مدعومة من النظام بالقيم المطلوبة في أعمدة محددة حسب كل منتج، وستجد صورة توضيحية في آخر الفقرة للشكل الذي سيكون عليه الملف في النهاية بعد إدخال القيم المطلوبة.

سنقوم بتجربة هذه الخاصية بعدد قليل من المنتجات حتى نتمكن من إتقانها أولًا قبل تنفيذها على مجموعة كبيرة من المنتجات، وهذا ما يجب عليك فعله أنت أيضًا عند البدء في استيراد منتجاتك إلى النظام؛ ابدأ أولًا بعدد قليل من المنتجات في البداية حتى تمام إتقان عملية الاستيراد بأكملها.

سنفتح برنامج Microsoft Excel، وسنقوم بإعداد أعمدة بالأسماء التالية:

الاسم 

نكتب في هذا العمود اسم المنتج حسب طريقة ظهوره في البرنامج، في مثالنا سنقوم بإدخال أسماء المنتجات على النحو التالي:

  • هاتف سامسونج A72
  • هاتف سامسونج A52
  • هاتف سامسونج S21 

إلى جانب الخدمة: 

  • صيانة هواتف سامسونج

الوصف

نكتب في هذا العمود الوصف الخاص بكل منتج/خدمة ليظهر في ملف المنتج حسب الحاجة.

كود المنتج 

نحدد كود كل منتج/خدمة حسب الحاجة، وستكون الأكواد على النحو التالي:

  • 1234
  • 1235
  • 1236
  • 1111

باركود المنتج

نحدد في هذا العمود الباركود الخاص بالمنتج، وذلك على النحو التالي:

  • 3.31319E000012
  • 3.31316E000012
  • 3.31317E000012

النوع

نحدد في هذا العمود ما إذا كان منتجًا أو خدمة، وذلك من خلال كتابة الرقم التعريفي الخاص به في النظام، وهنا سنقوم بكتابة الرقم “1” من أجل تحديده كمنتج، والرقم “2” من أجل تحديده كخدمة، وذلك على النحو التالي:

  • 1
  • 1
  • 1
  • 2

سعر البيع

سنقوم في هذا العمود بتحديد سعر البيع الخاص بالمنتج حسب المطلوب، وذلك على النحو التالي:

  • 7000
  • 6000
  • 13000
  • 200

سعر الشراء

نحدد سعر شراء المنتج من المورد، وذلك على النحو التالي:

  • 6750
  • 5700
  • 12300

أقل سعر بيع

نحدد أقل سعر بيع للمنتج بحيث لا يتمكن مسؤولو المبيعات لديك من خفض السعر أكثر من المحدد، وإذا أردت معرفة مزيد من التفاصيل حول هذه الخاصية؛ يمكنك الرجوع إلى الشرح التفصيلي “كيفية تحديد أقل سعر في برنامج دفترة“.

 

وسيكون أقل سعر بيع لمنتجاتنا/خدمتنا هنا كتالي:

  • 6900
  • 5850
  • 12800
  • 180

الضريبة الأولى

نحدد في هذا العمود الضرائب المطبقة على كل منتج، ونستخدم هنا الرقم التعريفي لكل ضريبة في البرنامج، فإذا كانت ضريبة “القيمة المضافة هي الضريبة الأولى في النظام، فإننا نكتب رقم “1” في الحقل الخاص بكل منتج، وإذا كانت “الضريبة الصفرية” هي الثانية في النظام، فإننا نكتب رقم “2” في العمود الخاص بكل منتج، وهكذا حسب المطلوب.

 

وبما أننا نستخدم ضريبة القيمة المضافة في كل منتجاتنا، ستكون الأرقام جميعها “1” في حقول كل منتجاتنا وخدمتنا، وذلك على النحو التالي:

  • 1
  • 1
  • 1
  • 1

الضريبة الثانية

مثل عمود “الضريبة الأولى” سالف الذكر، إذا أردنا تطبيق ضريبة ثانية على المنتج لدينا؛ فسنقوم بإدخال الرقم التعريفي الخاص بكل ضريبة نريد تطبيقها على المنتج في هذا العمود. ولكننا على الأغلب نستخدم ضريبة واحدة فقط للمنتجات أو الخدمات لدينا، لذا سنترك هذا حقل الضريبة الثانية هذا فارغًا.

التصنيف

نكتب في هذا العمود تصنيف كل منتج لدينا، في مثالنا استخدمنا المنتجات في تصنيف “هواتف ذكية” لمنتجاتنا الثلاث و”صيانة” للخدمة:

  • هواتف ذكية
  • هواتف ذكية
  • هواتف ذكية
  • صيانة

الماركة

نحدد ماركة كل منتج لدينا لإظهارها في ملف المنتج داخل النظام، وكانت الماركة المستخدمة هنا هي “سامسونج“.

المستودع

كما هو الحال مع عمودي “النوع” و”الضريبة الأولى” و”الضريبة الثانية“، سنقوم بتحديد المستودع الذي سيتأثر بإضافة المنتج من خلال الرقم التعريفي الخاص بكل مستودع لدينا على النظام.

 

إذا أردنا إضافة المنتج إلى المستودع الأول لدينا، فسنقوم بإدخال الرقم “1” في العمود، وإذا أردنا إدخال المنتج إلى المستودع الثاني لدينا، فسنقوم بإدخال الرقم “2” وهكذا.

  • 1
  • 2
  • 1

تتبع المخزون

سنحدد في هذا العمود ما إذا كنا نرغب في تتبع المنتج أم لا، فإذا أردنا تفعيل خاصية التتبع للمنتج حسب الكمية، سنقوم بكتابة الرقم “1” في الحقل الخاص بالمنتج، مع التأكد من إدخال “كمية المخزون” في الحقل التالي. 

 

أما إذا أردنا عدم تفعيل خاصية التتبع لأحد المنتجات؛ فسنقوم بكتابة الرقم “0” في حقل العمود الخاص بالمنتج، مع التأكد من عدم إدخال أي كمية في عمود “كمية المخزون“.

  • 0
  • 1
  • 1

كمية المخزون

سنقوم في هذا العمود بكتابة كمية المنتج التي تمت إضافتها إلى المخزون لدينا، وذلك في حالة ما إذا أردنا تفعيل خاصية تتبع المخزون السالف ذكرها فقط، وذلك على النحو التالي:

  • 15
  • 10

ملف-استيراد-المنتجات-الخدمات

فيما يجب معرفة أن جميع الحقول سالفة الذكر ليست إلزامية لإدخالها فيما عدا حقل “الاسم” فقط، حيث يمكن إعداد ملف بأسماء المنتجات لدينا ورفعه إلى النظام، ثم إدخال البيانات المطلوبة على النظام فيما بعد.

2. حفظ ملف استيراد المنتجات/الخدمات بالصيغة المدعومة

من أجل نجاح عملية استيراد المنتجات أو الخدمات لدينا إلى النظام، يجب أن يكون الملف محفوظًا بصيغة CSV بنظام تكويد UTF-8.

بعد مراجعة بيانات كل منتج لدينا، سنقوم بالضغط على زر “حفظ” في برنامج تحرير النصوص المستخدم، وعند حفظه على الجهاز المستخدم، سنحدد من القائمة المنسدلة خيار “‎CSV UTF-8 (Comma delimited)“.

حفظ-ملف-المنتجات

في حال ما إذا كان خيار الحفظ هذا متوفر في نسخة برنامج Excel لديك أو كنت تعمل على نظام Google sheets فقط، فيمكنك إدخال البيانات على النحو سالف الذكر، ومن ثم ستقوم بتنزيل الملف بصيغة Comma-seperated values (.CSV current sheet) على النحو المبين بالصورة أدناه.

ملف-استيراد-المنتجات-جوجل-شييت

3. استيراد ملف المنتجات/الخدمات إلى النظام

بعد إتمام حفظ الملف بالصيغة المدعومة متضمنًا بيانات كل المنتجات والخدمات التي نقدمها لعملائنا، لا يتبقى لنا إلا أن نقوم باستيراد هذه البيانات إلى حسابنا في دفترة.

سنتوجه إلى تطبيق “المخزون” ثم نضغط على “المنتجات والخدمات” ومنها نضغط على زر “استيراد“.

استيراد-المنتجات

أ. الخطوة الأولى

في شاشة الاستيراد، يطلب منَّا النظام تحديد الملف الذي يحتوي على بيانات المنتجات لدينا بالصيغة المدعومة، فنقوم بالضغط على زر “Choose file” ومنه نحدد الملف الذي قمنا بإعداده أعلاه ونضغط على زر “Open” من نظام تشغيل الجهاز المستخدم لدينا.

تحديد-ملف-المنتجات

بعد ذلك علينا تعيين أحد المحددات من القائمة المنسدلة، وهنا قمنا بتحديد “(,) Comma Separated“، ثم نضغط على زر “الخطوة التالية“.

تعيين-المحددات

يجب عليك ملاحظة أن مربع الاختيار “قم باستيراد الصف الأول من الملف” يعني أنه سيقوم بإدخال البيانات الموجودة في الصف الأول من الملف الذي قمنا بإعداده، لكننا لن ننقر فوق مربع الاختيار هذا نظرًا لأن الصف الأول لدينا عبارة عن أسماء الأعمدة.

ب. الخطوة الثانية

بعد الانتقال إلى الخطوة التالية، يطلب منَّا النظام تعيين الأعمدة الموجودة في ملف المنتجات مقابل الحقول في النظام، لذا سنقوم بتحديد كل حقل مع ما يقابله في النظام، على سبيل المثال حقل “الاسم” في النظام، سنحدد العمود الذي قمنا بتمسيته “الاسم” في الملف الخاص بنا، وكذلك الوصف، وهكذا حتى انتهاء كافة الأعمدة التي قمنا بإعدادها.

وتذكر أنه يمكنك ترك الحقول التي لا تقابل أي من الأعمدة الموجودة في الملف الذي قمت بإعداده، حيث إنها غير إلزامية فيما عدا حقل “الاسم” فقط الذي يعد حقلًا إلزاميًا.

إقران-الحقول-بالأعمدة

ج. خطوة الاستيراد

وبعد الانتهاء من إقران كل حقل في النظام مع الأعمدة في الملف لدينا، سنقوم بالتمرير إلى أسفل حتى الوصول إلى مربع الاختيار “قم بتحديث بيانات المنتجات الموجودة بالفعل بالبيانات الجديدة“، يمكنك النقر عليه في حالة ما إذا كنت ترغب في تحديث بيانات منتج مسجَّل مسبقًا على النظام، لكن في مثالنا هنا لن ننقر فوق مربع الاختيار هذا لأننا نضيف منتجات جديدة بالفعل وليست مسجلة من قبل.

بعد ذلك سنقوم بالضغط على زر “استيراد“.

استيراد-الملف

سيقوم النظام بإصدار تقرير حول المنتجات التي تم استيرادها، وسيقوم بتحديد عدد المنتجات التي تم استيرادها أو تحديثها أو التي فشل في استيرادها، ثم بسردها أسفل رسالة نجاح العملية، مثل الصورة أدناه.

تقرير-الاستيراد

وفي حالة فشل النظام في استيراد منتج ما، سيقوم بإظهار سبب الفشل، مثل الصورة أدناه؛ حيث إن هناك منتج ما موجود بالفعل بالبيانات نفسها في سجل النظام، لذا أظهر النظام أنه مكرر ولم يقم باستيراده.

فشل-الاستيراد

ويمكننا رؤية منتجاتنا وخدمتنا التي قمنا باستيرادها بنجاح موجودة في الحساب إذا ما قمنا بالدخول إلى “المنتجات والخدمات” ضمن تطبيق “المخزون“.

المنتجات-بعد-الاستيراد

4. تحديث المنتجات/الخدمات الموجودة في الحساب بالفعل

يتيح لنا دفترة إمكانية تحديث المنتجات أو الخدمات الموجودة لدينا في الحساب، بما في ذلك السعر أو المستودع المحدد أو الاسم وغيرها من التحديثات؛ بخلاف كمية المخزون التي تم إدخالها مسبقًا أو خيار التتبع.

كل ما علينا فعله هو إعداد ملف بالصيغة المدعومة من النظام يتضمن بيانات المنتج المراد تحديثه مع التأكد من تضمين “الكود” نفسه للمنتج/الخدمة الموجود داخل النظام؛ حتى يتم التعرف عليه وتحديثه وتجنب إمكانية تكراره مرة أخرى، ثم اتباع الخطوات المذكورة أعلاه حتى إكمال التحديث بنجاح.

تحديث المستودع المحدد

عادةً ما نرغب في وضع منتج معين في مستودعين مختلفين بكمية مختلفة لكل مستودع، لتنفيذ هذه العملية؛ علينا استيراد المنتج المطلوب أول مرة على النحو سالف الذكر؛ ثم تكرار بيانات المنتج في ملف آخر واتباع الخطوات نفسها مع تغيير رقم المعرِّف الخاص بالمستودع المطلوب تضمين المنتج به بالكمية المطلوبة.

لمزيد من التوضيح، سنقوم بتحديث المنتج “هاتف سامسونج A52” لإضافته إلى مستودع آخر إلى جانب المستودع المحدد من قبل -الذي كان يحمل الرقم التعريفي “2“- وسيكون المستودع الجديد بالرقم التعريفي “1“.

وقد كانت الكمية التي تم تضمينها في المستودع المحدد عبارة عن “15“، فيما ستكون الكمية الموجودة في المستودع الإضافي الجديد “5“.

تحديث-المنتج

وبعدها سنقوم باتباع الخطوات الخاصة بالاستيراد التي قمنا بها من قبل، مع التأكد من النقر فوق مربع الاختيار “قم بتحديث بيانات المنتجات الموجودة بالفعل بالبيانات الجديدة” ويمكنك تحديد الحقول المطلوب تحديثها من القائمة المنسدلة أدناه، ثم الضغط فوق زر استيراد.

زر-التحديث

بعد إتمام العملية بنجاح، سيقوم النظام بإظهار رسالة التحديث بنجاح إلى جانب عدد المنتجات التي تم تحديثها وأسمائها.

استيراد-بنجاح

وعند فتح ملف المنتج داخل النظام، سنجد أن كمية المخزون قد تم تحديثها مع بيان العدد في كل مستودع على حدة.

كمية-المخزون

في حال ما إذا واجهتك أي مشكلة أثناء عملية الاستيراد أو التحديث أو كان لديك أي استفسار حول الطريقة التي تنفِّذ بها هذه العملية، يمكنك التواصل مع فريق الدعم لدينا من خلال صفحة “تواصل معنا“.