كيفية إدارة حجوزاتك مع برنامج دفترة

يوفر دفترة طريقة سهلة لإجراء عمليات الحجز على الخدمات التي توفرها في مؤسستك، بما في ذلك تعيين الموظف الذي يؤدي الخدمة المطلوبة مع إيضاح الوقت المستغرق في أدائها وسعر توفير الخدمة بالدقيقة، بالإضافة إلى إمكانية تحويل هذا الحجز إلى فاتورة وإرسالها إلى عميلك بعدة طرق، وغيرها من الخصائص التي سنتعرف عليها سويًا بالتفصيل فيما يلي.

في البداية، لإجراء عملية حجز، يجب وجود خدمة في حسابك حسب نوع عملك، فلنفترض أنك تقدم خدمات الكتابة والترجمة لعميل، عندها سيتوجب عليك إضافة هذه الخدمة إلى قائمة الخدمات بحسابك مع إيضاح الوقت المستغرق فيها والسعر مقابل كل دقيقة عمل عليها، بجانب الموظف الذي سيعمل على توفير هذه الخدمة، وأيضًا العميل الذي سيحصل عليها، لنبدأ معًا في إجراء هذه العملية من البداية.

1. تحديد الخدمة المطلوب حجزها

أولًا، إذا لم تكن الخدمة المقدمة مسجلة بالنظام، علينا إضافتها من البداية. لإضافة خدمة جديدة؛ سنتوجه إلى “المخزون” من القائمة الرئيسية ثم نضغط على “الخدمات والمنتجات“، ومنها نضغط على زر “إضافة” ونحدد “خدمة جديدة” من القائمة المنسدلة.

إنشاء-خدمة

وعندها نبدأ في إدخال بيانات الخدمة المقدمة للعميل، على افتراض أنها ستكون “كتابة مقال“.

وهنا علينا إدخال الوقت المستغرق في تأدية الخدمة للعميل في حقل “المدة بالدقائق“، وبالتالي إذا كانت خدمة كتابة المقال تستغرق مدة ساعة، فسنكتب في الحقل “60” دقيقة.

وبعدها نحدد السعر مقابل هذه الخدمة، وليكن “0.50” ريال/كلمة. وإذا أردت التعرف على طريقة إضافة وحدة لخدماتك على النظام؛ يمكنك مراجعة دليل “إضافة قالب وحدة قياس“.

ثم نقوم بإكمال باقي بيانات الخدمة المقدمة. وفي حال احتجت معرفة من التفاصيل حول طريقة إدخال بيانات الخدمة، يمكنك مراجعة دليل “إضافة خدمة جديدة“.

بيانات-الخدمة

2. تحديد الموظف المسؤول عن تقديم الخدمة

علينا تحديد موظف ليكون مسؤولًا عن تأدية الخدمة التي قمنا بإنشائها أعلاه، فيما يتم تسجيل الموظف القائم بالخدمة على أنه “مستخدم” داخل الحساب، إذا لم يكن لدينا واحد بالفعل، وذلك من برنامج “الموظفين“.

سنتوجه إلى “الموظفين” من القائمة الرئيسية، ثم “إدارة الموظفين“، ثم نضغط على زر “إضافة جديدة“، ونحدد “مستخدم” من القائمة المنسدلة.

إضافة-مستخدم

وعندها نبدأ في تعبئة بيانات المستخدم الذي سيؤدي الخدمة على النحو المطلوب. فيما يمكن معرفة مزيد من التفاصيل حول طريقة إدخال بيانات مستخدم في حسابك عند مراجعة دليل “إضافة مستخدم“.

3. إضافة وردية حجز

يتمثل الجزء الأهم في بيانات المستخدم التي يجب علينا التأكد من تضمينها في “وردية الحجز“، حيث يجب أن يكون توقيت الحجز في نفس التوقيت الذي يعمل به المستخدم، إذ لن يتيح لنا النظام إمكانية تحديد أي موعد سوى مواعيد الحجز الخاصة بهذا المستخدم. لذا علينا التأكد من تضمين وردية في حقل “وردية الحجز” داخل ملف المستخدم.

لإنشاء “وردية حجز“، ننتقل إلى “الموظفين” ومنها نضغط على “إدارة الورديات“، ونضغط على زر “أضف وردية“. 

ثم نبدأ في إدخال بيانات الوردية على النحو المطلوب. لمعرفة المزيد عن طريقة إدخال بيانات الوردية، يمكنك مراجعة دليل “إضافة وردية“.

إضافة-وردية

لتضمين الوردية في بيانات المستخدم، ننتقل إلى “إدارة الموظفين” ونعرض ملف المستخدم المسؤول عن الخدمة التي أضفناها.

نضغط على زر “تعديل” في ملف المستخدم، لتضمين الوردية التي قمنا بإضافتها للتو.

في ملف المستخدم، نمرر لأسفل حتى الوصول إلى قسم “معلومات الوظيفة“، وهنا سنتمكن من إضافة وردية في حقل “وردية الحجز“.

تعيين-وردية

4. إضافة عميل

فيما بعد، سنحتاج إلى العميل الذي سنقدم له الخدمة، ويجب أن يكون هذا العميل مسجلًا في النظام، أما في حال إذا لم يكن لدينا أي عملاء، سنقوم بإضافة عميل جديد من “العملاء” مع التأكد من تضمين كافة بيانات هذا العميل كاملة. إذا أردت معرفة المزيد من التفاصيل حول طريقة إدخال بيانات العميل، فيمكنك مراجعة دليل “إضافة عميل جديد“.

5. إنشاء عملية حجز

والآن نكون جاهزين للبدء في إضافة حجز جديد، وذلك من خلال التوجه إلى “الحجوزات” من القائمة الرئيسية والضغط على زر “أضف حجز“.

علينا أولًا تحديد الخدمة المطلوب حجزها، والتي قمنا بإنشائها مسبقًا باسم “كتابة مقال“، ثم نضغط على زر “التالي“.

إضافة-حجز

وبعدها سنقوم بتحديد الموظف المطلوب الذي سيؤدي هذه الخدمة، والذي قمنا بإضافته إلى النظام سابقًا باسم “أحمد“، ونضغط على زر “التالي“.

تحديد-الموظف

وعندها ستظهر أمامنا شاشة لتحديد تاريخ ووقت عملية الحجز، ولن يظهر لنا سوى الأيام التي يعمل بها الموظف حسب المحدد في وردية الحجز الخاصة به، وكما هو مبين أدناه، قمنا بتحديد يوم الحجز بما يوافق “30/6/2021“، ثم ظهرت أمامنا الأوقات المتاحة للحجز في هذا اليوم، فقمنا بتحديد التوقيت في تمام الساعة “09:00“، مع العلم أن النظام لا يعمل سوى بنظام 24 ساعة، وهنا سيكون الحجز في تمام الساعة التاسعة صباحًا، ونضغط على زر “التالي“.

تحديد-التاري-والوقت

أخيرًا، علينا تحديد العميل المطلوب تنفيذ الخدمة له، وهنا حددنا العميل المسجل في النظام باسم “النور لخدمات الطباعة“.

تحديد-العميل

بعد أن انتهينا من عملية التحديد وراجعنا بيانات الحجز للتأكد من صحة كل المدخلات، سنقوم بالضغط على زر “أنهِ الحجز” لحفظ العملية.

إنهاء-الحجز

6. الإجراءات على الحجز

من أجل متابعة أكثر دقة لسير العمل، يتيح لنا برنامج دفترة إمكانية إضافة حالة إلى كل حجز نقوم به، حيث يمكن يمكنك الاختيار من بين الحالات التالية: (مؤكد، تحت المراجعة، حولت لفاتورة، تم الإلغاء، تم)، وتتم هذه العملية من خلال الانتقال إلى الحجز المطلوب والضغط على زر “الحالة“.

حال-الحجز

بعد إتمام عملية الحجز بنجاح، سيكون بإمكاننا تحويل هذا الحجز إلى فاتورة، وذلك من خلال الانتقال إلى “إدارة الحجوزات” ضمن “الحجوزات” والضغط على الحجز المطلوب، ثم الضغط على زر “تحويل إلى فاتورة“.

تحويل-الحجز-لفاتورة